名刺交換の正しいマナーを解説！どちらが先？やってはいけないNG行為とは

ビジネスは名刺交換から始まるといっても過言ではありません。名刺交換一つで、その後のビジネスの展開を大きく左右することも十分にあり得ます。

今回は、名刺の役割から名刺交換のマナーの詳細まで、一つひとつ解説していきます。名刺交換は所属や立場を問わず、すべての社会人に必須といえる基本的なビジネスマナーです。できるビジネスパーソンを目指すためにも、名刺交換のマナーはしっかりと理解しておきましょう。

1.名刺の役割とは？

名刺とは、自分の所属や立場、氏名を明らかにするもの。あなたの立場を証明し相手に信頼を与える重要なものです。だからこそ、丁寧に扱うことが欠かせません。

また逆の視点から見れば、相手から受け取った名刺に対しても同様の認識を持ち、丁寧に扱わなければなりません。相手は、あなたが自分の名刺をどのように扱うのか意外と見ているものです。

そのためできるだけ早いうちに、名刺における正しい認識を持つようにしましょう。

(※商談のための「訪問のマナー」については、以下の記事を参考にしてください。)

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2.名刺交換のマナーで相手に与える印象が変わる

名刺交換を行うのは、相手と初めて対面した時です。仕事においてもプライベートにおいても第一印象は非常に大事なものですので、名刺交換の時の振る舞いが自分の印象を大きく左右します。

さらに言えば、相手があなたに抱く印象はあなた個人のみの印象に留まらず、あなたが所属する会社全体に対する印象にもなり得ることを忘れてはなりません。会社の看板を背負っているという自覚を持ち、今後の良好な信頼関係を築くために、正しい名刺交換のマナーを身につけましょう。

3.名刺交換をする際のマナーや注意点

名刺交換は、以下に挙げるマナーや注意点をしっかりと頭に入れ、好印象を与えることができるビジネスパーソンを目指しましょう。

3.1.名刺を先に差し出すのは受注側

名刺交換の際には、受注側が発注側に対して先に名刺を差し出します。担当者個人の役職によって左右されることはありません。たとえ受注側の役職が発注側の役職より上だとしても、受注側から差し出すのが基本マナーです。

3.2.必ず名刺入れから取り出す

名刺交換の際、相手に渡す名刺は必ず名刺入れから取り出すようにしましょう。ポケットや鞄の中からそのままの名刺を取り出すことはマナー違反です。

名刺交換に備え、会社から自分の名刺が支給されたら、すぐに名刺入れを購入しましょう。

選ぶ際は新卒や第二新卒の場合は華美なデザインは避け、黒や茶色の落ち着いたカラーを選ぶのが無難です。

3.3.座ったままでの交換

名刺交換は立ち上がった状態で行います。椅子に座ったままでの名刺交換はマナー違反になります。相手より先に入室し着席した場合は、相手の入室にあわせて起立するようにしましょう。

3.4.汚れや折れ曲がっている名刺

汚れがついていたり折れ曲がったりしている名刺を相手に差し出すのは失礼にあたります。名刺は清潔な手で丁寧に扱いましょう。また、名刺入れから汚れがついてしまうこともあるため、常に名刺入れを綺麗な状態にしておきましょう。

4.基本的な名刺交換の流れ

受注側の基本的な名刺交換の流れは以下の通りです。突然名刺交換の機会が訪れても焦らないように、手順をしっかりと把握しておきましょう。

4.1.交換相手が1対1の場合

名刺交換を自分対相手の1対1で行う場合は、以下のような流れとなります。

4.1.1.名刺を準備する

あらかじめ鞄やポケットから名刺入れを出しておきましょう。交換する名刺は、名刺入れから人数分を出しておきます。1枚は名刺入れの蓋の上に乗せ、2枚目以降は名刺入れに挟んでおいて、その場でスムーズに交換できるように準備しておきましょう。

4.1.2.目下側が相手側に移動する

双方が揃ったタイミングで、目下側が相手側に移動します。

4.1.3.名刺を相手に差し出す

社名、部署名、フルネームを言った後、「よろしくお願い申し上げます」とひと言添え、軽くお辞儀をしながら名刺を差し出します。話している時には、相手の目を見て笑顔でいることを心がけましょう。また相手が見やすいように、胸のあたりから名刺を差し出すように気を配りましょう。

