参加者が同じ場にいなくても手軽に意見の交換ができるWeb会議。新型コロナウイルスの感染拡大を契機に需要が急速に広がりました。
ただ、ぜひ注意していただきたいのは、Web会議には通常の会議とは違うマナーが存在するということです。
今回は、Web会議の概要に加え、実施時に注意すべきマナーなどを解説していきます。既にWeb会議の経験がある方は確認のために、まだ経験がない方はこれからに備え、ぜひポイントをおさえておきましょう。
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1．Web会議とは
Web会議とは、インターネットに接続されたパソコンやタブレット、スマートフォンなどのデバイスに専用のアプリをインストールするか、またはブラウザ から直接オンラインでおこなえる会議のことです。デバイスとネット環境以外に特別な機材は必要はなく、事前にアプリのインストールさえ済ませておけばどこでも参加できます。また、会社によってはセキュリティの観点からアプリのインストールができない場合もありますが、ツールによってはブラウザ上から参加することが可能です。
お互いの顔を見ながら会話できるのはもちろんのこと、テキストや動画などの資料共有も可能なため、遠隔でも十分に有効な会議が実現します。
1.1．Web会議に注目が集まる背景
冒頭でも述べたように、2020年から始まった新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、私たちの働き方は急速に変化を遂げました。感染拡大防止のために自社オフィス以外の環境で仕事をする「テレワーク(リモートワーク)」が推奨され、社員同士が直接顔を合わせる機会が少なくなりました。その中で新たな会議様式として広まったのが「Web会議」です。
従来、遠隔でのコミュニケーション方法は音声や文字が主流でしたが、Web会議システムの導入により対面時とほとんど変わらないようなスムーズなコミュニケーションができるようになり、多くの企業で導入が進められています。
1.2．テレビ会議との違い
Web会議は、デバイスとインターネット環境さえあればそれぞれの場所から自由に参加が可能です。それに対してテレビ会議は、専用の接続機材やカメラ、マイクなどを使用して遠隔で会議を行う仕組みです。
専用の機材を使用するため、どこでもできるというわけではなく、参加者はあらかじめ決められた場所に集まらなければなりません。ですが、ある程度まとまった人数で会議を行いたいときは、テレビ会議のほうが便利な場合もあります。
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2．Web会議で使用される人気のツール
Web会議で使用されるツールには多くの種類があります。
特に以下のツールは知名度も高く、多くの企業で導入されています。
- Zoom
- Google Meet
- Microsoft Teams
- Skype
無料版はもちろん、より使い勝手のいい有料版も増えており、会議のやり方に合ったツールを選択可能です。
3．Web会議のマナーが大切な理由
Web会議のように直接対面しないケースにおいても基本的なビジネスマナーを守ることは必須です。むしろ、相手の状況や場の空気感が読み取りづらいWeb会議こそ、双方がマナーを意識し相手を気遣う気持ちを持たなければいけないでしょう。
お互いが気持ちよくWeb会議に臨むために、相手を置き去りにして一方的に会議を進行してしまったり、自らの準備不足で迷惑をかけたりすることがないようにしたいものです。
ここからは、【環境】【外見・表示】【会話・発言】の3つに分けて、Web会議において必要なマナーを解説していきます。
4．Web会議のマナー【環境編】
Web会議を滞りなく進めるためには、Web会議に適した環境作りが欠かせません。まずは必要となる事前準備について確認していきましょう。
4.1．通信環境を整える
Web会議のスムーズな進行には通信環境の良し悪しが大きく影響します。Wi-Fiルーターに不具合がないか、設置位置は適切か、安定した回線速度が保てるブロバイダーを利用しているかなど、通信環境を再確認しておきましょう。
また通信速度はさまざまな影響を受け、日によって変動する場合もあるため、Web会議前にあらかじめ接続チェックを実施しておくとトラブルのリスクが軽減できます。
4.2．カメラの角度や映り方をチェックする
Web会議の前には、あらかじめカメラのチェックも必要です。自分の顔が遠すぎると表情が相手に伝わりづらくなり、近すぎると威圧感を与える可能性があります。角度や照明の加減によっては顔色が悪く映ることもあるので、適切な画角に調整しておきましょう。
4.3．雑音が入らないように静かな部屋で行う
