仕事効率化のコツとは？仕事が早い人の特徴や職場環境の整え方も紹介

「仕事ができる」と言われる人の多くは、仕事を効率的にこなすスキルを持っています。仕事を効率化するには、タスク管理をしっかり行うなどして仕事の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくすことが大切です。

本記事では、仕事を効率化するコツを紹介します。併せて仕事が早い人の特徴や職場環境の整え方なども解説するので、時間や労力をより有効活用したい方はぜひ参考にしてみてください。

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1. 仕事を効率化するには？

仕事の効率化は、働く人たちの多くにとって重要な課題です。特に現代社会では、人材不足や働き方改革を背景に、限られた人手や時間でいかに効率よく仕事をし、生産性を高められるかが求められています。

仕事を効率化するには、「ムリ」「ムダ」「ムラ」を排除することが必要だと言われています。遂行するのにムリがあるもの、手順などにムダがあるもの、業務の量や質にムラがあるもの、をそれぞれ見つけ、それを改善することが必要となります。

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2. 仕事の効率をあげるコツ10選

では、仕事の効率を上げるには具体的にどうすれば良いのでしょうか？今すぐ実践できる10個のコツを紹介します。

2.1. 自分が今抱えているタスクを整理し可視化する

まずは、自分が抱えているタスクを整理しましょう。その際は、頭の中で思い出すのではなく、ノートや付箋、パソコンのメモ帳などに箇条書きするなどして可視化していくのがおすすめです。

頭の中にあるものを文字として可視化すると、自分の状況を冷静に俯瞰できます。これを第一歩として、どのように仕事を進めれば効率よく完了できるかを考えていきます。

2.2. 明確な目標を設定し、優先順位を決める

タスクを可視化できたら、それぞれに目標を設定し優先順位を判断しましょう。例えば、「〇時までに終わらせる」といった差し迫った期限があるものは、何よりも優先して取り組む必要があります。また、会社・部署への貢献度の高い仕事なども優先度が高いです。

目標を設定すれば自分がどこに向かえば良いのかが明確になり、行動しやすくなります。また、優先順位を決めることでタスクのやり忘れなども防げます。

2.3. 日にち・時間で作業を区切る

仕事を効率的に進めるには、複数の作業を同時進行するのではなく、一つひとつの作業に取り組む日にちや時間を決め、順番に進めることがおすすめです。

一見マルチタスクの方が多くの仕事をこなせる印象を受けるかもしれませんが、シングルタスクで一つひとつ順番にこなしていった方が効率的という考え方に基づく方法です。

2.4. 自分の得意な作業から始める

苦手なものをいつまでも後回しにするのは好ましくないですが、スムーズに作業を始めるための足がかりとして、得意な作業から手を付けるのも効果的です。優先度が同じくらいの作業が複数ある場合、自分がやりやすいと思うものから始めてみましょう。

最初に苦手な作業でつまずいてしまうと、時間を消耗してしまうだけでなく自信を喪失してしまい、その後の作業効率にも悪影響が及ぶ可能性があります。

2.5. デスク周りを整理整頓する

デスク周りは常に整理整頓を心がけましょう。机の上や引き出しが乱雑になっていると、必要な書類などがすぐに見つからず、探すことに時間を消費してしまいます。

また、視界に余計なものが入ると集中力が削がれ、作業効率が低下することもあります。作業を始める前にデスク周りはしっかりと整理整頓し、すっきりとした状態をキープするようにしましょう。ケーブルクリップや充電スタンド、ツールスタンドなどのガジェットを活用するのもおすすめです。

2.6. システムやツールを使う

作業効率化できるシステムやツールは積極的に活用していきましょう。目視での確認や手作業が必要な作業ももちろんありますが、そうでない領域においてはシステムやツールを使った方が圧倒的に作業効率化を図れるケースはたくさんあります。

会社や部署単位でシステムを導入するのももちろん有効ですが、個人単位でも、タスク管理やスケジュール管理のためのアプリを使ったり、パソコンのショートカットキーを使って作業工数を少なくしたり、ExcelやGoogleスプレッドシートの関数やマクロを使って自動化したりといったことができます。

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2.6.1. AIを活用するのもおすすめ

仕事に使うツールの1つとして、AIを活用するのもおすすめです。近年では、誰でも気軽に使える生成AIツールが複数登場しています。

例えば、上記で紹介したようなExcelやGoogleスプレッドシートの自動化は、人によってはハードルが高いと感じるかもしれません。そうした場合、例えばAIチャットツールに質問することで、最適な関数やGASと活用方法、さらにエラーが出たときの対処法などを知ることもできます。

