「仕事をルーティン化させると効率がよくなる？」「日々の業務をルーティン化させるコツが知りたい」と考えていませんか？
本記事では、仕事のルーティン化について詳しく解説します。「ルーティンの定義」や「仕事をルーティン化するメリット」「導入する際のコツ」をまとめました。
併せてルーティンワークが取り入れられている職種も紹介します。日々の業務をルーティン化させて、業務を効率的にこなしたい方はぜひ参考にしてみてください。
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1.ルーティンとは？
そもそもルーティンとは、どのような意味を持つのでしょうか。
ここでは、ルーティンの基本について解説します。
ルーティンの本来の意味を理解することで、正しく取り入れられるでしょう。
1.1.ルーティンという英語のもともとの意味
ルーティン（routine）とは、「お決まりの手順」や「日課」のことを意味します。
決まった所作・動作を繰り返すことを表す際に用いられる言葉ですが、具体例として、以下が挙げられます。
●朝起きたらコップ一杯の水を飲む
●仕事前にストレッチを5分行う
●寝る前にリラックスできる音楽を聴く
ルーティン化することで、努力を習慣化できたり、気分を切り替えられたりするメリットがあります。
1.2.ルーティンワークの意味
ルーティンワークとは、日常的に同じ作業を繰り返す定型業務のことです。
作業の手順やルールがマニュアル化されているため、担当者が変わっても成果物の品質を担保できるメリットがあります。
「毎日コツコツと仕事をするのが好き」「環境や業務内容の変化が苦手」という方に向いています。
1.3.ルーチンワークとの違い
ルーティンワークとルーチンワークはどちらも「routine work」と英語表記します。
両者の違いはほとんどなく、「決まった仕事」や「日課」「いつもの手順」のことを指し、ビジネスシーンでは、定型業務を意味します。
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2.仕事をルーティン化するメリット
仕事をルーティン化することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
業務の効率化が図れたり、仕事に対するモチベーションアップにつながることもあるので、メリットを確認した上で導入を検討してみてください。
2.1.気持ちの切り替えがしやすくなる
ルーティン化すると、気持ちの切り替えがスムーズになることが多いのがメリットです。
例えば、仕事前に「コーヒーを一杯飲む」「集中力が高まるBGMを流す」などのルーティンがあれば、気持ちのオン・オフがスムーズに切り替わります。
パジャマからスーツに着替えてヘアセットをすると、気分が変わる人も多いのではないでしょうか。
毎日、同じことを繰り返すと自然に身体が覚えて、気持ちの切り替えが上手になるでしょう。
2.2.仕事に集中できるようになる
日々の業務をルーティン化することで、迷いがなくなるため業務の効率が図れることがあります。
仕事がはじまってからどうすべきかを考えるのではなく、ルーティン化しておくことで、目の前のやるべきことをこなしていくだけという状態にできますので、効率的です。
さらに、同じ作業を繰り返していくうちに、不要な工程が明確になります。
「この作業は必要ないのでは？」と感じたら、その都度見直して改善することで更に業務の効率化が図れるでしょう。
2.3.持続性が身につく
日々の業務をルーティン化すると、特に意識することなく自然とこなせるようになるので持続性が身につくことがあります。
「この時間は○○のタスクを進める」など、時間が決められているのでほかの業務が気になり手が止まることを避けられるでしょう。
つい後回しにしてしまう苦手な業務がある方も、ルーティン化しておけば抜け漏れなく業務を遂行できるかもしれません。
2.4.仕事を極めやすい
日々の業務をルーティン化することで、仕事を極めやすくなることがあります。
いつも同じ時間に同じ業務をこなすため、効率的な進め方を見出すことができるでしょう。
また、マニュアル化されていることが多いため、業務手順やタスクを把握しやすくなります。ミスや抜け漏れがあった場合、すぐに気づくことができ、原因究明ができるので、再発防止につながります。
仕事をルーティン化して計画的に進めることで、業務の効率化が図れたり、ミスを防げたりするので導入してみてはいかがでしょうか。
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3.ルーティンのデメリット
ルーティンワークは、すべての人に適しているわけではありません。
同じことの繰り返しで変化がないため、以下の状態に陥る可能性があります。
●新しいことへのチャレンジがしにくくなる
●やりがいを感じなくなってしまう場合がある
●仕事に飽きてしまうこともある
