【電話のかけ方がわからない】遠慮は不要!? 先輩社員に初歩的な質問をするコツ

【電話のかけ方がわからない】遠慮は不要!? 先輩社員に初歩的な質問をするコツ

わからないことが多すぎて質問ができない......新入社員あるあるですね。「何でも聞いてね」といわれても、あまりに初歩的な質問だと思うと遠慮してしまうこともあります。忙しい先輩社員に、初歩的な質問をするときのコツをご紹介します。(Misa)

1.電話のかけ方がわからない! どうする!?

新入社員が配属されて初めて自分の席についたとき、目につくのがオフィス用の電話機、いわゆるビジネスホンです。新入社員には、率先して電話をとるよう指導する会社も多いですね。しかし、ビジネスホンを初めてみる新入社員には使い方がわかりません。研修でビジネスホンの操作を教えられることはほとんどないでしょう。

新入社員を受け入れる時期は、教えなければいけないことが非常に多いです。その結果、優先順位の低いものは後回しにしたり、忘れてしまったりということがあります。

本来はビジネスホンの使い方も説明されるべきですが、必要なタイミングで説明がなかった場合には、自分から質問するのが新入社員として正しい対処です。

ここではビジネスホンの使い方を例にしましたが、どんなに初歩的なことでも、聞かなければわからないことは聞くのが、教わる側の責任です。初歩的な質問だからといって遠慮する必要はまったくありません。

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2.初歩的な質問をするコツ

質問したいことがあっても、先輩や上司の忙しそうな様子に遠慮してしまうこともあるでしょう。しかし、遠慮しすぎて自分の判断で仕事を進めて失敗したり、仕事を止めてしまったりすると、かえって多大な迷惑をかける可能性があります。やはり、必要なタイミングで質問することが大切です。慣れてくればわかりますが、質問や相談を投げかけるにはコツがあります。

・聞くタイミングを考える。

 電話やアポの隙間を見計らい、落ち着いた様子のときに「質問してよろしいですか」と声をかけましょう。

・知ったかぶりをしない。

 聞きなれない専門用語や社内用語を使って説明されることがあります。わからないことはその場で聞いていきましょう。

・聞きたいことを整理しておく。

 質問する際にわからないこと、疑問点を自分なりに整理します。進めている作業がある場合は、進捗状況を説明できるようにしておきましょう。

・同じことを繰り返し聞かない努力をする。

 時間を割いてもらうのですから、説明されたことはしっかり覚えましょう。理解できなかったことを再質問するのは問題ありませんが、わからなかった点は自分なりに整理してポイントを絞って質問します。

・調べてわかることは調べ方を教えてもらう

 社内文書やインターネットで調べてわかることもあります。調べ方を教えてもらい、自分なりに理解したうえで確認するというやり方にすると、知識習得が早くなります。

3."デキる"新入社員になるために

日本企業の多くは、新入社員を即戦力として期待していません。しかし、新入社員の中でも「デキる」と評価される人はいます。成長速度はそれぞれなので、あまり気にする必要はないと思いますが、新入社員の評価を左右するのは、主に教えたことの理解や仕事への取り組み方です。それらは、仕事に関する質問と説明されたことをどう活かすかに表れます。

評価のためということではありませんが、質問をするときに意識しておくとよいポイントをまとめました。

  • ・適度な緊張感をもって周囲を観察し、タイミングよく質問する。
  • ・理解できなくて再質問するのはOK、忘れて質問するのはNG。
  • ・ひとつの説明から、付随する質問を考える習慣をつけよう。
  • ・調べてわかることか聞かないとわからないことかを考える。
  • ・聞くよりも自分で調べるほうが知識として身につきやすい。

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原稿:Misa

ITベンチャーで企画、人材開発、広報などを経て独立。現在はコンサルタント、ときどきライター。ライターとしては、IT系以外、アニメ・マンガ、車から美容・健康まで何でもチャレンジ中。

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