新入社員の教育はどう行う？大切なこと・やってはいけないことを解説

多くの企業が「労働力不足」や「若手社員の離職問題」に悩まされており、その解決が重要視されています。新入社員が受ける新人教育も、入社後の働き方や会社への定着率を考えると企業が行うべき対策の一つと言えます。

本記事では、新入社員の教育で大切なことや意識すべき点、新入社員教育のマニュアルを作成する際のポイントなどを紹介します。

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1.新入社員の教育はなぜ大切なのか

新入社員を教育し企業や社会に貢献する人材へと成長させることで、企業は優秀な人材を確保できるだけでなく、利益を増やすことができます。まずは、新人教育の大切さについて理解していきましょう。

1.1.社会人としての自覚を持ってもらう

新卒の教育では、ビジネスシーンにおける立ち居振る舞いや社会人としての自覚を持たせることが重要となります。
学生インターンやアルバイトのように、学生時代でも社会経験をすることはできますが、やはり学生と社会人では立場や責任が異なるためです。
まずは具体的な実務を教えるよりも先に、社会人にとって必要最低限の基礎能力や、考え方・マナーを教えることから始めます。そうすることで社会人と学生の違いを理解し、社会人としての自覚を持ってもらいます。

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1.2.社会人のルールやマナーを覚えてもらう

社会人としてのルールやマナーなどを覚えてもらうことも新人教育には必要です。名刺交換の仕方や電話・メール対応、言葉の使い方から振る舞い方など、最初のうちから一般的なルールやマナーを学んでおくことは重要です。

第二新卒以上の場合は、基本的なマナーは身についている方が多いと思いますが、あらためて問題はないか確認をするようにしましょう。
また、職場での振る舞いにも会社ごとにルールやマナーがあり、出勤時間から身の回りの整理整頓や離席時の配慮、退勤のタイミングまで気をつけるポイントは複数あります。
ルールは就業規則に記載されていることもあれば、記載されていない内容もあります。社会人は自ら気づき行動を起こすことが求められるので、新入社員教育の中で身に着けてもらいましょう。

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1.3.自社に対する理解を深めてもらう

新入社員への教育では、自社に対する理解を深め会社の方向性などを把握してもらうことも重要です。会社が目指しているビジョンや方向性を理解してもらえれば、同じ目的に向かって会社とともに成長することができます。

また、自社が目指しているものが見えていないと、今自分がやっていることにどういった意味があるのか、最終的な目標が分からなくなってしまいます。そのため、会社が目指しているものをしっかりと伝え、そのためにどういった取り組みをしているのか具体的に伝えることが必要です。

1.4.業務に必要な知識やスキルを身に付けてもらう

新入社員教育で必ず実施すべきことの一つとして、業務に関する知識や技術の習得が挙げられます。実務を経験しながら仕事の進め方や目的を理解し、自分自身で業務を遂行できるまでに成長してもらうことが目的です。

現場で業務をしながら学ぶOJT（On-the-Job Training）という方法が一般的で、現場で実務を経験することで、即戦力となる知識と技術を習得してもらいます。

【出典】「厚生労働省｜OJTがうまくいっており、職場の生産性が向上している企業の取組」

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2.新入社員を教育するために必要な準備

先述した通り新入社員は、社会人としての教育が必要です。また、第二新卒や中途社員であっても会社独自のルールや業務内容を一から覚えてもらうことは大変です。
教育できる環境が整っていなければ教えたいことも上手く教えることができないため、社員教育をスムーズに始められるように準備をしておく必要があります。

ここでは、新入社員の教育を始める前に必要なことを紹介します。

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2.1.会社全体で新入社員の教育体制を整える

新入社員が入社するまでに教育体制を整えておくことで、スムーズに教育でき、そのぶん早く成長ができます。

教育体制は、社内で行う研修と研修を専門とする事業者に依頼する研修の2つがあります。社内で行うと時間や手間が掛かりますが、質問やFBなどが素早く行えますし、新入社員との距離を縮めることもできます。

専門の事業者に依頼する場合は、コストは掛かりますが教育プログラムを設計・実施する時間と手間を抑えることが可能です。

2.2.カリキュラムを設計する

教育方法を選定して、新入社員の研修カリキュラムを設計しておきましょう。主な教育方法を下記にまとめました。

目標や目的を明確にし、無理のない、かつ効率的なカリキュラムを組むことが大切です。教えることを大まかなリストにして、カリキュラムの骨格を作るところから始めましょう。

