新入社員の教育は何をする？準備や流れ、マニュアル作成のポイントを解説 - CANVAS｜若手社会人の『悩み』と『疑問』に答えるポータルサイト

多くの企業が「労働力不足」や「若手社員の離職問題」に悩まされており、その解決が重要視されています。新入社員が受ける新人教育も、入社後の働き方や会社への定着率を考えると企業がおこなうべき対策の一つと言えます。

本記事では、新入社員の教育で大切なことや意識すべき点、新入社員教育のマニュアルを作成する際のポイントなどを紹介します。

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1.新入社員の教育が必要な理由

新入社員を教育し企業や社会に貢献する人材へと成長させることで、企業は優秀な人材を確保できるだけでなく、利益を増やすことができます。まずは、新人教育の大切さについて理解していきましょう。

1.1.社会人としての基礎を身につく

新卒の教育では、まず社会人としての立ち居振る舞いや自覚を持たせることが重要です。学生時代の経験だけでは立場や責任が異なるため、具体的な実務を教える前に、必要最低限の基礎能力や考え方、マナーを学ぶことから始めます。

具体的には、名刺交換の仕方や電話・メール対応、言葉遣いや振る舞い方などの一般的なルールのほか、出勤時間、身の回りの整理整頓、離席時の配慮、退勤のタイミングなど、職場での細かいマナーも含まれます。

会社によっては就業規則に記載されていない内容もあるため、社会人として自ら気付いて行動できるよう、新入社員教育の中で身に着けてもらいましょう。

1.2.自社への理解が深まる

新入社員への教育では、自社への理解を深め、会社の方向性を把握してもらうことも重要です。会社のビジョンや方向性が理解できれば、同じ目的に向かって会社とともに成長できます。

反対に、会社が何を目指しているのかが不明確だと、自分の仕事の意義が分からず、モチベーションの低下にもつながります。そのため、まずは会社の方針や目標を具体的に示し、なぜその取り組みが必要なのかを理解してもらいましょう。

1.3.業務に必要な知識やスキルが身に付く

新入社員教育で必ず実施すべきことの一つとして、業務に関する知識や技術の習得が挙げられます。実務を経験しながら仕事の進め方や目的を理解し、一人で業務遂行できるまでに成長してもらうことが目的です。

一般的には、現場で業務をしながら学ぶOJT（On-the-Job Training）という方法を用いて、現場で実務を経験することで、即戦力となる知識と技術を習得してもらいます。

【出典】「厚生労働省｜OJTがうまくいっており、職場の生産性が向上している企業の取組」

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2.新入社員を教育するために必要な準備

新入社員には社会人としての教育が必要であり、第二新卒や中途社員であっても、会社独自のルールや業務内容を一から教える必要があります。こうした教育をスムーズに進めるには、事前に適切な環境を整えておくことが重要です。

ここでは、新入社員の教育を始める前に必要なことを紹介します。

2.1.会社全体で新入社員の教育体制を整える

新入社員が入社するまでに教育体制を整えておくことで、スムーズに教育でき、そのぶん早く成長ができます。

教育体制は、社内研修と研修を専門とする事業者に依頼する2種類に分かれます。社内研修は時間や手間が掛かりますが、質問やフィードバックなどが素早くおこなえ、新入社員との距離を縮められるでしょう。

専門の事業者に依頼する場合は、コストは掛かりますが教育プログラムを設計・実施する時間と手間を抑えられます。

2.2.カリキュラムを設計する

教育方法を選定して、新入社員の研修カリキュラムを設計しておきましょう。主な教育方法を下記にまとめました。

教育方法	特徴
OFF-JT	通常の業務を離れておこなう研修。基礎ビジネスマナーやOAスキルなどの習得が可能。
OJT	実務を通じておこなう研修。研修で覚えたことを実践しスキルを定着させることが目的。
ロールプレイ	模擬体験をしながら、実践的に学ぶことが目的。名刺交換・電話応対など繰り返してスキル習得を目指す。
ケーススタディ	実際の業務で起こり得るトラブルの対処法や解決策を考える研修。
レクリエーション	ゲームを用いてコミュニケーションをとり、新入社員同士の関係構築やチームワークを高める。
グループワーク	課題解決能力を身につけることを目的とした研修。
フォローアップ研修	新入社員が抱える不安やストレスをフォローする。