4.1.4.相手の名刺を受け取る

相手から名刺を差し出されたら「頂戴いたします」と答え、両手を使い胸の位置で受け取ります。その際、指で名刺の文字を押さえてしまわないように注意しましょう。

相手も名乗りながら名刺を差し出すはずですが、聞き間違いからの覚え間違いを防ぐためにも、「〇〇様ですね」と相手の名前を復唱すると安心です。

4.1.5.着席し名刺を机上に置く

名刺交換が終了し着席したら、自分の左斜め前に名刺を置きます。テーブルに直接置かず、自分の名刺入れの上に置くようにしましょう。複数人と交換した場合は、最も役職が高い人物の名刺のみ名刺入れの上に置き、その他の方の名刺はテーブルに並べます。その際、座席順に並べておくと、その後の会話の中で相手の名前を間違わずに済みます。

4.2.交換相手が複数対複数の場合

自社側、相手側共に複数人いる場合は、役職が上の人同士から名刺交換を進めていきます。

基本的な流れは1対1の時と変わりありませんが、複数人の場合、相手から受け取った名刺はその都度名刺入れの下に持つか、名刺入れの中に挟み込んでおきます。

名刺入れの蓋の上で複数人の名刺を重ねながら交換し続ける行為は相手に対して失礼になるので注意が必要です。

その他、名刺交換時にNGな振る舞いに関しては、以下で詳細に解説しているので確認しておきましょう。

【関連記事】「同時に名刺交換はNG？好印象な名刺の渡し方で「デキる」アピールしよう！」

5.こんな時はどうすればいい？想定外の場面の名刺交換マナー

名刺交換に備えしっかりと準備をしていても、時には想定外の場面に遭遇することもあります。もしものことが起こっても、相手に「マナーがなっていない」という印象を与えないために、以下の事例と対処法を理解しておきましょう。

5.1.名刺を忘れてしまった場合

名刺を忘れてしまった場合は忘れたと直接的に伝えず、「本日名刺を切らしており申し訳ございません」と謝罪し、口頭で所属会社と名前を伝えます。その後、直近で再度会う機会がある場合はその際に持参、会う機会がない場合はお詫びの手紙と共に郵送するようにしましょう。

5.2.名刺交換の順番が遅くなってしまった場合

目上にあたる相手から先に名刺を差し出されてしまった場合など、交換の順番が遅くなってしまうこともあるかもしれません。その際には、「申し遅れました」とひと言添えてから名刺交換を行いましょう。

5.3.はじめに名刺をもらい忘れてしまった場合

途中入室などではじめに名刺交換の時間が設けられなかった場合は、話が終了した後に交換してもマナー違反にはなりません。「大変恐縮ですが、お名刺を交換させていただけますでしょうか？」と伺いをたててから交換しましょう。

5.4.名刺を同時に出してしまった場合

名刺交換においては、目下にあたる側から差し出すのが一般的なマナーです。しかし近年では効率性を重視し同時に名刺交換を行うケースも増えているため、万が一相手と同時に名刺を差し出してしまってもマナー違反とはならない場合もあります。自分の名刺を右手で差し出し、相手の名刺を左手で受け取るようにしましょう。

6.交換後に名刺を管理する方法

名刺を適切に管理することで、仕事の効率化が図れる上に、自身の評価アップにも繋がります。

交換して終わりではなく、次の仕事に生かせるようしっかり管理しましょう。

6.1.メモと一緒に保管する

名刺を受け取ったら、できるだけ早く相手の特徴や商談の内容をメモに残します。

名刺フォルダで保管する際は、必ずこのメモを一緒に入れておきましょう。

そうすれば、次に会うときも相手の情報をすぐに思い出せるので、相手から好印象を得られます。

近年は、データを取り込んで一括管理できる名刺管理ソフトや、無料アプリも数多く登場しています。

並べ替えやメモの追加も簡単にできるため、非常に便利です。

6.2.重要な個人情報であることを認識して保管・廃棄する

名刺には、役職・電話番号・メールアドレスなどの重要な個人情報が記載されているので、保管は慎重におこなわなければなりません。

不要になった名刺は、必ずシュレッダーにかけて廃棄します。

そのままゴミ箱に捨てたり、個人情報が特定される状態で放置するのはNGです。

ソフトやアプリで管理している場合も、データが外部に漏れないよう十分注意しましょう。

7.まとめ

評価されるビジネスパーソンとは、実務で結果を出すことだけでその評価を得ているわけではありません。相手を思いやれるマナーを身につけてこそ、一人前のビジネスパーソンとして認められます。そのマナーの一つであり、相手と良好な関係を構築していく上で最初のきっかけとなるのが名刺交換なのです。

名刺交換で相手に気持ちの良い印象を与えられるよう、今回の内容を参考にしながら実践を積んでいきましょう。