ビジネスホンの使い方は？先輩社員に初歩的な質問をするコツも紹介

わからないことが多すぎて質問ができない......新入社員あるあるですね。「何でも聞いてね」といわれても、あまりに初歩的な質問だと思うと遠慮してしまうこともあります。忙しい先輩社員に、初歩的な質問をするときのコツをご紹介します。(Misa)

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1.電話のかけ方がわからない! どうする!?

新入社員が配属されて初めて自分の席についたとき、目につくのがオフィス用の電話機、いわゆるビジネスホンです。新入社員には、率先して電話をとるよう指導する会社も多いですね。しかし、ビジネスホンを初めてみる新入社員には使い方がわかりません。研修でビジネスホンの操作を教えられることはほとんどないでしょう。

新入社員を受け入れる時期は、教えなければいけないことが非常に多いです。その結果、優先順位の低いものは後回しにしたり、忘れてしまったりということがあります。

本来はビジネスホンの使い方も説明されるべきですが、必要なタイミングで説明がなかった場合には、自分から質問するのが新入社員として正しい対処です。

ここではビジネスホンの使い方を例にしましたが、どんなに初歩的なことでも、聞かなければわからないことは聞くのが、教わる側の責任です。初歩的な質問だからといって遠慮する必要はまったくありません。

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2.ビジネスホンの基本的な機能

ここではビジネスホンの機能について解説します。

多くの会社で設置されているビジネスホンは、一般的に家庭で使われている固定電話とは異なる機能が備わっています。

また、日常生活で使い慣れているスマホとは特に機能が異なるので注意しましょう。

2.1.保留機能

保留機能は家庭にある固定電話やスマホにも備わっている機能で、通話中に「保留ボタン」を押すことで待機状態になり、再度保留ボタンを押すと通話が再開されます。

調べて返答する必要がある場合や、担当者へ電話をつなぐ際に使います。

誤って電話が切れてしまったり、社内の雑音が相手に聴こえてしまったりするのを防ぐため、お待たせする場合は必ず保留にしましょう。

2.2.転送・内線機能

転送機能は外部からの電話を社内の電話機につなぐ機能です。

また、内線機能は社員同士で社内の電話機を使って通話ができる機能です。

社内で複数の電話機が使用されている場合、社内のネットワークを使用して別の階や場所にいる社員に連絡することができます。

2.3.子機

卓上に固定されているビジネスホンとは別に、移動しながら使用できる携帯型のビジネスフォンを子機と呼びます。

子機を使用することで、転送機能や内線機能を使って効率的にコミュニケーションを取る事ができます。

３.初歩的な質問をするコツ

質問したいことがあっても、先輩や上司の忙しそうな様子に遠慮してしまうこともあるでしょう。しかし、遠慮しすぎて自分の判断で仕事を進めて失敗したり、仕事を止めてしまったりすると、かえって多大な迷惑をかける可能性があります。やはり、必要なタイミングで質問することが大切です。慣れてくればわかりますが、質問や相談を投げかけるにはコツがあります。

・聞くタイミングを考える。

　電話やアポの隙間を見計らい、落ち着いた様子のときに「質問してよろしいですか」と声をかけましょう。

・知ったかぶりをしない。

　聞きなれない専門用語や社内用語を使って説明されることがあります。わからないことはその場で聞いていきましょう。

・聞きたいことを整理しておく。

　質問する際にわからないこと、疑問点を自分なりに整理します。進めている作業がある場合は、進捗状況を説明できるようにしておきましょう。

・同じことを繰り返し聞かない努力をする。

　時間を割いてもらうのですから、説明されたことはしっかり覚えましょう。理解できなかったことを再質問するのは問題ありませんが、わからなかった点は自分なりに整理してポイントを絞って質問します。

・調べてわかることは調べ方を教えてもらう

　社内文書やインターネットで調べてわかることもあります。調べ方を教えてもらい、自分なりに理解したうえで確認するというやり方にすると、知識習得が早くなります。

4."デキる"新入社員になるために

日本企業の多くは、新入社員を即戦力として期待していません。しかし、新入社員の中でも「デキる」と評価される人はいます。成長速度はそれぞれなので、あまり気にする必要はないと思いますが、新入社員の評価を左右するのは、主に教えたことの理解や仕事への取り組み方です。それらは、仕事に関する質問と説明されたことをどう活かすかに表れます。

評価のためということではありませんが、質問をするときに意識しておくとよいポイントをまとめました。

• ・適度な緊張感をもって周囲を観察し、タイミングよく質問する。
• ・理解できなくて再質問するのはOK、忘れて質問するのはNG。
• ・ひとつの説明から、付随する質問を考える習慣をつけよう。
• ・調べてわかることか聞かないとわからないことかを考える。
• ・聞くよりも自分で調べるほうが知識として身につきやすい。

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