新入社員を受け入れる際は、新入社員向けに入社後研修、あるいは入社前研修を行うのが一般的です。こういった研修は新入社員研修と呼ばれます。
新入社員研修の目的は、ビジネスマナーをはじめ、担当業務に必要な知識やスキルなど、本格的に業務を始めるにあたって欠かせない内容を学ぶことです。この記事では新入社員研修の内容や実施方法などを解説していきます。
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1.新入社員研修とは
新入社員研修とは、新入社員に向けてビジネスマナーや業務の進め方などを指導する研修です。「新卒社員」を対象にしたものと「中途採用社員」を対象にしたものの2種類があります。
新入社員研修には、入社後のギャップを防いだり、本格的な業務が始まる前の不安を解消したりする役割があり、研修を充実させることで社員の定着率やパフォーマンスの向上に繋がります。
1.1.新卒社員を対象とした研修の狙い
新卒採用の場合は、基本的に社会人経験がない人が対象となるため、ビジネスマナーなど社会人としての基礎を身に付けることが重視されます。
名刺交換・電話対応・来客対応などのビジネスマナー研修を通じて、「社会人になった」「この企業の一員である」という自覚を持ってもらうことが大きな狙いです。それに加えて、業務を行う上での基礎知識・スキルも身に付けさせることになります。
1.2.中途社員を対象とした研修の狙い
中途入社の社員は社会人経験があることがほとんどで、ある程度のビジネスマナーは身に付いているという前提で研修が進められます。そのため、業務を進めるために必要な知識やスキルを中心に、即戦力になるための研修内容となるのが特徴です。
具体的な内容としては、企業理念・業務の進め方・業界情報などが挙げられます。いち早く自社を支える戦力となってもらうことで、ビジネスの成長につなげるのが大きな目的だといえるでしょう。
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2.新入社員研修の内容例
新卒社員向けと中途社員向けで、また業界や業種によって新入社員研修の内容は変わってきますが、ここではよく見られる一般的な研修内容を紹介します。
2.1.社会人としてのマインドセット
社会人は仕事に対する対価として、賃金を受け取ります。そのため、新入社員でも自分の仕事に責任感を持って取り組むことが大切です。特に新卒や第二新卒の社員に対しては、早い段階で社会人としての自覚を持つよう促すことが重要になります。
また、近年は社員の不祥事や企業の不正などを防ぐためのコンプライアンスの視点も重要視されています。従業員のコンプライアンス意識を高めるため、コンプライアンス研修を行う企業も多いです。
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2.2.ビジネスマナー
社会人として、基本的なビジネスマナーは最低限身に付ける必要があります。特に新卒入社向けの研修では、お辞儀・言葉遣い・電話応対・名刺交換といったビジネスマナーの基本から研修を行うのが一般的です。
あわせて、取引先や上司などが出席する宴会や接待の場でのマナーについても学ぶ場合もあります。こうしたマナーを身に付けることで、会社の一員として適切な振る舞いができるようになります。
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2.3.ビジネスコミュニケーション
仕事をするうえでは、上司や同僚、取引先など関係者とのコミュニケーションが重要な要素の一つです。そして、その際にはビジネスシーンに相応しいコミュニケーションのしかたが求められます。
「報連相（報告・連絡・相談）」をはじめ、「意見の要約・発信」「傾聴力」などについて学ぶことで、円滑な業務の遂行につながります。
2.4.企業理念・組織体制など
新入社員に自社の一員として活躍してもらうためには、自社について理解を深めてもらうことも重要です。企業理念や事業目的、組織体制、行動規範などについて伝えることで、新入社員は自身のポジションも理解しやすくなります。
組織としての団結力、組織力を高めたり、企業への帰属意識を高めたりするきっかけにもなるでしょう。
2.5.汎用的なビジネススキル
Excel（エクセル）やWord（ワード）などのオフィスツールの使い方、ビジネスメールの書き方、プレゼンテーションスキルといった、業界・業種・職種を問わず役立つ汎用的なビジネススキルの研修も、新入社員研修として多くの企業で行われています。
また、近年は「ロジカルシンキング」も研修内容として人気です。物事を論理的に順序立てて思考できることで、ビジネスシーンにおけるコミュニケーション能力や問題解決能力の向上も見込まれるでしょう。
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2.6.担当業務に必要な知識・スキル
配属された部署によって必要とされる知識やスキルは異なります。そのため、それぞれが担当する業務に合わせた研修も行われます。
例えば、営業やマーケティングの基礎スキル、労務や経理に関する法的知識、IT知識や情報セキュリティなど、それぞれの業務に関連の深い内容を学び、社内での実務に沿ったスキルも習得します。
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3.新入社員研修を実施するタイミングと期間