3.新入社員の教育担当者が意識するべき2つの側面

新入社員の教育担当者が意識すべき点は、主に精神面とスキル面の2つがあります。どちらか一方がおろそかになると教育も上手くいきませんので、この2つを常に意識し、教育する際の判断基準や新入社員を理解する糧としましょう。

3.1.精神面

新入社員教育は技術も必要ですが、土台となるのは精神面です。精神が不安定だと仕事のモチベーションも下がってしまいますし、最悪の場合、退職してしまう可能性もあります。
そうした事態にならないよう教育担当者は新入社員の精神状態にも気を配りましょう。社員の個性を理解し積極的に交流することで理解し合い、信頼関係を構築することが大事です。

3.2.スキル面

精神面のみ安定していてもスキルが伴っていなければ、新人教育をスムーズに進めることは難しいです。ここでは、スキル面について詳しく紹介します。
スキルと言っても業務に必要な技術だけでなく、仕事の内容をしっかり理解し自分の頭で考えてもらうことが必要です。
日々の業務の中で質問と回答を繰り返し業務に対する理解を深めてもらい、自発的な行動や発想が生まれるように導く必要があります。

4.新入社員の教育担当者が身に着けておくべき技術

新入社員を教育するにあたり、教育担当者が事前に身に着けておきたい技術を紹介します。以下の方法を学んでおくと、新人育成の場面だけではなく、仕事を円滑に進める上でも役立ちます。

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5.新入社員の教育担当者が気をつけるべきNG行動

教育担当者が新入社員を教えるにあたって気をつけておきたいことがあります。教育担当者は、ただ仕事を教えるだけではなく、新入社員の今後のことも考慮した教育をしなければなりません。
そこで、新入社員の教育担当者が気をつけるべきことについて詳しく紹介していきます。

5.1.作業内容だけを教える

忙しい場合に多いですが、仕事の目的や意図を説明せず、業務の手順のみを教えてしまうことがあります。新入社員は、これを繰り返されてしまうと言われた事だけをこなし自発的な行動をしなくなってしまいます。
新入社員が自分の力で仕事の目的や意図に気づくまでには、時間がかかります。最初だからこそ丁寧に、なぜこの作業を行うのか、何に必要なのかなど、作業の目的や意図を細かく説明しましょう。

5.2.「とにかくまずはやってみろ」と高圧的に行動を促す

職人の世界では、よく「習うより慣れろ」という言葉が使われます。言葉で教わるよりも、先輩の仕事を見て覚える方がいいという意味です。
しかし、一般企業でこの教えを実行させるのは無理があります。右も左もわからない状態で、「とりあえずやってみろ」と言われても、何から行動していいのか判断がつきません。
また、こういった高圧的な言動は新入社員のメンタルを壊したり、仕事への意欲をなくしたりするため注意が必要です。
丁寧に教えた上で行動を促し、失敗したときは素早くフォローするのが正しい指導者の姿と言えます。

5.3.「叱る」だけで「褒め」ない

新入社員の間違いに対して叱るのは必要なことですが、その後のフォローが重要です。叱られてばかりだと新入社員もモチベーションが下がってしまい、仕事の効率が悪くなります。

間違えがあった場合も、叱るだけでなく挑戦したことや成長した部分があれば褒めましょう。また、なぜ間違えたか、今後間違えないようにするにはどうすればよいかなどを本人にフィードバックすれば、より成長につながります。

5.4.他人や自分と比較して指導する

新入社員の理解度はそれぞれ異なります。1回で理解できる人もいれば、回数を重ねないと理解できない人もいます。

そんなとき、「〇〇さんはもう理解できているよ」、「私が新人の頃はすぐにできたよ」など、他人や自分と比較して指導するのは絶対にNGです。他者と比べられることで、モチベーションが下がるだけでなく、その後の自信も失ってしまいます。

「新人はできなくて当たり前」「わからないことが普通」という気持ちで、心のこもった指導をしましょう。

5.5.すべてを任せきりでフォローをしない

新人教育は教育担当者にとって疲れるものですが、業務のミスなどについて指摘はするものの、その後は新入社員に任せてフォローができていないような状況は避けなければいけません。
先述の通り、新入社員がミスをした時には、改善点などについてのフィードバックをすることが大切です。フィードバックを繰り返すうちに、新入社員も自分で考え改善点を見出す習慣が身に付いていきます。

5.6.新入社員の意見を聞かずに自分の経験を一方的に押し付ける

教育担当者はいままでの経験があるので、どうしても自分の経験を中心に話してしまいます。成長過程は人それぞれです。業務工程を順番にマスターしていく人もいれば、すべての工程を見たうえで精度を上げていく人もいます。