目標や目的を明確にし、無理のない、かつ効率的なカリキュラムを組むことが大切です。教えることを大まかなリストにして、カリキュラムの骨格を作るところから始めましょう。

2.3.教育担当者に必要なスキル

新入社員を教育するにあたり、教育担当者が事前に身に付けておきたい技術があります。以下の方法を学んでおくと、新人育成の場面だけではなく、仕事を円滑に進める上でも役立ちます。

ティーチング	具体的な方法を教えることで、より素早く知識や技術を身に付けさせる。
コーチング	相手に答えを委ねることで、モチベーションを高めたり思考力を養わせたりする。
ポジティブフィードバック	否定的なことは言わず、常に良いところを見つけて褒めることで、相手のやる気をアップさせる。
ロジカルシンキング	図や表を使い物事を順序立てて整理しながら説明することで、知識の薄い人にも大切なことをわかりやすく伝える。

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3.新入社員の教育担当者が意識するべき2つの側面

新入社員の教育担当者は、精神面とスキル面の両方を意識することが重要です。どちらか一方がおろそかにならないよう注意し、教育時の判断基準や新入社員の理解に役立てましょう。

3.1.精神面

新入社員教育は技術も必要ですが、土台となるのは精神面です。精神が不安定だと仕事のモチベーションも下がってしまい、離職につながる可能性もあります。

そうした事態にならないよう、教育担当者は新入社員の精神状態にも気を配りましょう。社員の個性を理解し積極的に交流することで理解し合い、信頼関係を構築できます。

3.2.スキル面

精神面だけでなくスキルも伴っていることで、新人教育をスムーズに進められます。スキルと言っても業務に必要な技術だけでなく、仕事内容をしっかり理解して自分の頭で考える力も含まれます。

日々の業務で質問と回答を繰り返すことで業務への理解を深めてもらい、自発的な行動や発想が生まれるように導きましょう。

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4.新入社員を教育する際の基本的な流れ

新入社員を教育する際は、正しい手順で教えることが大切です。入社時の能力には個人差があるため、それぞれに合わせた計画を組むことが大切ですが、基本的には以下のような流れで進めていくと良いとされています。

4.1.目的や理由を教える

仕事の詳細を教える前に、まずはその仕事が何のために必要なのかを教えましょう。「なぜこの工程を踏むのか」といった業務の背景まで理解しやすくなるだけではなく、自分の仕事の重要性や組織の一員としての役割を意識でき、モチベーション向上にもつながります。

4.2.具体的なやり方を教える

目的や理由を伝え、仕事を客観的に把握できるようになったら、具体的なやり方を教えるステップに入ります。この時、「できるだけ詳細に説明すること」「実演してみせること」の2つが重要です。

誰でも理解できるよう、内容をかみ砕いて伝えることで理解が深まります。また、実際の作業を見てもらうことで、言葉だけでは伝わりにくい部分もカバーでき、イメージもつかみやすくなるでしょう。

4.3.実際に仕事をしてもらう

説明だけで完結せず、実務を経験させて復習します。担当者はそばで都度軌道修正しながらサポートしますが、重要なのは自分だけの力で作業を遂行することです。そのため、なるべく口を挟まずに見守りましょう。

不明点がある場合は、まずは資料などを使って自分自身で調べてもらい、必要な部分だけを教えるようにします。

4.4.評価とフィードバックをおこなう

実務経験まで済んだら、評価とフィードバックをおこないます。改善点と良かった部分の両方を伝えることで、社員のモチベーションを保てるでしょう。

また、ここまでの流れを一巡して終わりではなく、フィードバックを踏まえてもう一度実践させ、精度向上を図ります。確実に業務をこなせるよう、十分なレベルになるまでこのサイクルを繰り返しましょう。

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5.教育担当者が気をつけるべきNG行動

教育担当者が新入社員を教えるにあたって、気をつけておきたいことがあります。それは、ただ仕事を教えるだけではなく、新入社員の今後のことも考慮しなければならないことです。

ここでは、新入社員の教育担当者が気をつけるべきことについて紹介します。

5.1.作業内容だけを教える

多忙な時に、仕事の目的や意図を説明せず、業務の手順のみを教えてしまうことがあります。これを繰り返すと、新入社員は言われたことだけしかせず、自発的な行動をしなくなってしまいます。

