営業電話の断り方は？上手に断るポイントと実際に使える例文を紹介

会社の代表電話や所属部署の電話、従業員の社用携帯電話などには、まったく付き合いのない会社からの営業電話がかかってくることもあります。必要のない営業電話がかかってきた場合は、きっぱりと断りつつも、会社のマイナスイメージにならないような対応をしなければなりません。

本記事では、不必要な営業電話がかかってきた場合の断り方を、使えるフレーズなども併せて紹介します。上手に断って、電話対応を効率化しましょう。

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1. 営業電話の上手な断り方を知っておこう

会社の代表電話や所属部署の電話、従業員の社用携帯電話などにかかってくる電話には、営業電話も意外に多いものです。中には、すぐには必要ない内容の電話や、一方的で悪質な電話もあります。

必要のない営業電話がかかってきた場合は、速やかにきっぱりと断ることが大切です。「担当者不在」といったその場しのぎの答え方はおすすめできません。必要でないことをはっきりと伝えないと、何度でもかけてくる可能性があるためです。

ただし、ビジネスシーンでの対応となりますから丁寧さも忘れてはいけません。乱暴な断り方をすると、自社に対するマイナスイメージが広がってしまう恐れもあります。本記事を参考に上手な断り方を身につけましょう。

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2. 営業電話を断る時に使えるフレーズ

では、実際にどのような言葉を使って営業電話を断れば良いのでしょうか？上記で解説した営業電話の特徴も踏まえ、あらかじめ覚えておくとよいフレーズを以下にまとめました。

2.1.「どのようなご用件でしょうか？」

営業電話では、営業であることを濁してかけてくることもあります。用件を言わない場合もしくは詳細を濁す場合は、時間を無駄にしないためにも、なるべく早い段階で具体的な用件を聞き出すことが大切です。

「恐れ入りますが」「失礼ですが」といったクッション言葉を使うと丁寧な対応ができるでしょう。

2.2.「新規のお取引は控えさせていただいております」

相手にチャンスがあると思わせないためにも、はっきりと「不要である」という意思が伝わる言葉を使いましょう。

こちらも、「申し訳ございませんが」などとクッション言葉を入れると良いでしょう。「そのようなご提案は一切お断りしております」といった言葉を使うのもおすすめです。

なお、否定とも肯定とも取れる「結構です」などの曖昧な表現はできるだけ使わない方が良いでしょう。

2.3.「必要な場合はこちらからご連絡させていただきます」

今後の連絡は不要であることを伝え、繰り返し電話がかかってこないようにするのも良い方法です。

名前や連絡先を聞いておくことで、同じ会社の別の担当者から電話が入ったときに、以前も電話があったとその人の名前を出してお断りすることもできます。

2.4.「お電話ありがとうございました」

営業電話はできるだけ話を続けようとしてくることが多いです。断りの言葉を伝えたうえで、続けて「ありがとうございました」とこちらから話を終わらせる言葉を言うことで、通話を終了させることができます。

ビジネスシーンでは相手が電話を切るのを待つのがマナーとされますが、営業電話の場合は「失礼いたします」と言ってこちらから切っても問題ないでしょう。

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3. あらかじめ応対のしかたを決めておくのもおすすめ

営業電話が頻繁にかかってくる窓口では、あらかじめ応対の方針を相談しておくと良いです。不要な営業電話への対応は時間のロスにつながりますが、応対のしかたが決まっていれば返答に迷うことも少なく、ロスタイムを減らしやすいでしょう。

また、感情的になったりして会社のイメージダウンにつながることを防ぎ、ビジネスシーンにおけるマナーを守る意味でも、マニュアルなどが役立ちます。

例えば、以下のようなフローを決めておけば、応対しやすくなります。

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4. 営業電話の見分け方もチェック

スムーズに断るためには、早い段階で自社には必要のない営業電話だと判断することも大切です。そこで、ここでは営業電話とそうでない電話を見分けるポイントを解説します。必要のない営業電話だと気づいたらすぐに断りを入れましょう。