自分の成長過程を前提としたアドバイスを押し付けてしまうと、新入社員の成長を妨げかねません。人それぞれの成長の仕方があることを意識しましょう。

6.新入社員を教育する際の基本的な流れ

新入社員を教育する際は、正しい手順で教えることが大切です。新入社員の入社時の能力には当然個人差があるため、それぞれに合わせた計画を組むことが大切ですが、基本的には以下のような流れで進めていくと良いとされています。

6.1.目的や理由を教える

仕事の詳細を教える前に、まずはその仕事が何のために必要なのかを教えると良いでしょう。そうすることで「なぜこの工程を踏むのか」といった業務の背景まで理解しやすくなるだけではなく、自分の仕事の重要性や組織の一員としての役割を意識でき、モチベーション向上につながります。

6.2.具体的なやり方を教える

目的や理由を伝え、仕事を客観的に把握できるようになったら、いよいよ具体的なやり方を教えるステップに入ります。この時、「実演してみせること」「できるだけ詳細に説明すること」の2つがポイントとなります。

説明だけでなく実際の作業を見てもらうことで、言葉だけでは理解しにくい部分もカバーできますし、イメージトレーニングになります。また、すでに慣れている人にとっては当たり前でも新人にとってはそうではないので、内容をかみ砕くことが重要です。

6.3.実際に仕事をしてもらう

説明だけで完結せず、実務を経験させて復習します。担当者はそばについて、大きな間違いなどがあった場合には軌道修正のサポートをしましょう。
ただし、実際に経験をさせるステップの重要性は自分だけの力で作業を遂行することにありますので、なるべく口を挟まずに見守ることを意識します。
また、新入社員にわからない部分がある場合は、まずは資料などを使って自分自身で調べてもらい、それでもわからない場合に教えるといった方法を取るようにしましょう。

6.4.評価とフィードバックを行う

実務経験まで完了したら、評価とフィードバックを行います。改善すべきところは伝える一方で、良かったところは褒めることで、社員のモチベーションを保つことができるでしょう。
また、ここまでの流れを一巡して終わりではありません。フィードバックを踏まえてもう一度実践させ、精度向上を図ります。確実に仕事ができるよう、十分なレベルになるまでこのサイクルを繰り返しましょう。

7.新入社員への教育マニュアルは必要？

新入社員を教育する際、マニュアルは必須という訳ではありません。ただ、マニュアルの作成には手間や時間がかかりますが、その分、教育の効率が上がり新入社員の戦力化が早まる可能性があります。
新入社員が早く即戦力として働くことができれば会社にとってもプラスになります。
また、マニュアルを作成することは、日々の業務の見直しもできる良い機会です。マニュアル作成によって得られる効果は多いので必要性は高いと言えるでしょう。

7.1.マニュアルを作成する際のポイント

マニュアルは、簡潔な文章で必要な情報を伝えなくてはいけません。必要な情報が洩れていたり、文章ばかりで読みづらかったりと、作成しても効果が薄ければ無駄になってしまいます。
マニュアルを作成する際には注意するポイントがいくつかあります。次項で実際に使用できるマニュアルを作成するためのポイントをいくつか紹介しますので、ぜひ作成の際の参考にしてください。

7.1.1.マニュアル作成前に業務内容の整理を行う

マニュアルを作成する前には、業務の内容をカテゴリーや仕事の流れごとに整理しておきましょう。業務の内容を整理しておくことでマニュアルを作成しやすくなります。
また、業務の見直しもできるので改善点なども合わせて洗い出しても良いかもしれません。

7.1.2.シーン別に分類する

実際に業務を進めていくとさまざまな場面に遭遇します。よくある事例やその対応などについても内容をまとめておくと、新入社員も対応がしやすくなります。
しかし、あまりにパターン化しすぎるとイレギュラーな対応が困難になるので、注意が必要です。

7.1.3.全体像や流れを把握できるような構成にする

大まかな仕事の流れを把握できる構成を心掛けましょう。業務の詳細はOJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）で伝えることもできます。
マニュアルでは、基礎となる部分に着目し仕事の目的や理由などを理解してもらいましょう。

7.1.4.専門用語を使いすぎない

マニュアルの文章がわかりにくいと、新人の理解も進みません。
例えば難しい専門用語が多く使われていると、その用語を調べる手間がかかるだけでなく、間違った理解により問題が発生する恐れもあります。解説などを付けて誰でも読みやすいように工夫をしましょう。

7.1.5.表や図で視覚的に分かりやすくする

表や図などを用いた視覚的な表現は、文章ばかりで伝わりづらい部分などを説明する際に有効です。表や図などを入れることで文章も長くなりすぎず、簡潔で分かりやすくなるでしょう。