新入社員が自分の力で仕事の目的や意図に気づくまでには時間がかかります。最初のうちは、なぜこの作業をおこなうのか、何に必要なのかを丁寧に説明しましょう。

5.2.「とにかくまずはやってみろ」と高圧的に行動を促す

「習うより慣れろ」のように、言葉で説明せず実際の仕事を見て覚えさせる方法はおすすめできません。右も左もわからない状態で「とりあえずやってみろ」と言われても、何から行動していいのか判断できないからです。

また、こういった高圧的な指導は新入社員のメンタルに悪影響を与え、仕事への意欲を削ぐおそれがあります。丁寧に教えたうえで行動を促し、失敗した場合は素早くフォローすることが正しい指導者の姿です。

5.3.「叱る」だけで「褒め」ない

新入社員の間違いを指摘することは必要ですが、その後のフォローが重要です。叱られ続けるとモチベーションが下がってしまい、仕事の効率も悪くなります。

ミスがあっても、挑戦したことや成長した部分があれば褒めましょう。また、間違えた理由や今後の改善点などをフィードバックすれば、より成長につながります。

5.4.他人や自分と比較して指導する

新入社員の理解度はそれぞれ異なります。1回で理解できる人もいれば、回数を重ねる必要がある人もいます。

そんなとき、「〇〇さんはもう理解できているよ」、「私が新人の頃はすぐにできたよ」など、他人や自分と比較して指導するのは絶対にNGです。他者と比べられることで、モチベーションが下がるだけでなく、自信も失ってしまいます。

「新人はできなくて当たり前」「わからないことが普通」という気持ちで、心のこもった指導をしましょう。

5.5.すべてを任せきりでフォローをしない

新人教育は教育担当者にとって疲れるものですが、業務の指摘だけでその後は新入社員に任せきりでフォローをしない状況は避けましょう。

先述の通り、新入社員がミスをした場合には、改善点などについてのフィードバックをすることが大切です。こうしたやり取りを繰り返すことで、自分で改善点を見出す習慣が身に付いていきます。

5.6.新入社員の意見を聞かずに自分の経験を一方的に押し付ける

教育担当者はどうしてもこれまでの経験談を中心に話してしまいますが、成長過程は人それぞれです。業務工程を順番にマスターしていく人もいれば、すべての工程を見たうえで精度を上げていく人もいます。

自分の成長過程を前提としたアドバイスを押し付けてしまうと、新入社員の成長を妨げかねません。人それぞれの成長の仕方があることを意識しましょう。

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6.新入社員への教育マニュアルは必要？

新人教育にマニュアルは必須ではありません。ただ、マニュアル作成に手間や時間がかかる分、教育の効率が上がり、新入社員の戦力化が早まる可能性があります。即戦力として働くことができれば、会社にとってもプラスになるでしょう。

また、マニュアルを作成することは、日々の業務の見直す良い機会にもなり、得られる効果や必要性は高いと言えます。

6.1.マニュアルを作成する際のポイント

マニュアルは、簡潔な文章で必要な情報を伝えることが重要です。情報の漏れや文章ばかりで読みづらくならないよう、ポイントを押さえて作成しましょう。

6.1.1.業務内容を整理する

マニュアルを作成する前に、業務内容をカテゴリーや仕事の流れごとに整理しておきましょう。整理しておくことでマニュアルを作成しやすくなり、業務の見直しもできるため、改善点なども合わせて洗い出しておきます。

6.1.2.シーン別に分類する

実際に業務を進めていくとさまざまな場面に遭遇します。よくある事例やその対応などについても内容をまとめておくと、対応しやすくなります。ただし、あまりにパターン化しすぎるとイレギュラーな対応が困難になるので、注意が必要です。

6.1.3.全体像や流れを把握できるような構成にする

マニュアルは、大まかな仕事の流れを把握できる構成を心がけましょう。業務の詳細はOJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）で伝えられるため、マニュアルでは基礎部分に着目し、仕事の目的や理由などを理解してもらいます。

