テレワーク(リモートワーク)時代の今時ビジネスマナーとは?

テレワーク(リモートワーク)時代の今時ビジネスマナーとは?

コロナ禍でテレワーク(リモートワーク)が一気に広まり、働き方もオンライン会議やメール、チャットなどを活用した新しいスタイルが定着しつつあります。対面ではないからこそ気をつけたい、リモートワーク時代のビジネスマナーを紹介します。

オンライン会議のマナー

テレワーク(リモートワーク)に欠かせない、zoomなどを使ったオンライン会議。回数を重ねるごとにすっかりこのスタイルに慣れてしまっている人も多いのではないでしょうか。でも気がつかないうちに相手に不快な気分をさせてしまっているかもしれません。

○基本マナーのおさらい

  • 会議が始まってから「音が聞こえない!」「カメラが映らない!」と慌てないために、事前にマイクとカメラはチェックしておく。
  • 自分が映る背景を確認する。洗濯物や食べ残しなど生活感がわかるようなものが写り込んでいないか確認する。Web会議ツールによっては背景を変えることができるバーチャル背景機能もあるので、活用してみても。
  • 5分前から準備を。時間ぴったりに会議に参加しようとすると、思わぬ接続不良で繋がらないというアクシデントもおきかねません。普段の業務通り5分前行動を心がけましょう。
  • 自分が喋る時以外はミュートにしておく。マイクをずっとオンにしておくと、家族の話し声や生活音など拾ってしまうので注意。
  • カフェなど他の人がいる場所ではオンライン会議をしない。自宅以外の場所なら、音の漏れないカラオケボックスなどの個室か車の中を利用する。

○スムーズに会議を進めるためのワンランク上のマナー

  • 相槌のタイミングに注意。タイムラグがあるため、声に出して相槌を打つと相手の言葉と被ってしまうことも。相槌は声に出すより大きくうなずく、にっこり微笑むなど表情や動きで伝えましょう。
  • 人が意見しているときに被らないように注意。一人が話し終わったと思ったら、自分は一呼吸置いてから話し始めるようにしましょう。万が一話が被ってしまったら、対面の会議同様に、相手が社外の人や年上の上司なら「どうぞ」と譲ることも大切なポイント。
  • みんなが均等に意見を言えるように気を配る。特に自分が主催者となる会議の場合は話していない人に声をかけたり、意見を言いたかったりするときはリアクションをするなどルールを決めておくとスムーズ。
  • 自分の服装にも気配りを。自宅からオンライン参加の時も身だしなみに気を使うのは当然のことですが、着用する服にも注意が必要。千鳥格子など細かい柄はカメラ越しになると、目をチカチカさせてしまうこともあります。目に優しい色や柄を選んだほうがベター。
  • カフェなど他の人がいる場所ではオンライン会議をしない。自宅以外の場所なら、音の漏れないカラオケボックスなどの個室か車の中を利用する。

【関連記事】「テレワーク(リモートワーク)のメリットとデメリットとは!?」

改めておさらいしておきたい、メールやチャットでのマナー

テレワーク(リモートワーク)になり、これまで以上にメールやチャットを活用するシーンも多くなりました。メールとチャットの使い分けについては、会社によってそれぞれルールを設けているとは思いますが、基本的な使い分けとしては、急ぎの用事、複数人で情報を一度に共有したい、などの場合はチャット、エビデンスを残したい、重要な書類を送りたい、取引先や目上の人への連絡、その場合はメールを使用しているケースが多いようです。

気をつけたいマナーについて改めてピックアップすると、

○メールのマナー

  • To,CC,BCCを使い分ける。
    直接対応する相手はTo,情報を共有したい相手はCC、情報を共有したいがToとCCにはアドレスを見せたくない相手。特にCCとBCCを間違えてしまうと、送信者にメールアドレスが表示されてしまうので、情報漏えいに繋がることにもなりかねないので注意が必要。
  • 件名は的確に具体的に。
    曖昧な件名では、宣伝メールと間違えられてしまい、開封してもらいない可能性も。「○月○日定例会の場所変更について」など何のメールかすぐわかるように具体的な案件名や内容を盛り込む。
  • 添付ファイルの送り方
    容量の大きいファイルは圧縮または転送サービスを利用して送る。機密性の高い情報などはパスワードをかける。

○チャットのマナー

  • なるべく早めに対応する。
    緊急性の高い連絡が多いので、内容を見たら「OK」など一言でも良いので、何かしらリアクションをする。
  • TPOをわきまえる。
    気軽にメッセージをやり取りできるので、時に業務外の話題で盛り上がることも。リラックスし過ぎて、上司にため口の文面など送らないよう気をつける。

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テレワーク(リモートワーク)を効率よくこなすには?

社内で同僚や上司の目が届かない、自宅で業務をこなす、ということになかなか慣れない人も多いのではないでしょうか。プライベートな空間で、会社と同じように緊張感を持って仕事をするのは難しいことです。効率的に仕事に向かうためには、

  • 生活リズムを崩さない。
    出勤する必要がなくなったので、生活リズムが崩れてしまい、昼夜逆転というケースも。出勤していた時と同じ生活スタイルをキープできるようにしましょう。
  • 休憩時間もきちんととってメリハリをつける。
    一人部屋で仕事をしていると、時間の感覚がなくなってしまうことも。適時休憩をとって、ストレッチをするなど、気分転換をすることも大切。
  • パジャマのままで仕事しない。
    外に出ないからと、パジャマのままで一日過ごすことはやめましょう。スーツやジャケットなどを着る必要はありませんが、ある程度きちんとした服装をすることで、気分的にもオン、オフの切り替えができます。

まとめ

新しい生活様式で欠かせない、テレワーク(リモートワーク)という新しい働き方。人との距離があるからこそ、一人一人の自覚とマナーが問われることになりそうです。離れていても相手に対する気遣いを忘れないことが大切です。

回遊舎(かいゆうしゃ)

回遊舎(かいゆうしゃ)

"金融"を専門とする編集・制作プロダクション。お金に関する記事を企画・取材から執筆、制作まで一手に引き受ける。マネー誌以外にも、育児雑誌や女性誌健康関連記事などのライフスタイル分野も幅広く手掛ける。
近著に「貯められない人のための手取り『10分の1』貯金術」、「J-REIT金メダル投資術」(株式会社秀和システム 著者酒井富士子)、「NISA120%活用術」(日本経済出版社)、「めちゃくちゃ売れてるマネー誌ZAiが作った世界で一番わかりやすいニッポンの論点10」(株式会社ダイヤモンド社)、「子育てで破産しないためのお金の本」(株式会社廣済堂出版)など。