新入社員研修を実施するタイミングは、入社前の場合もあれば入社後の場合もあり、企業によって異なります。入社前と入社後に内容を分けて実施するケースもあるでしょう。
研修の期間は、1ヶ月～3ヶ月程度の期間を設定している場合が多いです。ただし、中途入社の場合は基本的なビジネスマナーなどは省略するケースもあるため、新卒社員向けの研修期間より短いことが多いでしょう。
4.新入社員研修の実施方法
新入社員研修には、さまざまな手法や形態があります。ここでは、主な研修の手法や形態についてご紹介します。
4.1.職場外で行われるOff-JT
Off-JTとは、「Off-The-Job Training」の略称で、職場や業務から離れて行う研修やトレーニングのことです。外部講師を招くことも多く、仕事から離れて学習するのでじっくりと学べるメリットがあります。
学ぶ内容や企業の方針などによって、以下のようにさまざまな研修形態が見られます。これらを複数組み合わせて行うケースも多いです。
4.1.1座学
座学は、一般的な学校の授業のように受講者が座って講義を受ける研修です。大勢が集まって行う集合研修では座学形式が採用されることが多いでしょう。
一方的なレクチャーにはなりますが、特に大人数を対象とした知識のインプットには適しています。近年では、講師の話を聞くだけでなく、グループワークやロールプレイと組み合わせて研修を進めることも多いです。
4.1.2.グループワーク
グループワークでは、新入社員を複数のグループに分け、そのグループごとに課題の解決に取り組みます。グループ内での役割分担やコミュニケーションが重要となるため、実際に配属先でチームで働く感覚を磨く効果があります。
内容はグループでのディスカッションや成果物の作成、その他与えられたミッションのクリアなどさまざまですが、社会人に必要なチームワークスキルを高められます。
4.1.3.ロールプレイ
ロールプレイは、実際の場面を再現して訓練を行う手法です。例えば、取引先とのやりとりを想定して、商談時の対応について訓練します。
ロールプレイは基本的なビジネスマナーから商談まで、幅広いスキルの研修で効果を発揮しますが、特に営業職や接客業などの新入社員研修では、このロールプレイ形式が採用されることが多いでしょう。
座学で学んだ知識をロールプレイで実践することで、体系的でありながらより実践的なスキルが身に付きやすくなります。
4.1.4.ゲーミフィケーション
近年、新しい手法として注目されているのがゲーミフィケーションです。業務に関連づいたゲームをプレイして学ぶ手法で、既存のボードゲーム、コンピューターゲームを使うこともあれば、企業研修用にデザインされたゲームを使うこともあります。
ゲームを通じて仕組みが理解できるというメリットと、楽しみながら学べるため参加意欲が高まりやすいというメリットがあり、知識やノウハウを頭だけではなく、肌感覚でも理解できるようになります。
4.1.5.eラーニング
オンラインで実施するeラーニングは、講師や受講者が同じ場所に集合する必要がないので、場所や時間に縛られにくいメリットがあります。
教材は繰り返し使用できる動画やスライド資料などで、受講者は好きなタイミングで繰り返し復習を行えます。学習の進捗確認やテストなどが行えるeラーニング用の学習システムを用いることが多いです。
4.1.6.合宿
お寺に宿泊をする、登山をするなどという泊まり込みの合宿研修は、以前に比べて少なくなっている傾向にありますが、研修期間中は新入社員が寝食をともにすることになり、強い結びつきが生まれやすくなります。
毎年の新入社員が合宿研修を行うと、先輩社員や上司とも共通の体験、話題が生まれることもチームワークに大きな効果をもたらします。2泊3日程度の合宿研修、体験研修が行われることが多いようです。
4.2.職場内で行われるOJT
OJTとは「On-The-Job-Training」の略称で、配属先の現場で実際の業務を進めながら研修を行うことです。新入社員全体を対象としたOff-JTを終えた後に、配属先で行われることもあります。
座学や全体研修で得た知識を実践し、研修だけでは学びきれなかった内容を覚えられるのがOJTのメリットです。同じ部署の上司や先輩社員がトレーナーとなり、自分の担当業務に合わせて必要なスキルや業務の進め方を学べます。
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5.新入社員研修を計画する流れ
新入社員研修の効果を高めるには、しっかりとした事前準備をすることが重要です。計画を練り、進め方やビジョンを明確にしたうえで実施しましょう。基本的な計画の流れは以下の通りです。
5.1.目標やゴールを設定する
最初に、新人研修の目標やゴールを設定します。身に付けるべきスキルなどを洗い出し、まとめておきましょう。
人事部などが新人研修の策定を一手に引き受ける場合などは、研修の方針について現場の社員へのヒアリングも必要となります。さらに、経営陣などにもヒアリングできると良いでしょう。
5.2.研修の内容や手法を決める
研修の目標・ゴールが決まったら、そこに向けて具体的にどのような内容を学習させれば良いか考えます。また、内容に合った研修手法も選定する必要があります。
研修の内容や手法は、参加者にどれだけ面白い・興味深い・役に立つと思ってもらえるかにもつながってきます。退屈になると教育効果も薄れますので、参加を有意義なものに感じてもらえるものにすることが大切です。
