アウトソーシングとは、企業が自社の業務を外部の専門業者に委託することを指します。競争が激しいビジネス環境において、コスト削減や業務効率化が目指せるアウトソーシングは、重要な戦略と位置づけられています。この記事では、アウトソーシングの基本的な意味やメリット・デメリットを詳しく解説するので、アウトソーシングについて詳しく知りたい方はぜひ参考にご覧ください。
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1 アウトソーシングとは「業務委託」のこと
アウトソーシングとは、簡単に言うと「業務委託」のことです。企業が自社の業務の一部を外部の専門業者に委託することを指し、これによって企業はコスト削減や業務の効率化を図ることができます。
例えば、IT部門がシステム開発や保守をアウトソーシングすることで、自社のリソースをコア業務に集中させられます。また、最新技術の活用や組織の肥大化防止といった点もアウトソーシングのメリットです。一方、業務の質や情報管理などいくつかのデメリットもあります。
1.1 派遣とアウトソーシングの違い
派遣は、派遣会社が社員を他の企業に送り込み、特定の業務を行わせる仕組みです。派遣された社員は派遣会社に雇われており、実際に働くのは別の企業です。
一方、アウトソーシングは業務の一部を外部に委託することを指します。つまり、アウトソーシングと派遣はどちらも企業が業務を外部に任せる方法ですが、目的や仕組みが全く異なります。
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1.2 外注とアウトソーシングの違い
外注は、特定の業務や作業を外部の業者に頼むことです。例えば、製造業において特定の部品を外部の工場に作ってもらうことが外注にあたります。外注の目的はコスト削減であり、委託先の指示通りに作業を遂行することが求められます。
一方、アウトソーシングは業務や機能を外部に委託することであり、その目的はコスト削減だけとは限りません。自社にはない専門的なスキルを活用し、企業価値を高めたり業績向上を目指したりする狙いもあります。
2 アウトソーシングが必要とされる背景
近年、アウトソーシングは多くの企業で活用されていますが、その背景には何があるのでしょうか。ここでは3つの事象について解説します。
2.1 労働力不足
少子高齢化が進む日本では、年々働き手が減少し続けており、企業は深刻な労働力不足に直面しています。このため、全ての業務を自社の社員だけでこなすことが難しくなっています。
そこで、外部の専門業者に業務を委託するアウトソーシングが役立ちます。IT業務やカスタマーサポートなどの業務を外部に任せることで、企業は少ない社員で効率よく仕事を進められます。
2.2 業務の効率化
例えば、経理や人事、総務といった部署は企業にとってなくてはならない存在です。しかし、企業の利益に直接関わらない業務も多いうえ、これらの業務を間違いなく行うためには、人的または時間的コストも必要になります。
もしも、このようなバックオフィスの業務をアウトソーシングすれば、自社の社員を利益に関わる業務に集中させられます。また、委託業者はその分野に特化しているため効率性もアップし、結果として企業の業績向上が期待できるようになるでしょう。
2.3 経営の多角化
リスク分散や収益源拡大を狙い、多角化経営に踏み出す企業も増えています。しかし、複数の事業を展開するということは、その分の人材を確保しなければなりません。もちろん、既存の業務量が減少するわけではないので、そのままでは業務の質を保つことが難しくなります。
そんなとき、アウトソーシングを導入することで、固定費を抑えつつ柔軟にリソースを活用できるようになります。多角化に伴う負担を軽減したうえで、事業のスピードや競争力を向上するために、アウトソーシングは非常に効果的な手段です。
3 委託範囲によるアウトソーシングの分類
アウトソーシングは、委託範囲によって主に3つの分類があります。ここでは、それぞれの中身と特徴について解説します。
3.1 BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）
経理・人事・カスタマーサポート・ITサポートなど、企業のコア業務以外の事務作業やサポート業務を外部業者に委託することです。
BPOを導入することで、コスト削減や業務の効率化を図り、企業はコア業務に集中できるようになります。また、専門業者によるサポートで業務の質が向上し、スピーディーな対応が可能となるメリットもあります。
3.2 ITO（ITアウトソーシング）
システム開発、ネットワーク管理、セキュリティ対策、データ保管・管理といったIT関連業務を外部の専門業者に委託することです。ITOを活用することで、迅速なIT技術の導入や運用が可能となります。
自社にITの専門知識を持った社員がおらず、「DX化がなかなか進まない」と悩む企業は多いため、最新のIT技術や豊富な知識を活用できるITOは注目を集めています。
