プレゼン（プレゼンテーション）は、ビジネスシーンで自分の考えを伝える重要な手段です。プレゼンを成功させるには、しっかりとした準備と心に響く話し方が求められます。この記事では、プレゼンの基本構成から資料作成のポイント、聴衆の心に届く話し方のコツまで、プレゼンの成功につながるポイントを詳しく解説します。プレゼンに自信がない方はもちろん、プレゼン技術をさらに上達させたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
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1 プレゼンとは？
プレゼン（プレゼンテーション）とは、情報やアイデアを相手に伝えるための手法を指します。口頭での説明に加えて、スライドや図表、映像などの視覚的なツールを使用するのが一般的です。
話し手は、聞き手の理解を深めたり関心を引いたりするために、構成や伝え方を工夫することが求められます。
1.1 プレゼンの目的
プレゼンテーションの目的は、相手に分かりやすく情報を伝えて、理解や賛同を促すことです。例えば、新しい企画を提案する際は、関係者にアイデアの中身を説明し、その企画を実行することでどのようなメリットがあるのかを詳細に伝えなければなりません。
そうすることで、企画に対しての理解が深まり、多くの人から賛同を得ることが可能になります。聞き手の心を動かすプレゼンを行えば、個人の評価だけでなく、会社の業績向上にもつながります。
1.2 スピーチ・発表・提案との違い
「プレゼン」と混同しやすい言葉に、「スピーチ」「発表」「提案」があります。それぞれ似た意味を持ちますが、内容や目的が異なるため正しく使い分けなければなりません。
まず、「プレゼン」は理解や賛同を促すのが目的で、視覚的な資料を活用することが多いのに対し、「スピーチ」は感情に訴えかけながら、資料はほぼ使わないで話すのが特徴です。
また、「発表」は一方的な情報共有や報告が主な趣旨であり、相手の賛同を得るためのプレゼンとは異なります。一方、「提案」は、「何をどうするか」を示し、相手の判断や決定を促すという点でプレゼンとよく似ていますが、1対1でも行われる点で複数人に対して行うプレゼンと異なります。
2 プレゼンの基本構成
一般的なプレゼンは、大きく分けて「導入」「本文」「まとめ」という3つの内容で構成されています。この基本構成を意識することで、相手に伝わりやすいプレゼンを行うことができます。具体的に、それぞれの内容を見ていきましょう。
2.1 導入（イントロ）
プレゼンの始まりでは、聞き手の関心を引きつけるために、簡単な挨拶と自己紹介を行います。その後、プレゼンのテーマを提示して、何について話すのかを明確にします。
聞き手の興味を引いて意識を集中させるには、まず導入で話の方向性を示し、なぜこの話が必要なのかを伝えることが重要です。
2.2 本文（ボディ）
プレゼンの中心となる部分で、具体的な情報やデータを使いながら論理的に説明します。さまざまな話の組み立て方がありますが、共通して意識すべきなのは、難しい言葉を避けて分かりやすく伝えることです。
また、聞き手の理解を得やすくするため、身近な例を使ったり、要点を協調して繰り返したりするのも効果的です。一方的な「発表」の場にならないよう、相手を意識した内容と話し方を心がけましょう。
2.3 まとめ（クロージング）
プレゼンの最後には、聞き手の印象に残るように話を締めくくります。本文で話した重要なポイントを振り返り、プレゼン全体のメッセージをあらためて明確にすると、聞き手の行動を促しやすくなります。
必要に応じて聞き手からの質問を募ったり、次の予定を伝えたりするのも良いでしょう。
3 プレゼンで使える構成フォーマット
プレゼンの本文を構成するにあたっては、さまざまなフォーマットが存在します。「どのように話を組み立てたらいいか分からない」「聞き手にインパクトを与えるプレゼンがしたい」という場合は、以下で紹介する構成例と例文を参考にするのがおすすめです。
3.1 SDS法
SDS法（エスディーエス法）は、要約 → 詳細 → まとめの順番で話を進めるシンプルなフォーマットです。最初と最後に要約を持ってくることで、重要な点が記憶に残りやすくなります。
①S：Summary（要約）
まず、話の要点や全体像を簡潔に伝えます。重要なポイントを簡単に述べることで、聞き手が全体の内容をつかみやすくします。
例：「本日は、◯◯の問題に対する解決策を提案します。」
②D：Detail（詳細）
次に、要約した内容を具体的に説明します。詳細な情報やデータ、事例などを使って、伝えたい内容を深掘りします。
例：「現在の状況では◯◯という課題があり、その解決には△△の方法が効果的です。」
③S：Summary（まとめ）
最後に、再度要点を簡潔にまとめて締めくくります。もう一度、話した内容の重要な点を強調し、聞き手に印象を残すことが目的です。
例：「この解決策を実行することで、◯◯の問題は解決され、△△の効果が期待できます。」
