【電話が苦手】電話するのが苦手・嫌いな場合の苦手意識を克服するポイント

20代を中心に電話が苦手・嫌いという人が増えています。スマートフォンもメールやSNSの利用が多く、電話で話すことに慣れていないのでしょう。しかし、仕事上の電話を避けて通ることはできません。電話のかけ方を知れば、電話するのが苦手・嫌いという苦手意識を克服できます。(Misa)

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1.電話に苦手意識を持つ人が増えている

ある調査では調査対象の4割もの人が「電話恐怖症」であるという結果が出たそうです。メールやSNSの普及によって、公私ともに電話で話す機会や回数の減少が影響しており、特に20代、30代に多いそうです。恐怖症とまではいわなくても、電話に苦手意識というレベルの人はさらに多いと考えてよいでしょう。

電話に苦手意識を持つ人は、特に固定電話にかけるときに緊張する傾向があるそうです。実際、電話を使うべき緊急性が高い用件を、若手社員がメールで済ませようとしたという話は珍しくありません。自分が苦手だからといって電話を避けるのは、ビジネスパーソンとしてはあってはいけないことですし、場合によっては、より深刻なトラブルを引き起こしてしまう可能性もあります。

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2.電話のかけ方、失敗しない3つのポイント

ビジネスマナーには電話のマナーも事細かに書かれていますが、マナーにとらわれるより、会話の中身や意思の疎通を充実させることが大切です。どうしても心配なときは、相手先や内容を知っている上司や先輩に、横で聞いていてもらうのも良いと思います。

聞いていてもらえるだけでも安心感がありますし、本当に困ったときには電話を代わってもらうこともできます。もちろん、何度もお願いしてよいことではありませんが、難しい用件の場合に上司や先輩に頼るのは悪いことではありません。

(1)電話をかけるタイミング

相手が忙しい時間帯がわかっている場合はその時間は避けるべきです。また、昼休み、終業時間後は緊急の用件以外は控えましょう。

(2)用件や話す内容を事前にまとめておく

電話をかける前に伝えたいことを箇条書きにしておくとよいです。こみいった用件の場合は、メールなどで事前に相手に用件が伝わっていれば話しやすくなります。電話での会話は、相手の意向の確認や補足説明で済むようにしておくと、スムーズに会話ができます。

(3)メモをとりながら話す

会話の内容を忘れないということだけでなく、メモをとることで頭が整理され、冷静に話ができるようになります。パソコンに入力するより、手書きのほうが効果は高いです。

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3.電話は習うより慣れろ

電話に苦手意識がある人は話す言葉に意識が集中しがちですが、ちょっとした敬語の間違いや噛むことは失敗のうちに入りません。習うより慣れろ、と言いますが、一般的には多くても数回の電話で慣れてくると思います。

慣れるまでは不安になるかもしれませんが、電話での言葉遣いが取り返しのつかないトラブルに発展する可能性はきわめて低いです。電話をかけて失敗するより、電話を避けて心証を悪くする方がデメリットとしては大きいでしょう。

内容や緊急性によって電話とメール、SNSを使い分けられるようになることが大切です。気軽に電話できるようになると、コミュニケーション手段の選択肢が増えるだけでなく、相手との関係を深めることにもつながるでしょう。