4.1. 電話口から複数の話し声が聞こえる

電話口の向こうからガヤガヤと複数の話し声が聞こえる場合は、営業専門のコールセンターからかけてきている可能性が高いです。

こういった場合は、話の内容に関わらず営業電話であると判断しやすいかもしれません。

4.2. 社長宛にかけてくる

「社長さんはいらっしゃいますか？」などと言って社長につなげてもらおうとする場合、営業電話であることが多いです。これは、特に中小企業にかかってくる営業電話でよく見られるケースです。

中小企業では社長個人が事業に関わる多くのことを決定する場合も多いため、担当者などを介さずに最短ルートで成果につなげようと社長に直接営業をするやり方です。

用件を聞き、不要な電話だと判断できたら断りを入れましょう。

4.3. 担当者の名前を知らない

「○○ご担当の方をお願いします」などと人物名ではなく役職のみで取り次ぎを依頼する電話も、営業電話の可能性が高いです。実際に取引がある相手なら担当者の名前を知っているはずだからです。

担当者と面識や約束があるかのように装う場合もありますので、約束の有無や用件をきちんと確認するようにしましょう。

仮に人物名を出してきた場合でも、一度保留にして担当者に確認し、不要な電話であればきっぱりと断ることが大切です。

4.4. 社名を言わない

会社名を名乗らずに話を続けようとする場合も、営業電話の可能性が高いです。

こちらが会社名をたずねても「○○(大手企業)の関連で、こちらの地域を担当することになりました」などと大手企業の名前を出して回答を濁す場合もあります。

取引相手ならば必ず社名を名乗るはずなので、会社名を聞き出せない場合は営業電話と判断して良いでしょう。

4.5. 用件をはっきり言わない

用件をはっきり言わずに担当者につなげてもらおうとしてくる場合、営業電話を疑いましょう。営業電話だと判断されるとつないでもらえない可能性が高いため、わざと用件を明確に述べないことがあります。

こちらから用件を聞くことが大切ですが、それでも曖昧な答えしか返ってこない場合もあります。はっきりとした答えが得られない場合は、営業電話と判断して断っても良いでしょう。

4.6. 一方的に話を続ける

強引に話を進めようとする話し方はよくある営業電話の手法です。

こちらに話す隙を与えないパターンや、なかなか本題に入らず「○○なことありますよね？」などと質問を続けてこちらの同意を促し、サービス売り込みの流れに誘導するパターンがあります。

電話の時間が長引いてこちらの業務が滞る原因にもなりますので、一旦相手の話を遮ってでも、なるべく早いタイミングで用件を確認することが重要です。

「営業電話ではございません」「説明だけさせてください」などと説明を続けようとしてきても、必要ない旨をはっきり伝えて断りましょう。

また、中にはこちらの不安を煽るような言葉を並べてくる場合もあるので、不安なときは自己判断せずに一度周りの人に相談しましょう。

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5. しつこい営業電話は法律違反になる？

何度もしつこく電話をかけてくる営業電話の事例もよく聞かれますが、そうした電話によるしつこい勧誘は法律違反にあたることもあります。

2009年に特定商取引法が改正され、断っているにも関わらず無理に話を続けたり、何度も電話がかかってきたりするのは、第17条の「再勧誘の禁止」に抵触することが知られています。

断っても何度も電話がかかってくるような場合には、以下のように法律違反の可能性があることを示唆する断り方も1つの方法です。

また、早朝や深夜にかけてきたり、威圧的な態度をとられたりする場合も法律違反になる可能性がありますので、不安になったときや困ったときには弁護士や国民生活センターなどに相談すると良いでしょう。

【出典】特定商取引法ガイド「電話勧誘販売」

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6. まとめ

会社には、さまざまな営業電話がかかってきます。営業電話を上手に断るための基本のポイントは、はっきりと必要ないことを伝えること、そして丁寧な口調を心がけることです。また、断るべき営業電話なのかを早めに判断することも重要となります。

不要な営業電話への対応で余計な時間や手間をかけたり、適切でない対応で自社の印象を悪くしないためにも、本記事での解説を参考にしながらスムーズに断れるようにしておきましょう。

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