3.3 KPO（ナレッジプロセスアウトソーシング）
高度な専門知識や分析力を必要とする業務を委託することです。通常のアウトソーシングとは異なり、戦略的な判断や専門的な知識が求められる業務がKPOの対象です。
例えば、マーケットリサーチ、財務分析、データ分析、医療設計、エンジニアリング設計などが挙げられます。マニュアルのない高度な業務が多いことから、KPOは「知的生産活動のアウトソーシング」とも呼ばれます。
4 委託形態によるアウトソーシングの分類
アウトソーシングは、委託形態によっても分類できます。ここでは4つの分類について、それぞれの特徴を解説します。
4.1 コ・ソーシング
コ・ソーシングとは、自社と委託先企業とで業務を分担しながら進めるアウトソーシングの形態です。通常のアウトソーシングでは、業務全体を外部業者に委託しますが、コ・ソーシングでは自社と外部業者が役割分担し、協力して業務を遂行します。
これにより、企業は外部業者の専門知識や技術を活用しつつ、自社にノウハウを蓄積しやすくなります。また、双方が責任を共有し合うことで、品質やコストのコントロールも可能となります。
4.2 マルチソーシング
業務の内容ごとに、異なる業者へ委託するアウトソーシングの手法です。例として、システム開発のプロジェクトであれば、開発、テスト、保守をそれぞれ異なる専門業者に委託します。これにより、より専門的で質の高いサービスを得ることが可能です。
また、複数の業者に委託することでリスクの分散ができ、競争によるコスト削減も期待できます。
4.3 クラウドソーシング
インターネットを通じて、不特定多数の人々に業務を委託するアウトソーシングの手法です。特定の業者に頼むのではなく、個人で活動するフリーランスに仕事を依頼します。
クラウドソーシングではデザインやデータ入力、翻訳などの業務が対象となることが多い傾向です。スピーディーかつ低コストで利用できるのが最大のメリットです。
4.4 オフショアアウトソーシング
外国にある業者に業務を委託することを指します。人件費が安い国に委託することで、運営コストを抑えることができます。一般的には、IT開発やカスタマーサポートなどがオフショアアウトソーシングの対象です。
また、オフショアアウトソーシングには、専門技術の活用や24時間体制での業務運営といったメリットもあります。一方、文化や言語の違いからさまざまな問題が生じる恐れもあるため、利用する際は適切な業者選びが重要です。
5 アウトソーシングのメリット
アウトソーシングにはコスト削減や効率化など、多くのメリットがあります。ここでは、アウトソーシングの主なメリットを4つ紹介します。
5.1 人件費や固定費を削減できる
アウトソーシングを活用すれば、その業務を行うための人員を減らしたり、設備投資を抑えたりすることができます。例えば、ITサポートやカスタマーサービスをアウトソーシングすることで、必要な人材を雇うためのコストや、インフラにかかる固定費の削減が可能です。
また、外部業者はその分野に特化しているため効率的な運営が可能であり、結果的にコストパフォーマンスの向上にもつながります。
5.2 コア業務に集中できる
製造を行う企業が人事や経理などの非コア業務をアウトソーシングすることで、製品の製造や開発といった業務にリソースを集中させられます。人材や時間には限りがあるため、業績アップを目指すには最も重要な業務にリソースを振り分けなければなりません。
アウトソーシングを活用することで、企業は戦略的な目標の達成や競争力の向上に専念できるようになるでしょう。
5.3 最新技術やノウハウを活用できる
委託先の業者はその分野に特化した専門知識を持っており、最新の技術やトレンドにもいち早く対応できます。企業が自社内でこれらの技術を導入しようとすれば、膨大な教育時間や設備投資が必要になるでしょう。
アウトソーシングを上手に利用することで、コストや手間を削減しながら、最新技術やノウハウを活用できます。
5.4 組織の肥大化を防止できる
特に、多角経営を目指す企業では多くの人材や設備が必要になります。組織が肥大化すると、当然ながら人件費や管理コストも増大します。また、情報の伝達や意思決定が遅れがちになり、市場の変化に対応しづらくなることも考えられます。
理想の企業経営を目指すには、アウトソーシングを利用してスリムな組織を維持しつつ、柔軟にビジネスを展開していくことが大切です。
6 アウトソーシングのデメリット
多くのメリットがある一方で、アウトソーシングにはいくつかのデメリットも存在します。ここでは、主なデメリットを3つ紹介します。
6.1 品質管理や進捗状況の確認が難しくなることがある
アウトソーシングによって直接的な状態の把握が難しくなり、品質管理や進捗状況に問題が発生する可能性もあります。例えば、「品質が自社の基準に合わない」「進捗の遅れに気付けない」「トラブル発生時の責任がわかりにくくなる」といった問題点が挙げられます。
これらの課題を解決するには、契約段階で明確な基準を設定しておくことが重要です。また、監視や評価の仕組みを導入するのも効果的です。