5.3.カリキュラムやスケジュールを組む
教えるべき内容や手法が決まったら、カリキュラムやスケジュールを組んで研修計画を完成させます。どの順番で教えると効果的か、また意欲的に取り組んでもらえるかを意識して設計しましょう。
あまり詰め込み過ぎると時間が足りなくなってしまったり、新入社員が十分に理解できないまま次に進んでしまったりするので、適度に余裕を持たせましょう。
なお、教える内容や自社のリソースによっては、外部の講師に依頼したり、外部の教材や研修プログラムを活用したりする方法もあります。
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6.新人社員研修の実施後は振り返りも忘れずに
新入社員研修を実施したあとは、その振り返りを行い、学習内容のさらなる定着や次回以降の研修の改善につなげていきましょう。具体的には、以下のような取り組みがおすすめです。
6.1.新入社員へのインタビューや理解度テストを行う
研修を受けた新入社員を対象にインタビューや理解度テストを行い、その結果によって研修の成果を評価します。
インタビューでは、研修を受けた感想や学べた内容などについて、定性的なデータを得られます。一方、理解度テストで得られるのは数値で表せる定量的なデータです。
理解度テストは研修の前と後に行って、理解度がどの程度上がったかを確かめるのも良いでしょう。
6.2.上司などへのヒアリングを行う
研修後に配属された部署の上司などにヒアリングを行い、研修内容が実践できているかどうかを確かめる方法もあります。この方法では、より客観的な研修の成果を確認できるでしょう。
もしも研修での学習内容を適切に実践できていない社員が多い場合は、研修に何らかの問題があったと考えられます。
6.3.フォローアップ研修を行う
新入社員研修から時間をおいてフォローアップ研修を行うことで、研修内容の定着率を高めることができます。配属をされて時間が経つと内容を忘れてしまうこともあるため、復習することでそれを防ぐのが目的です。
また、新入社員が入社して数ヶ月経ったところで、不安やストレスを抱えていないかを確かめるいい機会にもなります。
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7.新人社員研修がつらい・きついと感じたときの対処法
ここまで新人研修の内容や計画のしかたなどについてお伝えしてきましたが、ここからは新入社員研修を受ける側として、研修中につらさやきつさを感じたときの対処法を解説します。
7.1.何に悩んでいるのかを整理する
新人研修の段階で悩みを感じた場合は、まず自分が何に悩んでいるのかを整理してみましょう。
「仕事が思ったより大変そうだった」「自分には合わない気がする」「同僚とうまく馴染めない」など、思ったことを紙に書き出してみると、自分の気持ちが明確になり、その後の行動も取りやすくなります。
7.2.上司や友人に相談する
仕事の内容に悩みを感じた場合は、上司や先輩に相談するのがおすすめです。新人のうちは失敗も多く自信を失うこともありますが、上司や先輩が新人だった頃の話やアドバイスを聞けば安心し、またやる気が復活するかもしれません。
また、人間関係での悩みは家族や友達など、自分自身をよく分かってくれている人に話を聞いてもらいましょう。心を許せる身近な人と話をして、ストレスをため込まないことが重要です。
7.3.転職を視野に入れる
実際に新人研修を受けてみて、「自分が思っていた職場や仕事内容とは全く違った」と感じることもあるかもしれません。経験やスキルが足りないことが仕事への違和感の原因になることもありますが、毎日仕事へ行くのが嫌になったり、今後のキャリアに希望が持てなかったりするようであれば、転職も検討しましょう。
自分に合う転職先に出会うために、以下のような方法で仕事探しをすることをおすすめします。
7.3.1.まずは自己分析を行う
後悔しない転職先を見つけたいと思ったら、まずは「自己分析」を行いましょう。自分の性格や得意不得意なこと、これまで経験した仕事やスキルなどを振り返ることで自分の強みや弱みがはっきりし、理想の転職先を見つけられる可能性が高まります。
7.3.2.希望条件に優先順位をつける
働いていく上で、自分がどういった条件を重視したいのかを考えて、優先順位をつけてみましょう。
例えば、「給料が高い」「休みが多い」「体が疲れにくい」「同年代の同僚が多い」などの中から、何を優先したいのか順位をつけることで、希望の転職先を絞りやすくなります。
優先したい希望条件に沿って転職をすれば、その後も納得して働き続けられるでしょう。
7.3.3.転職エージェントを利用する
転職をする際は転職エージェントを利用するのがおすすめです。
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8.まとめ
新入社員研修は、新入社員に向けて社会人として必要な心構えや社内業務の進め方などを指導する研修です。また、入社後のギャップを取り除き本格的な業務が開始する前の不安を解消してパフォーマンスを向上させる役割も担っています。
研修では、企業について学べるだけでなく、社会人としての自覚やマナーについて学べます。これから新入社員研修を計画しようとしている方、受ける予定がある方も、今回の記事を、ぜひ参考にしてみてください。
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