3.2 PREP法
PREP法（プレップ法）は、結論→理由→具体例→結論の流れで構成するフォーマットです。結論を先に述べてから理由や具体例を提示するので、聞き手はプレゼンの趣旨を理解しやすくなります。
①P：Point（結論）
まず、結論をシンプルに述べます。結論から始めることで、聞き手が話の方向性をすぐに理解できます。
例：「私は、この新しい戦略が効果的だと思います。」
②R：Reason（理由）
次に、その主張がなぜ正しいのか、理由や根拠を説明します。聞き手に納得してもらうために、なぜその結論に至ったのかを論理的に伝えます。
例：「この戦略は過去に同じような状況で成功した実績があるからです。」
③E：Example（具体例）
根拠となる具体的な事例やデータを紹介します。これにより、聞き手は実際にどう効果が現れるのかを理解しやすくなります。
例：「△△社はこの戦略を採用してから売上が20%増加しました。」
④R：Point（結論）
最後に、最初に述べた結論を再度強調します。これにより、最初のメッセージが聞き手の記憶に残りやすくなります。
例：「そのため、この戦略は私たちにも効果的だと確信しています。」
3.3 DESC法
DESC法（デスク法）は、描写→説明→提案→選択で構成するフォーマットです。客観的な描写から入り、その後に説明や提案を行うことで、冷静かつ建設的に自分の意見を伝えられます。
①D：Describe（描写）
現在の状況を客観的に描写します。まず、相手に事実を理解してもらうため、具体的で明確な説明を心がけます。
例：「現在のシステムではデータの管理に時間がかかり、作業がスムーズに進んでいない状況です」
②E：Explain（説明）
次に、その問題がどのような影響を与えているのか、またその問題が放置されるとどうなるかを説明します。
例：「このままでは、業務の遅延や生産性の低下が深刻化し、業務運営に大きな影響を与える可能性があります。」
③Specify：（提案）
ここでは、具体的な解決策を示し、どのように問題を解決すべきかを明確に伝えます。
例：「新しい業務管理システムを導入することで、データ管理を自動化し、作業時間を大幅に短縮できます。」
④C：Choose（選択）
最後に、行動の選択肢を提示します。次に進むためのステップを示すことで、相手は自分で決定できるという感覚を持ち、より納得感を得てもらえます。
例: 「こちらのシステムは、デモンストレーションを行って実際の操作感を体験することができます。さらに、他業種での導入事例を紹介することも可能です。」
4 わかりやすいプレゼン資料の作成方法
プレゼンを成功させるには、わかりやすい資料の作成が必要不可欠です。そこで、ここではわかりやすいプレゼン資料を作成するコツをいくつか紹介します。
4.1 目的や趣旨を明確にする
プレゼン資料を作成する際は、最初のスライドやイントロダクションで、プレゼンの目的や趣旨を明確に記載することが大切です。
そうすることで、聞き手はプレゼンの意図や目指しているゴールを把握できるため、情報を追いやすくなります。もし、目的や趣旨があいまいなまま進めると、聞き手は話の方向性を見失い、内容にも集中できなくなる恐れがあります。
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4.2 グラフや画像で視覚的に訴える
複雑な情報を簡潔に伝えるには、視覚的な要素が必要不可欠です。特に、数字によるデータを示す際は、グラフやチャートを使用することで情報が整理され、一目で変化や傾向を捉えることが可能になります。
文字だけの資料では見落とされがちな重要なポイントも、インパクトのある画像を使って訴えれば、聞き手の記憶に残りやすく、より効果的にメッセージを伝えられます。
4.3 適切なフォントと色使いを意識する
インパクトを与える資料を作ろうとして、文字を大きくし過ぎたり派手な色使いをしたりすると、視覚的な負担が増えてしまい、需要な情報がぼやけてしまう恐れがあります。
プレゼン資料のフォントは読みやすくシンプルなものを選び、本当に重要な場所にだけ太字やアクセントカラーを使うのがおすすめです。また、文字の大きさや色は全体的に統一感を持たせるようにしましょう。
4.4 スライド数を抑え簡潔にまとめる
「PowerPoint（通称：パワポ）」でスライドを作る場合は、できるだけ内容を絞り込み、1スライドに伝えたいメッセージを集約することが大切です。
1回のプレゼンであまり多くのスライドを使うと、聞き手が重要なポイントを見逃したり、注意が散漫になったりする可能性があります。
スライドはあくまでも口頭説明の補助と考え、必要以上に細かい情報を記載せず、重要な箇所に焦点を当ててまとめることを意識しましょう。
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5 心に響くプレゼンのコツ10選
