【WEB会議の質が問題】マイクやカメラより重要な「ファシリテーション」

テレワークとともにすっかり定着したWeb会議。慣れないうちはパソコンや通信のトラブルが主な課題でしたが、環境が整ってくると、会議の質や成果がクローズアップされます。Web会議の質を向上させるファシリテーションに着目します。(Misa)

1.Web会議を成功させるファシリテーターの役割

移動がいらないWeb会議は感染予防以外にも移動時間や交通費の削減など多くのメリットがあり、コロナ収束後も定着していくと考えられます。自社の会議に不満を感じるビジネスパーソンは多く、会議がダラダラしてしまう、明確な結論が出ない、発言者が偏るなどが多くの企業で問題視されていました。こうした課題を解決し、質の高い会議運営を実現するのがファシリテーションです。

ファシリテーションとは、もともとは「（反応を）促進すること」という意味です。そこから転じて、会議やプロジェクトなどの集団活動がスムーズに進むように働きかけ、成果が上がるように支援することをさし、それを行う人をファシリテーターと呼びます。会議における「議長」に近い役割ですが、合意形成や相互理解などの成果につなげるという意味では、プロジェクトリーダーに近い部分もあります。ファシリテーターの存在がWeb会議を成功に導きます。

＜Web会議におけるファシリテーターの役割＞

• 議論の流れを構成する
• 問題提起を行い、意見を引き出す
• 議論の行き詰まりを解消する
• 議論の内容や流れを可視化する
• 意見を整理し、全体で納得感をもてる結論へ導く

2.Web会議を円滑に進めるためのポイント

Web会議は、始まりでもたつくとどうしてもダラダラした印象になります。開会前にしっかり準備をしましょう。そして、オンラインの距離感を埋めるために議題をできるだけ簡潔にし、進行状況を可視化するなどの工夫が必要です。

＜事前準備＞

・接続テスト、共有資料の準備などの事前チェック

システム上の不具合や資料の不足などによる遅延やもたつきをなくす。

＜議事進行＞

・議論の進捗状況を可視化する

ホワイトボードツールなどを活用し、現在の議案、論点、決定事項など、認識を共有しながら議論を進める。

・議題ごとにこまめに区切る

対面での会議よりも距離感を強く、議論の流れに乗れずに発言しづらい場合がある。

議題ごとに発言していない参加者の質問や意思確認を拾って、取り残される参加者を出さないよう配慮する。

・発言に対してわかりやすくリアクションをとる

画面越しの距離感を埋めるために、相槌や表情によるリアクションを意識する。

・発言内容や意図を明確にする

発言が聞き取りづらい、わかりづらいときはそのつど確認する。

＜最後に＞

・会議の最後に決定事項などを確認する

ホワイトボードツールや議事録のメモなどを活用し、決定事項やタスクを確認する。

3.コロナ禍の中で普及したWeb会議、テレワーク世代の若手の強みになる可能性

Web会議が定着し、機材や環境の問題がクリアされたら、会議の質や効率にスキルの差が表れるようになるでしょう。スマートで充実した会議が行えることは、優秀なビジネスパーソンの条件のひとつです。Web会議のスキルに関する書籍やWeb会議ファシリテーションスキル研修も出てきています。

2020年に社会人となった皆さんは、コロナの影響で研修やOJTが従来とは変わってしまいました。そのことをマイナスに感じている方もいらっしゃると思いますが、Web会議や商談のスキルが、テレワーク世代である2020年以降入社の若手の強みとなる可能性もあります。