6.2 機密情報が漏洩するリスクがある
アウトソーシングでは、企業の重要なデータや機密情報が委託業者に共有されるため漏洩につながる恐れがあります。もしも、委託業者のセキュリティ対策が不十分であれば、そのリスクは高くなるでしょう。
また、委託業者の従業員が誤って情報を漏洩させたり、悪意を持って機密情報を持ち出したりする可能性もあります。危ない状況になるのを回避するため、契約を結ぶにあたっては、機密情報の取り扱いについて明確に規定しなければなりません。
6.3 社内ノウハウが蓄積しづらくなる
一部の業務を外部に委託することで、その業務に関する知識やノウハウが社内に蓄積しづらくなります。社内の従業員が業務プロセスを学ぶ機会が減り、社内の競争力が低下したり新しいアイデアが生まれなくなったりして、結果的に組織の力が弱まってしまうことも考えられます。
アウトソーシングを利用する際は、委託する範囲を見極め、企業のコアとなる重要な業務や知識は社内に残すような戦略を立てることが重要です。
7 アウトソーシングに適した部門
実際、アウトソーシングにはどういった業務が適しているのでしょうか。ここでは具体的な部門を例に挙げて説明します。
7.1 IT部門
IT部門では、急速に進化するテクノロジーに対応するため、常に新しい情報を更新し続けなければなりません。また、システム開発や運用、保守などの業務には、専門的な知識と技術が必要不可欠です。
そんなIT部門は、アウトソーシングに適した業種の代表格と言えます。また、一般企業がIT部門をアウトソーシングすれば、社内リソースをコア業務に集中させて、業績と効率の向上が目指せます。
7.2 コールセンター部門
外部業者は、トレーニングを受けたオペレーターや最新の設備を備えているため、自社でコールセンターを設置するよりも安価で高品質なサービスを提供しやすくなります。
また、専用の人員がしっかり確保できている業者であれば、ピーク時の需要にも柔軟に対応できるので、顧客からの問い合わせやサポートの要求にも迅速に対応することが可能です。
7.3 事務・経理・人事・法務部門
事務・経理・人事・法務部門などのバックオフィス業務は、一般的にルーチン化しやすく、アウトソーシングにも適しています。これらの業務を、専門的な知識を持った外部業者に委託すれば、人材をコア業務に集中させることもできます。
ただし、金銭や個人情報を扱う重要な業務でもあるため、セキュリティリスク対策がしっかり施された信頼できる業者を選ぶことが重要です。
8 アウトソーシングを成功させるポイント
アウトソーシングを導入するにあたっては、注意すべき点がいくつかあります。ここでは、アウトソーシングを成功させるポイントを3つ紹介します。
8.1 現状の課題と将来の目標を明確にする
まずは、企業が今どのような問題を抱えているのかをしっかり洗い出すことが重要です。現状の課題を把握すれば、アウトソーシングによって解決すべきポイントが明確になります。
また、将来の目標を定めると、アウトソーシングが企業全体の成長にどれだけ有益なものかという指標ができます。目標と課題を明確にすることで、アウトソーシングの成果を測定しやすくなり、成功の確率も高められるでしょう。
8.2 適切な業務の切り分けを行う
業務の効率化には有効なアウトソーシングですが、すべての業務が適しているわけではありません。企業のコア部分や高い機密性が求められる業務は社内で保持しつつ、定型化された専門性のある業務はアウトソーシングを利用するのが理想です。
このように適切な業務の切り分けができれば、コスト削減や業務の効率化が実現しやすくなり、アウトソーシングの効果を最大限に引き出すことができます。
8.3 信頼できるアウトソーシングサービスを選ぶ
信頼できるアウトソーシングサービスを選ぶことで、業務の質やセキュリティが確保され、効率的な業務遂行が可能になります。「実績はあるか」「他社からの評価は高いか」「専門知識や技術はあるか」「セキュリティ対策は十分か」「サポート体制は整っているか」といった点をチェックします。
また、コミュニケーションがスムーズに図れるかも重要なポイントです。特に、海外の委託業者を利用する際は、進捗状況の確認や問題解決を迅速に行えるかを選択の基準に加えましょう。
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9 まとめ
アウトソーシングとは、自社業務の一部を外部の専門業者に委託する手法で、主にコスト削減や効率向上を目的としています。派遣や外注と異なり、アウトソーシングは業務全体の運営管理を外部に委ねる点が特徴です。
人件費削減やコア業務への集中、専門技術の活用などのメリットがある一方で、進捗管理の難しさや機密情報漏洩のリスクといったデメリットもあります。アウトソーシングを成功させるには、適切な業務の切り分けと信頼できる委託先の選定が必要です。
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