面接の第一関門とも言える受付ですが、採用結果に影響を及ぼす可能性もあり、対応の仕方やマナーが非常に重要です。しっかりと受付対応を行い、スムーズに面接に臨めるようにしましょう。

受付時の印象によって採用試験の合否が変わる場合もある

面接を行なうのは面接官ですが、所作や言動、マナーなどは面接官以外の社員や担当者、受付スタッフからも見られています。面接官も面接者の様子を、他のスタッフに聞いている可能性もあります。面接の受付時にしっかりとしたマナーと対応で良い印象を与え、採用結果にプラスになる可能性もあれば、悪い印象を与え評価を下げる可能性があります。それだけに受付も面接と同様に気を引き締めておきましょう。

面接時の受付のマナー

面接の際の受付では最低限守らなければいけないマナーがあります。悪い印象を与えないためにも、重要なポイントを確認していきましょう。

身だしなみのチェックは建物に入る前に済ませる

面接会場のある建物に入る前にスーツや髪型など、身だしなみのチェックは必ず済ませるようにしましょう。建物に着いてから身だしなみを整えるのは、避けた方が賢明です。応募企業の社員や面接官の目に入ってしまった際に、印象が悪くなる可能性があるからです。

スーツやシャツ、髪型が乱れていないか、ネクタイはしっかりと締まっているか、靴やカバンは汚れていないかなど、面接会場のある建物に入る前までに鏡を使って確認します。携帯電話も必ず電源を切り、スーツのポケットではなくカバンに入れておきましょう。

インターホンや内線電話での呼び出しの仕方

エントランスに受付の人がおらず、インターホンや内線電話で担当の方を呼び出す企業もあります。インターホンや内線電話には、呼び出し番号が書かれていますので、その通り番号を押し、担当者が出たら挨拶と用件を伝えましょう。事前に企業からきているメールに呼び出し手順が書かれている場合もあるので把握しておく必要があります。

好印象を与える受付時の挨拶と自己紹介

インターホンや内線電話で呼び出し、担当者が出たら「本日●●時に、▲▲部（担当部署）の◯◯様（担当者名）と面接の約束をさせて頂きました△△と申します」と大きな声でゆっくりと話しましょう。短くシンプルに伝えるのがポイントです。すると、「参りますので、少々お待ち下さい。」などと言われ担当者が迎えにきます。待っている間も姿勢を正して待つようにしましょう。担当者が来たら改めて姿勢を正して起立し、再度、「本日●●時に、面接の約束をさせて頂きました◯◯の△△と申します。よろしくお願いいたします。」とお辞儀をして挨拶をするようにします。

面接の受付時間に関するマナー

面接において大事なのは質疑応答だけではありません。面接の受付時間に関してもマナーがあり、何時に受付をするかで企業からの印象も変わってきます。印象を悪くしないためにも、適切な時間に受付を済ませるようにしましょう。

受付を行なう最適な時間

面接の受付時間で最適な時間は、面接開始時間の10分前です。早く着きすぎても、採用担当者が別の業務ですぐには応対できない可能性がありますし、面接時間ギリギリに受付をしてしまうと面接開始時間が遅れてしまいます。早すぎても遅すぎても企業や担当者に迷惑を掛けてしまい良い印象を与えることはできません。10分前には受付できるよう、20〜30分前までには会場のある建物の近くに着くようにするのが理想的です。

早く着きすぎた場合の受付の対処法

面接開始時間の1時間前など、会場近くに早く着きすぎた場合は、時間が来るまで受付をしないようにしてください。面接時間まで担当者や面接官も別の仕事をしている可能性が高く、早く受付をしても基本的には対応ができません。早く着きすぎた場合は、約束の時間まではカフェや公園などで過ごすようにしましょう。

リラックスする時間にしても良いでしょうし、質問集などを使い、面接へ向けての最終確認の時間に充てても有効的です。10分前に受付できるように時間調整をして臨むようにします。社員や面接官から、いつ見られているか分からないので、会場のある建物内で時間を過ごすのではなく、外で過ごすのがよいでしょう。

遅刻してしまった場合の受付の対処法

まず前提として遅刻は絶対にしてはいけません。遅刻した時点で時間にルーズで約束を守れない人と認識されてしまい、評価が悪くなる可能性があります。しかし、それでも何らかの理由で遅刻する場合は、分かった時点でできるだけ早く電話連絡をしましょう。メールでは担当者がすぐには気付かない可能性もありますし、大事な連絡をメールで行なうとマナーが守れない人だと見られてしまいます。また電話連絡の際に遅れる理由もしっかりと伝えましょう。

受付では、「交通機関の乱れにより、本日◯◯時から△△時に面接変更させて頂きました、●●と申します。担当者の▲▲様をお願いいたします。」と伝えましょう。受付の方や担当者が面接官と話すことも多いので、受付時にも遅れたことに対しての謝罪を入れるようにしましょう。

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