2.7. 情報収集の前にまず仮説を立てる

作業に必要な情報収集は、仮説を立てた上ではじめるようにしましょう。仮説がないままに情報収集をはじめてしまうと、膨大な情報から必要な情報を取捨選択することに時間を取られてしまいます。

仮説があれば、これから集めるべき情報が明確となり、短時間で効率的に情報収集が完了します。

2.8. 適度に休憩する

人間の集中力はそう長くもちません。仕事を効率的に進めるため、適度に休憩しましょう。

疲れているという意識が自分ではなくても、時間の経過とともに疲れは蓄積され、作業効率が下がっていきます。「休憩は作業の区切りが良いところで」と思っていると中々休憩が取れないという事にも繋がるので、時間で区切るのがおすすめです。

2.9. できない仕事はきっぱりと断る

仕事を抱えすぎてキャパオーバーしそうなときは、きっぱりと断る勇気も必要です。

無理に受けてしまっても、期日までに完了できなかったり、ただ終わらせることだけを考えてクオリティの低い作業になったりしては、周囲にも迷惑をかけてしまいます。

2.10. 報告は短時間で済ませる

上司や同僚への報告は、短時間で端的に済ませるようにしましょう。

経緯から順番に話し結論にたどり着くまで時間を要したり、関係のない事柄まで報告したりしてしまっては、自分の時間が減るだけでなく報告を受ける側の時間も奪ってしまいます。報告は結論から端的におこなうことが大切です。

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3. 仕事が早い人の特徴

効率的に仕事を進められている人には、どういった特徴があるのでしょうか。上記で紹介したコツ以外にも以下のようなことを意識すると、「仕事が早い人」「仕事ができる人」に近づけるかもしれません。

3.1. 常に目標を持ち、仕事に対する責任感が強い

仕事においての目標設定が常にできている人は、自分のキャリアビジョンも明確に描けているため、今頑張らなければならない理由、頑張りたい気持ちを持っています。仕事のパフォーマンスを上げるには、やはりモチベーションも重要です。

また、「この仕事は自分がやらなければならない」という責任感のある人は、チームや会社に貢献する意識が強く、自分の行動に動機付けができます。

「より効率的に質の高い仕事をするにはどうすれば良いか」といった意識も芽生えやすく、効果的に業務改善を進められます。

3.2. 目的を理解して作業している

自分に依頼された作業はひとつのタスクでしかないかもしれませんが、その前後にはいろいろな流れや人の関わりがあるはずです。

仕事を効率よくこなすには、自分の仕事を理解することが重要です。上記のような一連の流れや目的などの全体像が見えないと、必要以上に悩んだり考えたりする時間が増えて、仕事の取り掛かりや完成が遅くなってしまいます。

3.3. 仕事の優先順位を明確に決められる

仕事をレベル分けすると、主に以下の4つに分類できるといわれています。

例えば、この中の「4」に当てはまる緊急度・重要度が共に低い業務ばかりこなしていると、いつまでたっても最重要である「1」に取り掛かれません。

自分の感情に左右されずに仕事の優先順位が決められる人は、自分の抱えている業務のレベルを的確に判断し、無駄なく仕事を進められる人だといえます。その結果、仕事を素早く片付けることができるのです。

3.4. 細かなスケジュールを立てることができる

仕事を効率的に早く片付けられる人は、細かい部分までスケジュールを立てて行動できます。ひとつの大きなタスクに対して、それを完了するために必要な細かい行動までを把握できているため、次に何に取り掛かれば良いか先々のイメージができ、行動する前に悩む時間がありません。

細かなスケジュールが立てられない人は、ゴールがわかっていてもそこに到達するために必要なタスクが理解できていない状態のため、場当たり的な行動が増え、余計な作業までやらなければならなくなる可能性が高いです。

3.5. 視野が広く全体を見ることができる

視野を広くもって物事を俯瞰できる人は、今目の前で起きていることだけでなく、今後起こり得るできごとや、その業務にかかわる他メンバーの動きまで予測し、イメージを膨らませながら行動しています。そのため、たとえ想定外のトラブルが起きたり、突発的なスケジュール変更があったりしても、冷静な対処ができます。