●誰でもできるから自分は必要ないと思い込んでしまう可能性がある
ルーティン化すると毎日同じことを繰り返すため、飽きが生じたり、やりがいが薄れたりするケースもあるでしょう。
この場合、ルーティンワークに多少の変化を加えることで、解決できるかもしれません。
具体的には、「資料のフォーマットやフォントを変えてみる」「仕事に取り掛かる順番を変えてみる」などがおすすめです。
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4.ルーティンワークが含まれる仕事の例
ここからは、ルーティンワークが含まれた仕事をピックアップしてご紹介します。
「自分にはルーティンワークが向いている」「ルーティンワークなら安心して仕事ができそう」と感じている方は、ぜひ以下の職種をチェックしてみてください。
4.1.事務
事務職は、ルーティン化を導入しやすい職種です。
主に書類の作成やデータ入力、電話対応などの業務をこなします。
なかでも、以下の業務はルーティン化することで効率よく進められるでしょう。
●書類作成
●ファイリング
●データ入力
●伝票処理・整理
●郵便物の発送・仕分け
●備品管理・発注
●電話・メール応対
4.2.ルート営業
既存の顧客に対し、定期的に営業活動を行う「ルート営業」は、ルーティンワークにあたります。
具体的には、既存顧客に新商品の提案や現在使用している商品・サービスのアフターフォローなどを行う仕事です。
ただ、ルート営業といってもさまざまな形態があるため、全てのルート営業が定型化されているわけではないことを理解しておきましょう。
4.3.受付
受付は、業務をルーティン化させやすい職種です。
具体的には、来訪者の対応や事務作業、会議室の予約などが主な業務内容になります。
同じ業務を繰り返し行うことも多いため、ルーティンワークが向いている人におすすめです。
受付では、アポイントのない来訪者やクレームなどのイレギュラーな対応もあります。
ただし、このようなケースでもマニュアル化されていることもあるため、安心して業務を遂行できることも多いでしょう。
4.4.工場での作業
工場での作業は、工場の生産ラインを安定稼働させることが目的です。
主な仕事としてライン作業があげられ、ベルトコンベアで運ばれてくるものを加工したり、包装したりと決められた作業を行います。
工場では同じ製品を一定の品質に保ち、大量生産することが求められるため、ルーティン化されていることも多いです。
4.5.運転手
タクシードライバーは、ルーティンワークが取り入れられる職種に該当します。
特に、同じエリアを担当しているタクシードライバーはルーティンワークが中心です。
また、タクシードライバーに限らず、バスやトラックの運転手もルーティンワークが多い職種だといえます。
4.6.コールセンター
コールセンターのスタッフは、電話やメール、チャットシステムなどを用いて顧客の対応を受け付けます。
顧客によって対応が異なりますが、対応方法がマニュアル化されていることが多いので安心して働くことができるでしょう。
成果に応じて報酬がもらえるケースもあり、ルーティンワークで高収入を目指したい方にもおすすめです。
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5.業務をルーティン化するためのコツ
仕事をルーティン化するために、2つのコツを意識してみてください。
計画的にルーティン化することで、より効率的に業務を遂行できるようになるでしょう。
5.1.目的を明確化しておく
仕事をルーティン化する前に、目的を明確にしておきましょう。
なぜルーティン化するのかわからなくなると、モチベーションが下がり、継続できなくなるかもしれません。
曖昧な理由ではなく、達成可能な目的を定めておくことが大切です。
例えば、「残業時間を〇時間減らすため」「無駄な時間を排除して、1件多く受注する」など数字を含めるとより具体的になります。
5.2.やりたい事とやりたくない事を書き出す
ルーティン化する場合、「やりたいこと」に着目して計画を立てる人が多いかと思います。
しかし、同時に「やりたくないこと（やらないこと）」も決めておきましょう。
業務を遂行していくなかで不要な行動を除けば、効率がよくなる可能性があります。
「限りのある時間を有意義なものにしていく」ことを意識して計画を立ててみましょう。
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6.まとめ
仕事のルーティン化は、業務の効率がよくなったり、モチベーションアップにつながったりとさまざまなメリットが期待できます。
その一方で、チャレンジ精神が低下したり、やりがいを感じにくくなったりといった可能性もありますので業務に応じた対応が大切です。
「イレギュラーな事態を避けたい」「同じ業務のなかでも改善点を発見し、見直すことができる」という方は、仕事をルーティン化して安定感のある業務遂行を実現させましょう。