ここからは、聞き手の心に響くプレゼンを行うコツを10個紹介します。話し方のコツを身につければ、より自信を持ってプレゼンに臨めるでしょう。
5.1 出だしで結論を伝える
「プレゼンで使える構成フォーマット」の項目で説明した「PREP法」のように、結論を先に伝える構成は、聞き手の関心を引きやすく大きなインパクトを与えられます。
特に、短時間で重要なポイントを理解してもらいたい場合や、聞き手を説得して承認を得たい場合は、出だしで結論を伝える方法が適しています。社外プレゼン、社内プレゼンのどちらでも使える手法なので、説得力を求められるプレゼンで活用してみましょう。
5.2 部屋全体を見渡しながら話す
プレゼン中に下を向いたり、資料やスライドを見続けたりするのはNGです。このような状態で話をしていると、聞き手に緊張感や自信のなさが伝わり、プレゼンの説得力が低下してしまいます。
もしも、「どこを見て話したらいいのか分からない」「聞き手の顔を見ると緊張してしまう」という場合は、顔を上げて部屋全体を見渡すようにすると良いでしょう。視線を広く配ることで、特定の人に意識が集中しすぎるのを防ぎ、落ち着いて話せるようになります。
5.3 内容に合わせて声のトーンや速度を調整する
本を朗読するような単調な話し方では、聞き手の集中力が続かず、重要なポイントが伝わりにくくなります。そのため、プレゼンでは内容に合わせて、声のトーンや速度を意識的に変えることが重要です。
例えば、強調したい部分はゆっくり・力強い声で伝えると印象に残りやすくなります。また、事例紹介では自然な抑揚を意識し、感情を込めて話すのが効果的です。
5.4 ジェスチャーを取り入れる
プレゼンでは、自然なジェスチャーを取り入れるのもおすすめです。例えば、「重要なポイントを説明する際に手のひらを広げる」「比較を示す際に両手を使って違いを表現する」「数字を伝える際に指を使って1つずつ見せる」などが挙げられます。
このようなジェスチャーを取り入れることで、話の内容が伝わりやすくなり、聞き手の関心を引くことができます。
5.5 ドッグワードを多用しない
ドッグワードとは、「えー」「あの」「その」「まあ」「とりあえず」など、話の間を埋めるため無意識に使われる言葉を指します。
何となく使ってしまうという方も少なくありませんが、聞き手にとってはわずらわしく、一度気になるとそこばかりに意識が向いてしまうことがあります。
また、ドッグワードを多用すると、「プレゼンの内容に自信がないのでは？」という不信感を与えてしまう恐れもあるため注意が必要です。
5.6 専門用語の使用方法に注意する
専門用語を使用することで、聞き手に自信と専門性をアピールできます。しかし、一方で聞き手がその分野に詳しくない場合、専門用語は逆効果となり、かえって不信感を持たれてしまう可能性もあります。
そのため、聞き手がどのような知識を持っているかを考慮し、専門用語が理解されるかどうかを判断することが重要です。また、専門用語を使う前に簡単な説明を加えたり、実際の例を挙げたりするのも良いでしょう。
5.7 大事なメッセージは繰り返す
たくさんの情報を伝える長いプレゼンでは、大事なメッセージがぼやけてしまう恐れがあります。そのため、適切なタイミングで伝えたいことを繰り返し、聞き手の記憶に残りやすくする工夫が大切です。
例えば、プレゼンの導入部分で概要を伝え、途中で重要ポイントを繰り返し、最後に再度強調するといった方法が効果的です。
5.8 体験談を盛り込む
実際に起こった事例や、自分の経験を通じて得た感想などを盛り込むと、話に感情的な深みを加えることができます。特に、成功や失敗のストーリーは、聞き手に強い印象を与えられるでしょう。
聞き手に自分の人間的な側面への共感を得たい場合は有効な方法です。ただし、体験談はあくまでもプレゼンのテーマに沿ったものとし、長々と話し過ぎず要点を絞って簡潔に伝えなければなりません。
5.9 聞き手の反応を見て柔軟に対応する
プレゼンでは、聞き手の表情を注意深く観察し、反応に応じて柔軟に対応することが大切です。例えば、聞き手があまり興味を示していない場合、要点を協調したり話のペースを変えたりすることで、関心を引き戻せる可能性が高まります。
また、聞き手が疑問を抱いている場合は、その場で質問に答えるのも良いでしょう。ただし、あまりにも聞き手の反応に左右されすぎると、プレゼン全体が不安定になることがあるため、バランスを取ることも重要です。
5.10 時間を厳守する
いくら伝えたいことが多かったとしても、決められた時間をオーバーすることは絶対に避けなければなりません。参加者には次の予定があることを考慮し、常に時間を確認しながら進める必要があります。
また、予めリハーサルを行い、本番を意識した時間配分を設定しておくことも大切です。その時点で時間がオーバーしているようであれば、無駄な部分を省いたり説明のペースを早めたりするなど、しっかり調整したうえで本番に臨みましょう。
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6 プレゼンでありがちな失敗例