一方、視野が狭いと、今自分の目の前にある業務、タスクしか見えなくなります。自分自身に精一杯で、精神的、物理的に余裕がありません。その結果、想定外の問題が起きてしまったり、他のメンバーとうまく連携が取れなかったりするリスクが高まります。

3.6. 自分のこだわりを捨てられる・妥協ができる

「こだわりが強く妥協できない」「細かい部分まで気になって仕方ない」という、いわゆる「完璧主義」は、時として仕事の効率を悪くする要因となります。一つひとつの工程で時間をとられ、完了までに多くの時間を要してしまうことがあるためです。

仕事を効率よくこなすには、「自分自身が納得できるか」という視点よりも、業務の依頼者である上司やクライアントから求められるレベルを把握して最短距離でそこに到達することが重要です。そのため、自分のこだわりを押し通さない判断も必要となります。

3.7. 分からないことは早い段階で質問する

疑問点をすぐに質問できる人も、仕事を効率的に進められます。わからないことを自分で考えたり調べたりする時間も大切ですが、中には自分では解決できない問題や、標準化された答えがなく上司の判断によって決定されるものもあります。

そういった事柄に関しては、いくら自分で試行錯誤をしても解決に至らない可能性があります。そのため、誰かに確認をしてすぐに疑問を解消した方が、時間を無駄にすることなく効率的に仕事を進めることができます。

3.8. 嫌なことを後回しにしない

たとえ嫌なことであっても、優先度が高いのであれば早く取り掛かるべきです。得意なことから始めるのも仕事効率化のコツだと紹介しましたが、それはあくまでも同じ優先度内での話です。

基本的には、好き嫌いではなく客観的に判断した優先順位に従って仕事を遂行していくことが重要です。仕事そのものの緊急性を無視し、自分の感情の赴くままに仕事の順序を決めてしまうと、最悪の場合、期日までに間に合わないといった事態を招きかねません。

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4. 仕事の効率化には職場環境を整えることも大事

仕事を効率化するためには、その人自身が身を置く環境も重要です。職場環境の見直しにも着手してみましょう。

4.1. 確認や相談をしやすい空気を作る

コミュニケーションが活発で確認や相談がしやすい職場では、仕事の効率化が向上します。一人で悩む時間が少なくなるため、作業に着手するまでのスピード、着手してからのスピードが早まりやすいです。

4.2. それぞれの責任の範囲を明確化する

一つの作業やプロジェクトに対して、誰がどこまでの責任を受けもつのか範囲を明確化しましょう。責任の範疇が不明瞭だと、本来やらなくて良い作業に着手してしまい、時間を無駄にしてしまうことになりかねません。また、作業量のムラが出る原因にもなります。

4.3. 業務マニュアルを作成する

業務マニュアルの作成は、職場全体の業務効率化につながります。特にルーティンワークが中心となるような作業では、マニュアルに沿って統一された方法で行うことで、作業の均質化とミス防止などに役立ちます。

また、新人などまだ作業に慣れていない人もマニュアルがあれば短期間で効率よく仕事ができるようになるでしょう。

さらに、限られた人だけが知っているような業務の方法をマニュアル化することで、業務の属人化を防ぐことができるのも大きなメリットです。

職場でマニュアルが整備されていない場合は、誰でもスムーズかつ確実にできるやり方を検討し、マニュアルとしてまとめてみましょう。その際は、各メンバーからより良い方法についてアイデアを募るのもおすすめです。

5. 質を下げずにスピードを上げる考え方が大切

ここまで解説してきた内容からもわかるように、仕事を効率化するためにはただ単に作業スピードを上げるのではなく、質を下げない、あるいはスピードを上げつつ質も担保することが重要となります。

働いた対価として給与をもらう以上、早く仕事を行っても質が低ければ意味がありません。仕事に取り組む上で期待されている最低ラインの質を守って早く仕事を完了させること、できればその一歩上を目指す気持ちで取り組むことが大切と言えます。

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6. まとめ

仕事を効率化する方法は様々あります。作業のやり方を工夫してみること、また自分の意識を変えてみることも大切です。

ただし、一度にすべてを実践しようとすると、混乱して逆に非効率になってしまう危険性もあるため、自分が実践しやすいものから順番に取り入れてみてください効率化の定着には時間と慣れが必要なので、日々の仕事の中で少しずつ心がけるようにしましょう。

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