6.1.4.専門用語を使いすぎない

マニュアルの文章が分かりにくいと、新人の理解も進みません。難しい専門用語が多い場合、その用語を調べる手間がかかるだけでなく、間違った理解によって問題が発生する恐れもあります。解説などを付けて誰でも読みやすいように工夫をしましょう。

6.1.5.表や図で視覚的に分かりやすくする

表や図などを用いた視覚的な表現は、文章ばかりで伝わりづらい部分などを説明する際に有効です。表や図などを入れることで文章も長くなりすぎず、簡潔で分かりやすくなるでしょう。

6.1.6.目標や基準を設定する

学習内容や技術について目標や基準を設定しておくと、方向性が定まり集中して業務の習得に励めます。目に見えるゴールがあるとモチベーションを保ちやすいため、新人用のチェックシートを作っておくのも効果的です。

6.1.7.マニュアルの格納場所は明確にしておく

マニュアルはいつでも活用できるよう、分かりやすいところに格納しておきましょう。先輩や上司の手が空いていない場合でも自分自身で調べ、疑問点を解決してもらいやすくなります。

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7.教育担当者を悩ませる新入社員教育の課題と対策

新入社員の教育は、時間と手間がかかるため、教育担当者が悩みを抱える場合も多いです。ここでは、教育担当者が抱えやすい具体的な悩みと対策について解説します。

7.1.コミュニケーションの取り方がわからない

教育担当者と新入社員の相性が合わない場合、コミュニケーションが上手くいかない可能性があるため、教育も難しくなります。年齢が離れていたり、感情を表に出しづらかったり、課題点は人それぞれです。

解決策としては、そのような課題を踏まえたうえで会社や同じ部署の人間がフォローをすることで、お互いに働きやすい職場環境が構築できるでしょう。

7.2.教育に時間が取られて自分の仕事ができない

教育担当者が専任ではない場合、新人教育と並行して自らの業務もこなさなければならないため、自分の仕事ができず悩むケースがあります。

どうしても時間が必要で手が空かない場合は、必要以上の手助けはせず、自力で仕事を進められるか様子を見るのも一つの方法です。

また、きちんと作成されたマニュアルがあれば教育担当者への質問回数も減らせるため、自分の仕事の時間を確保しやすくなります。

7.3.言われたことだけしかやらない

新入社員に限りませんが、言われたことしかやらない場合も対応に困るでしょう。自発的に行動しないと本人の成長が見込めないため、教育担当者は悩んでしまいます。

しかし、全ての行動を細かく指示してしまうと常に指示待ちの姿勢が定着し、自ら考えて行動する力が育ちません。

新入社員が自発的な行動を起こさないことには理由があるかもしれません。なぜ自発的に動かないのか責めるのではなく、自分で行動を起こしやすい環境を整えることが大切です。

7.4.人によって作業スピードが異なる

人によって作業のスピードは異なります。性格や理解する速さの違いは、仕事にも影響します。仕事のスピードや理解が遅い新入社員の教育担当者になると、時間と手間がかかることもあります。

新入社員は、初めておこなう業務が多いため、仕事が遅いのは当然と割り切り、根気よく教えましょう。丁寧に仕事を教えることで理解が深まり、作業スピードも上がる可能性があります。

7.5.「報連相」など基本的なことができない

新入社員によっては、仕事内容だけでなく「報連相」など仕事の基本的なやり方から教える必要があります。その理由には、教育担当者が忙しそうで話しかけられない、周りの目が気になって相談できない、といったことも考えられます。

そのため、新入社員教育では、教育担当者だけに任せず、同じ案件に携わる人やチームを紹介して、他にも相談できる場があることを教えておきましょう。

こうすることで、教育担当者の負担を減らし、教育担当者以外の社員とコミュニケーションを取る機会ができる効果が期待できます。

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8.まとめ

新入社員が加わると、業務だけでなく、企業理念や社会人としてのマナーなど基礎部分の教育も必要です。教育担当者はマニュアルを作成するなど、効率的かつ網羅的に教育できる工夫が求められます。

その際、高圧的な態度を取ったり、他人と比較して間違いを指摘したりするのは避けましょう。初めて教育担当を任されると不安もありますが、周りの先輩や上司に教わりながら新入社員の成長をサポートします。

こうした経験は新しい発見や自分の成長にもつながるため、しっかりと準備を整え、今後の新入社員教育に活かしましょう。

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