Web会議は静かな部屋で参加するのがマナーです。自宅のリビングなどでは生活音が入り込んでしまう可能性もあります。できる限り雑音が入り込まない距離感を確保しましょう。
4.4．マイク付きイヤホンを着用する
デバイス自体にマイクやスピーカーが備わっているケースも多いですが、双方の声をより聞き取りやすくするため、またスピーカーが発する音をマイクが拾い、その音をまたスピーカーが拾うことで起きる「ハウリング」という現象を防ぐため、マイク付きイヤホンの使用をおすすめします。
5．Web会議のマナー【外見・表示編】
続いて、Web会議時の画面表示や自らの服装などについてのマナーです。他の参加者に不快感を与えないように意識しましょう。
5.1．表示名は本名で設定する
Web会議の画面に表示される名前は本名を設定するのがマナーです。ニックネームやイニシャルを設定していると、主催者が、設定された名称が誰なのか判断できず参加承認できなかったり、他の参加者に認知してもらえなかったりする可能性があります。
5.2．背景に気をつける
自分の背景に物があまり映り込まないよう気を配りましょう。散らかっていると相手にだらしない印象を与えてしまいますし、プライバシーを守る意味合いもあります。ドアや壁、窓などが背景になるように自分の位置を調整したり、バーチャル背景を活用したりといった対策をおすすめします。
5.3．服装や身だしなみにも気を配る
相手に不快感を与えない服装と身だしなみを心がけましょう。服装は会社の規程や会議の参加者にもよりますが、男性なら襟付きのシャツ、女性ならブラウスなどのビジネスカジュアルをおすすめします。清潔感がある髪型を意識することも必要です。
さらに、意外に忘れてしまいがちなのが男性のヒゲや女性のメイクです。ヒゲ剃りやメイクはしっかりやる必要はないですが、清潔感を意識し事前にしっかりチェックしておきましょう。
6．Web会議のマナー【会話・発言編】
次に、Web会議中の会話や発言に関してのマナーを解説します。有意義な会議のためにも、以下は最低限意識しておきましょう。
6.1．はっきりとゆっくり話す
スピーカー越しに聞く声は、対面時よりも聞き取りづらくなることがあります。意識的にはっきりと、且つゆっくりとしたスピードで話すように心がけましょう。誤った認識やすれ違いを生まないためにも注意が必要です。
6.2．最後まで聞いてから反応をする
相手の話を最後まで聞き終えてから発言をするのがマナーです。Web会議ではインターネット回線の影響で相手の声がワンテンポ遅れてこちらに伝わってくることがあります。そのため、相手が最後まで話しきる前に話を遮る形になってしまう可能性があります。数秒間の時間の余白を設けたり、「よろしいでしょうか」と一声かけてから話を始めたりすることで対策をしましょう。
6.3．相づちは声でなくうなずきで対応する
Web会議の場合、相づちは声でなくうなずきで反応するようにしましょう。対面であれば声で問題ありませんが、前述のようにWeb会議では音声が遅れて届くため、相づちの声が会話の進行を妨げてしまう可能性があります。
6.4．話をしないときはミュートにする
Web会議で自分が発言しない間はマイクをミュートにし、こちら側の音が相手に聞こえないようにしましょう。発言者の声以外の音が混ざると話が聞き取りづらくなるだけでなく、参加者の集中力を削いでしまう可能性もあります。
6.5．はっきりと挨拶をする
Web会議の冒頭や自分が発言する前には、しっかりと名前を名乗るようにしましょう。事前に挨拶しておけば、参加人数が多い場合や資料の画面共有時など音声のみで会話する際でも、発言者が誰なのか伝わりやすくなります。
7．Web会議のマナー【番外編】
最後に番外編として日本特有のマナーについて解説します。
まずは、会議中の上座・下座についてです。
通常、日本の企業では「目上の人を奥に、役職が低い人を入口近くに」というマナーがあります。
しかし、WEB会議ではログインした順番で画面が配置されるため、上座・下座について考える必要はありません。
また、退出する順番も同様です。対面式の会議のように、上司が退出するのを待たなくても問題ありません。
ただし、無言で退出するのではなく、「それでは失礼します」など必ず一言かけるようにしましょう。
8．まとめ
対面での会議とWeb会議では気を配るべきポイントが異なることがおわかりいただけたでしょうか。マナーという言葉を使うと堅苦しさを感じるかもしれませんが、これらは参加者が気持ちよく会議に参加するために最低限必要なものです。
しかし、過剰に緊張する必要はありません。相手の立場を思いやる気持ちを持つことができれば、自然とマナーを踏まえた言動が取れるようになるはずです。Web会議の際には、ここで紹介したマナーを意識し、ぜひ実践してみてください。
