わかりやすい議事録の書き方とは--基本項目や書き方のコツについて解説

「議事録の作成担当になったけど、書き方が分からない」「作成のコツを知っておきたい」と考えている方も多いのではないでしょうか。

今回は、議事録に記載すべき基本項目や書き方のコツ、具体例を紹介します。

議事録のフォーマットを作る方法もまとめたので、自分に合うやり方で素早く正確な議事録を作成できるようになるでしょう。

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1. 議事録とは

議事録とは、会議や商談で話し合ったことを記録し、簡潔にまとめた文章を指します。

備忘録として活用するためするためだけではなく、会議の参加者や関係者に対して、会議の内容を共有することが目的です。また、議事録を取ることで、伝達ミスなどによるトラブルを防げます。

会社によっては議事録をクライアントに提出するケースもあるため、正確かつ迅速に会議の内容や決定事項を作成しなげればなりません。

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2. 議事録の基本項目

会議や商談の内容を関係者に正確かつ簡潔に伝えるために、基本項目に沿って記載しましょう。

2.1. 日時・開催場所

最初に「会議名」「会議の開催日時」「開催場所」を記載します。

会議名は、議事録のタイトルとなる重要な部分ですので、議事録の内容がひと目で分かるように記載しましょう。続いて、会議や商談がいつ行われたかを示すために、開催日、開始時刻と終了時刻を記載します。

議事録は、社外の人にも共有するケースもあるため、開催場所が自社オフィスであっても、会社名・会議室名など正確に記載するのが基本です。

2.2. 出席者・参加者

参加者が全員同じ部署であれば、名前のみで構いませんが、他部署から参加があった場合は、部署名と名前を記載しましょう。

なお、社外からの参加があれば、会社名・役職・名前を記載します。記載する順番は、社外、社内の役職が高い方から順に記載すると良いでしょう。

2.3. 配布資料

配布資料を用いて会議を進めた場合は、資料名やURLを明記しておきましょう。配布資料を確認すれば、会議に参加できなかった人でも会議内容を把握することができます。

また複数の資料を用いて会議を進めた場合は、どの議題に対して使用した資料であるかを明確にしておくことが大切です。

2.4. アジェンダ

会議の場においてアジェンダとは、「予定表」という意味で使われます。最近は、アジェンダに記載された内容に沿って会議や商談が進められることが多いです。

会議概要はあらかじめ決まっているため、会議や商談前に記載しておくとスムーズに議事録を作成できるでしょう。

具体的には「〇時〇〇分～〇時〇〇分：新規採用計画の概要説明」というように時間配分も併せて記載しておきます。

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2.5. 議題に対する意見

議事録には、各議題に対する意見を記載します。結論とその議題を取り上げた経緯、決定に至るまでの議論内容などをまとめましょう。

質疑応答のポイントも記載すれば、会議への不参加者を含めた、関係者全員に会議の内容を伝えやすくなります。

2.6. 宿題・課題

会議で結論が出ずに終わった課題や、次回の会議までに考えておくべき課題を記載しましょう。

決定事項と未決定事項をひと目で判断できるようにしておくことがポイントです。なお、議題ごとに見出しを付けることで文章にメリハリがついて内容を把握しやすくなります。

2.7. 次回の開催日時・場所

次回の開催予定がある場合は、日時や場所を記入します。未定の場合は、候補の日時を記載して参加者に周知を図りましょう。

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3. 議事録の書き方のコツやポイント

書き方のコツやポイントを押さえておけば、会議のスピードに合わせて議事録を作成できます。

3.1. 会議や話し合いの目的を明確化しておく

会議や話し合いの目的を事前に把握しておかなければ、要点を押さえた議事録を作成できません。

また、重要な部分が記載されていなかったり、会議に参加していない人には理解しづらい内容になっていたりするケースもあります。

どうして会議が行われるのか、その目的や、何を解決したいのかをあらかじめ理解したうえで議事録を作成しましょう。

3.2. 必要な項目はあらかじめ入れておく

はじめに会議のテーマや重要な部分、決定事項・未決定事項を整理して、議論に応じて経緯なども書き加えるようにします。

会議前に決定している「会議名」「日時」「場所」「参加者」などの項目・情報は、あらかじめ記載しておきましょう。

また、議事録を作成する前に、過去の議事録に目を通しておけば大まかな流れが把握できるので全体像をイメージしながら作成できます。

3.3. わかりやすく簡潔にまとめる

議事録は、さっと読むだけで話し合いの内容がわかるようにまとめることが大切です。

要点を整理した上で、箇条書きや図解、表を積極的に使うなどして視認性も高めましょう。

曖昧な表現や、不要な情報が含まれている議事録は、読み手に負担を与えてしまうため、簡潔にまとめることを意識してみましょう。

3.4. 5W1Hを意識する

5W1Hとは、ビジネス文章を作成するうえで意識すべきフレームワークのことを指します。

「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（だれが）」「What（なにを）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」の英単語の頭文字をとった思考整理のための用語です。

議事録を作成する際に、5W1Hを意識すれば、情報の抜け漏れがなく、要点を押さえた文章に仕上がります。

会議がいつ・どこで・誰と・何のために行われたのか、今後どのように進めるのかを意識して記載すると良いでしょう。

3.5. メモを取り、取りきれない場合は録画・録音をする

会議で話し合った内容を細かくメモして、会議後に議事録としてまとめます。メモだけでは抜け漏れが心配だと感じた場合は、録画や録音をしておくと安心です。録画や録音をする際には、事前に周りに伝えておきましょう。

とくに売上や予算など重要な数字が出たときなど、聞き漏れや解釈のミスがあれば、大きなトラブルにつながる可能性もあります。

万が一、録画や録音をしておらず、聞き逃してしまった場合は、後で質問をしてメモに書き留めておきましょう。

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4. 議事録の書き方の例

議事録の書き方の具体例を「問題のない例」と「NGな例」に分けて紹介するので、作成の際に参考にしてみましょう。

ここではサンプルとして簡潔に記載しています。

4.1. 問題のない例

前述の基本項目紹介の通り、議事録のタイトルや日時、開催場所など、事前に記載できるところは前もって記載しておきましょう。

また、後から確認した際に、どのような議事内容がでて、決定した事項や未決定事項は何かが分かるようになっています。

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5. 自分で議事録のフォーマットを作るには

会社によっては、議事録のフォーマットが用意されているケースもあります。決まったフォーマットが存在しない場合は、自分で作成してみても良いでしょう。

WordやGoogleドキュメントなどで基本のフォーマットを活用して作成することをおすすめします。ここで紹介した「問題のない例」を基に自分で作成することも可能です。

また、議事録作成や文字起こしを簡単に行えるツールもあるので、時短したい方は検討しても良いかもしれません。

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6. まとめ

議事録を基本項目に沿って記載すれば、「いつ・どこで・誰が・何を議論したのか」がひと目で分かる内容になります。

決定事項に至る経緯や今後の課題も明確になるので、参加者はもちろんのこと、不参加の人にも会議の内容を簡潔に伝えられるでしょう。

いつ誰が読んでも短時間で内容を把握できる議事録が理想的だと言えます。重要なポイントを抽出し、作成すれば経験とともに上達していくでしょう。

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