電話が苦手・嫌いな人は多い？その理由と苦手意識を克服する方法

電話が苦手・嫌いという人は意外に多くいます。特に、メールやチャット、SNSなどを利用することが多く、電話で話すことに慣れていない若い世代は、苦手意識を持つ人が少なくありません。

しかし、仕事などで電話をしなければならないことも多々あります。電話の基本マナーやコツを知って、電話するのが苦手・嫌いという意識を克服していきましょう。(Misa)

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1. 電話に苦手意識を持つ人が増えている

電話は私たちのコミュニケーションツールの中でも、従来は一般的に利用されることが多かったものですが、最近では「電話が苦手だ」「電話が嫌い」という人も多くいます。

メールやSNSの普及によって、公私ともに電話で話す機会や回数が減少していることが影響しているとみられ、総務省の「通信量からみた我が国の音声通信利用状況【令和5年度】」を見ても、2023年度における日本国内の音声通話による総通信回数は602.4億回となり、前年度比で6.6％の減少となっています(※)。特にメールやSNSをよく使う20代、30代に電話を苦手とする人が多いと推測されます。

【出典】総務省「通信量からみた我が国の音声通信利用状況-令和5年度における利用状況【令和5年度】」

しかし、仕事で電話を使う場合など、電話をかけたり受けたりすることを避けられない場合があります。そうしたとき、きちんと対応ができるように少しでも苦手意識を克服しておくべきでしょう。

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2. 電話マナーの習得と慣れが必要

電話に苦手意識を持ってしまう大きな原因は、「電話でどう話したら良いかわからないこと」「電話に慣れていないこと」だと考えられます。電話で話した経験が少ないがゆえに、電話での基本的なマナーを知らなかったり、声だけでのコミュニケーションに戸惑いを感じたりするのです。

特にビジネスシーンで面識のない人と話す場合、こういったハードルが強く感じられる傾向にあります。

しかし裏を返せば、電話マナーをしっかり理解し、音声のみのコミュニケーションにある程度慣れれば、苦手意識を克服できる可能性が高いとも言えるでしょう。これから紹介する内容を参考にして、ぜひ電話スキルを身につけてください。

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3. 覚えておきたい電話の基本的なマナー

親しい人とのプライベートな電話ではそれほどマナーを意識しなくて良い場合もありますが、誰と電話をすることになってもきちんと対応できるように、基本的なマナーを覚えておきましょう。

(1)電話をかけるタイミングを見計らう

電話は、リアルタイムで音声通話をするコミュニケーションツールです。相手が都合の良いタイミングで確認できるメールなどと異なり、通話のために相手と時間を共有しなければならないので、タイミングに気をつけましょう。

例えば、相手が忙しい時間帯がわかっている場合はその時間は避けるべきです。またビジネスシーンでは、昼休みや終業時間後の架電は控えましょう。緊急の用件がある場合は仕方のないこともありますが、相手の状況を考えるのが基本的なマナーです。

(2)用件や話す内容を事前にまとめておく

こちらから電話をかける場合、電話をかける前に伝えたいことを箇条書きなどでまとめておくとよいです。話したいことが整理できていないと、会話の内容が不明瞭なものになって認識に齟齬が生まれたり、通話時間が長引いて相手に迷惑をかけてしまったりします。

込み入った用件の場合は、メールなどで事前に相手に用件が伝わっていれば話しやすくなります。電話での会話では、相手の意向の確認や補足説明だけで済むようにしておくと、スムーズに会話ができるでしょう。

(3)ハキハキと聞き取りやすい声で話す

電話では声だけで相手と会話しなければならないので、できるだけ聞き取りやすい話し方をすることを意識しましょう。電話をしているときに相手の発言がよく聞き取れない、という経験をしたことがある人もいるかもしれませんが、話し方1つで聞き取りやすくなることも多いのです。

少なくとも相手にはそういった不快感を感じさせないように、声の音量や発音、話すスピードなどに気をつけましょう。また、通信環境が良い場所や、周囲の雑音ができるだけ入らない場所を選んで通話することも大切です。

(4)最初に所属や名前を名乗る

電話をかける際も受ける際も、最初に自分の所属や名前を名乗るのが基本です。例えば仕事での電話なら、会社名、部署名、自分の名前を名乗ります。

またビジネスシーンの場合、第一声は「もしもし」ではなく、かける側なら「いつもお世話になっております」「突然のお電話失礼いたします」、受ける側なら「お電話ありがとうございます」といった言葉を使います。

(5)メモをとりながら話す

メールでは内容を後から確認することができますが、電話の場合は録音していない限り通話が終わってから内容を再確認することができません。そのため、通話しながらメモを取っておくと良いでしょう。

会話の内容を忘れないということだけでなく、メモをとることで頭が整理され、冷静に話ができるようになるメリットもあります。

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4. 電話で使えるフレーズ集

電話に慣れていないと、とっさに言葉が出てこず焦ってしまうこともあるでしょう。敬語を使わなければならないケースも多いですが、そもそも敬語に慣れていない場合はなおさらです。

そこでここでは、電話でよく使われるフレーズをご紹介します。これらを覚えておくだけでも、スムーズな会話がしやすくなるでしょう。

(1)第一声で使えるフレーズ

相手と電話がつながったときの第一声では、以下のようなフレーズが使われます。

(2)相手に聞き返すときに使えるフレーズ

氏名が聞き取れなかったなど、相手に聞き返したいときには以下のようなフレーズを使います。

(3)担当者に取り次ぐ場合に使えるフレーズ

固定電話や代表電話では、取り次ぎが必要なケースも多くあります。その際に使えるフレーズをご紹介します。

(4)担当者が留守だった場合に使えるフレーズ

固定電話や代表電話にかける際、話したい相手が不在の場合もあるでしょう。電話を受ける場合も同様で、担当者が不在のこともあります。そのようなときは、対応方法によってフレーズが変わります。

(5)電話を切るときに使えるフレーズ

電話を切るときも、以下のようなフレーズを使って丁寧な対応を心がけましょう。

5. ミスを恐れず積極的にトライすることが大切

電話に苦手意識がある人は、慣れるまでは不安になるかもしれませんが、電話での言葉遣いなどが取り返しのつかないトラブルに発展する可能性は低いと考えられます。例えば、ちょっとした敬語の間違いや噛むことは失敗のうちに入らないと言って良いでしょう。

特にビジネスシーンでは、電話を避けて心証を悪くする方がデメリットとしては大きいかもしれません。内容や緊急性によって電話とメール、SNSなどを使い分けられるようになることが大切です。

どうしても心配なときは、相手先や内容を知っている上司や先輩に、横で聞いていてもらうのも良いと思います。聞いていてもらえるだけでも安心感がありますし、本当に困ったときには電話を代わってもらうこともできます。

心理的な負担を感じずに電話ができるようになれば、コミュニケーション手段の選択肢が増え、相手との関係を深めることにもつながるでしょう。積極的にトライして、早いうちに慣れてしまうのが得策です。

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6. まとめ

電話はメールやチャットと異なり、その場で受け答えを考えながらコミュニケーションをとらなければならないという特徴があるため、苦手意識を持つ人も多くいます。相手の顔が見えず、声だけでやりとりすることにハードルを感じる人もいるでしょう。

しかし、ほとんどの場合は経験の少なさから苦手意識が生じていることが多く、基本的なマナーを覚えてある程度の回数をこなせば、克服するのはそれほど難しくないこともあります。

本記事で紹介した電話のマナーやよく使うフレーズを頭に入れ、細かなミスは恐れずに電話対応に臨んでみましょう。

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