7.1.6.目標や基準を設定する

学ぶべき内容や技術について目標や基準を設定しておくと、方向性が定まり集中して業務の習得に励むことができます。
目に見えてゴールがある方が社員もモチベーションを保ちやすいでしょう。新人用のチェックシートを作っておくのも効果的です。

7.1.7.マニュアルの格納場所は明確にしておく

マニュアルはいつでも活用できるよう、わかりやすいところに格納しておきましょう。先輩や上司の手が埋まっている場合でも自分自身で調べ疑問点を解決してもらいやすくなります。

8.教育担当者を悩ませる新入社員教育の課題と対策

新入社員の教育は、時間と手間がかかるものです。そのため、教育担当者が悩みを抱える場合も多いです。ここでは、教育担当者が抱えやすい具体的な悩みと対策について解説します。

8.1.コミュニケーションの取り方がわからない

教育担当者と新たに入ってきた社員との相性が合わないなどの場合、コミュニケーションが上手くいかない可能性があります。そうなると教育も困難になりがちです。

年齢が離れていたり、感情を表に出すことが難しかったり、課題となる点は人それぞれです。解決策としては、そのような課題を踏まえた上で会社や同じ部署の人間がフォローをすることで、お互いに働きやすい職場環境が構築できるでしょう。

8.2.教育に時間がとられて自分の仕事ができない

新入社員に仕事をしっかりと教え込もうとすると、時間や手間が必要なのは何度も触れた通りです。ただ、教育担当者といっても、教育専任ではない場合、自らの業務をこなさなければならないため、自分の仕事ができず悩むケースがあります。

どうしても時間が必要だったり手が空かなかったりする場合は、必要以上に手助けせず新入社員自身の力で仕事を進めることができるか様子を見るのも一つの方法です。

また、きちんと作成されたマニュアルがあれば教育担当者に対する質問の回数も減らせるので、自分の仕事の時間を確保しやすくなります。

8.3.言われたことだけしかやらない

新入社員に限らないことですが、言われたことしかやらない人の場合も対応に困ります。自発的に行動しないと本人の成長が見込めないため、教育担当者は悩んでしまいます。
だからといって、全ての行動を指示してしまうと常に先輩や上司の指示を待つだけになってしまい、さらに自身で考えて行動することができなくなる可能性があります。
新入社員が自発的な行動を起こさないことには理由があるかもしれません。なぜ自発的に動かないのか責め立てるようなことはせずに、自分で行動を起こしやすい環境づくりをしていくことも必要です。

8.4.教育対象となる人によって作業のスピードが異なる

人によって作業のスピードは異なります。個人の性格や理解する速さは異なるため、仕事にも少なからず影響が出てしまうでしょう。
仕事のスピードや理解が遅い新入社員の教育担当者になると、時間と手間がかかり悩んでしまう方が多いようです。
新入社員の場合は、初めて行う業務が多いので仕事が遅いのは当然と割り切って根気よく教え込みましょう。丁寧に仕事を教えていくことで、仕事への理解が増しスピードが上がる可能性もあります。

8.5."報連相"など基本的なことができない

新入社員によっては、仕事内容だけでなく"報連相"など仕事の基本的なやり方から教えなければならない場合もあります。ただ、その理由として、忙しそうで話しかけられない、周りの目が気になって相談できない、といった場合も考えられます。

入社したばかりの新入社員にとっては、教育担当者の先輩社員が忙しい時など、誰に相談をすればよいのかわからないため、報連相が漏れてしまうこともあります。

そのため、新入社員教育においては、教育担当者だけに任せるのではなく、最初に作業や業務をお願いする際に、同じ案件に携わっている人やチームを紹介しておき、教育担当者以外にも相談できる場があることを教えておくと良いでしょう。

新入社員の教育は、会社や部署の社員がトータルで行うことで、教育担当者の負担を減らし、教育担当者以外の社員とコミュニケーションを取る機会ができる効果が期待できます。

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9.まとめ

本記事では、「新入社員の教育」をテーマに新入社員の教育で大切なことから意識するべき点、マニュアルを作成する際のポイントなどを紹介してきました。

初めて教育担当者になった場合は、不明点も多く何からすればいいかわからないといったこともあると思います。自分を教育してくれた先輩や周りの方に教わりながら、新入社員が成長するための手助けをしましょう。

新入社員を教育することで新しい発見もでき自分自身も成長できます。しっかりと準備して役割を担っていくことが必要です。新入社員の教育において必要なことを把握し、今後の新入社員の教育に活かせるようにしておきましょう。

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