ここでは、プレゼンでありがちな失敗例をいくつか紹介します。事前の準備や練習で防げることも多いので、本番で困らないよう確認しておきましょう。
6.1 スライドやマイクのトラブルで進行が遅れる
「スライドがうまく表示されない・説明と違うスライドが表示される」「マイクの音量が小さい・音が途切れる」といった事象は、プレゼンで起こりがちなトラブルです。
これらのトラブルが発生すると、プレゼン自体がスムーズに進まないうえに、聞き手の注意力も散漫になりプレゼンの効果が大きく損なわれてしまいます。
そのため、リハーサルの段階で確認を徹底的に行い、万が一トラブルが発生した場合に備えて予備の機器を準備するなど、対応策を考えておく必要があります。
6.2 資料を読むことだけに集中してしまう
一見すると、プレゼンは話し手が一方的に情報を伝える場に見えますが、実は聞き手との対話が非常に重要です。話をしながらも、反応を伺ったり質問を投げかけたりすることで、聞き手を巻き込んだ印象深いプレゼンを実行できます。
もしも、資料を読むだけのプレゼンなら、聞き手は「後で見返せば十分」と感じ、話に集中しなくなってしまうでしょう。
そのため、資料やスライドはあくまでも説明の補助的な役割であると認識し、話すときはできるだけ前を向いて、聞き手と対話しながら進めなければなりません。
6.3 重要なポイントが伝わらない
せっかく念入りに準備しても、聞き手に重要なポイントが伝わらなければ期待した成果を得ることができません。単調な話し方をしてしまったり、注目させたいパートとは別のパートの説明に時間を使ってしまったりすることは避けましょう。
プレゼンで重要なポイントを確実に伝えるには、プレゼンのコツで紹介したように、結論を先に述べたり大事なメッセージを繰り返したりして強調することが大切です。
6.4 緊張で話すことを忘れる
緊張で頭が真っ白になり、準備した内容が飛んでしまったというのはよくある失敗です。また、文章を丸暗記した結果、一つのフレーズを忘れたことで、その後の内容も全て思い出せなくなったケースもあります。
こういった失敗を防ぐには、スライドや手元のメモに話すポイントを書いておくことが有効です。また、文章を丸暗記するのではなくストーリーで覚えると、内容を少し忘れたとしても流れを止めることなく話し続けられるでしょう。
7 プレゼンの緊張を和らげる練習方法
プレゼンで緊張しやすい人は、「間違えたらどうしよう」「上手く話せないかもしれない」という不安を抱えていることが少なくありません。
そのため、緊張を和らげるには、練習によってこれらの不安をできるだけ取り除く必要があります。そこで、ここでは本番までに実践できるプレゼンの練習方法を3つ紹介します。
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7.1 鏡の前で話してみる
いくら流暢に説明ができても、表情やジェスチャーが乏しいと聞き手の関心を引くことはできません。自分が話している様子を客観視するには、鏡の前で練習するのが効果的です。
「表情は暗くないか」「自然なジェスチャーができているか」「姿勢は悪くないか」など、聞き手の目線で自分をチェックしながら練習を繰り返してみましょう。
7.2 録音や録画を活用する
自分を客観視するには、録音や録画を活用するのも良い方法です。これらのツールを使えば、声の大きさやトーン、話すスピードや目線なども細かくチェックできます。
また、録音や録画を通すことで、何気なく使っていたドッグワードや話し方の癖にも気付ける可能性が高まります。「聞き取りにくい言葉はないか」「目線を上げて話せているか」という点を確認し、修正しながら練習を進めることが大切です。
7.3 第三者に聞いてもらう
第三者に聞いてもらうことで、自分では気づかなかった点を指摘してもらえる可能性があります。例えば、「この部分が分かりにくい」「この説明が長すぎる」など、聞き手の視点で意見をもらえるため、本番に向けてより質の高い内容に仕上げることができます。
また、事前に質問をもらい回答を準備しておけば、本番のQ&A対策も可能です。さらに、聞き手がどういった反応を示すのかをあらかじめ確認できるので、より自信を持って本番に臨めるでしょう。
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8 まとめ
プレゼンとは、聞き手に自分の考えを伝え、理解や共感を得るための手段です。 口頭での説明に加えて、スライドや資料などの視覚的なツールを使用するのが一般的です。
基本構成は「導入・本文・まとめ」の3つですが、具体的なフォーマットには結論から先に述べるPREP法や、相手に選択肢を提示するDESC法などがあります。声のトーンや速度の調整、ジェスチャーなどを取り入れ、聞き手の心に響くプレゼンを行いましょう。
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