あるある急増中！ WEB会議や商談の失敗談と対策

新型コロナの影響でテレワークの普及が進み、社内のミーティングだけでなく、顧客や取引先との面談でもWEB会議システムの利用が増えています。思い立ったらすぐに面談できる利便性の一方で、失敗談も急増しています。(Misa)

WEB会議や商談の失敗談

WEB会議システムに慣れない方にありがちな失敗エピソードをご紹介します。

・接続や操作に手間取って相手を待たせた

ビジネス利用ではパスワードやユーザ名を登録していないとログインできないなど、セキュリティに配慮した設定をされることがあります。接続に手間取って相手をお待たせするという失敗談はよく聞かれます。セッティング中の音声が相手に聞こえていたという少し恥ずかしい例も多いようです。

・通信トラブル

不安定な通信環境やデバイスのスペック不足で、音声や映像が途切れたり、最悪の場合は切断されたりすることがあります。

・聞かせたくない音声が入ってしまった

接続状態によっては、周囲の音声をマイクが拾ってしまうことがあります。家族の声や生活音など商談にはふさわしくないものが相手に届いてしまい、気まずい思いをすることもあります。お子さんやペットの乱入で場が和む場合もありますが、基本的には避けたいですね。

・違う資料を出してしまった

WEB会議システムの画面共有機能で資料を提示する際、開くファイルを間違えるなどのうっかりミスで、見せるべきではない資料が相手に見えてしまいます。内部資料や他社向けの資料など情報漏えいとなる可能性もあります。

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WEB会議や商談を使いこなすために

重要なプレゼンや商談に備え、入念に資料の準備やリハーサルを行い、服装にも気を配るのはビジネスパーソンの常識です。もちろん、WEBでの商談でも準備はされていると思いますが、従来と同じやり方ではうまくいかないこともあります。

1、カッコよく映る工夫

顔色や姿勢、服装などで印象がまったく変わります。背筋を伸ばし、少しだけ顔を前に出すことを意識してカメラに正対すると、見栄えがよくなります。
自宅からアクセスする場合は、照明や背景にも注意が必要です。必ず事前に映り方を確認し、必要に応じてバーチャル背景などの活用も考えましょう。自然光や住居の照明だけでは暗すぎる場合は、顔に光が当たるよう顔の前にデスクライトなどの照明を置くとよいです。

2、接続する環境

もっとも安定する有線での接続が望ましいですが、セキュリティ面で信頼のおけるWi-Fiでも問題ありません。ホームWi-Fiには必ずパスワードを設定しましょう。
イヤフォンやヘッドセットマイクを使用して通話すると、室内の音声は拾わずに済みます。また、会話の必要がないときはミュートに設定する習慣をつけるとよいでしょう。

3、打ち合わせ内容、資料の準備

打ち合わせの要件や、項目をまとめたアジェンダを用意しておくと、面談をスムーズに進められます。相手に開示できる資料だけをフォルダにまとめ、内部資料などと混同しないよう整理しておきましょう。資料が多いときは説明する順番をファイル名に入れるなどの工夫もよいですが、画面共有するとファイル名が表示されますので要注意です。

WEB会議を使いこなせるようになろう！

WEB会議は移動時間を削減でき、30分程度の隙間時間があればアポイントがとれるので、ビジネスのスピード化に貢献しているという声もあります。時間だけでなく、交通費や紙の資料の削減にもつながり、コロナ収束後も定着する可能性が高いと考えられます。
慣れてしまえば、WEB会議システムは非常に便利なツールです。使いこなすための手順や利用する環境が整ってくるとミスも減り、トラブルも防止できるはずです。
苦手意識を感じている方は、友達との会話や飲み会など、プライベートな遊びに利用して慣れるのもひとつの方法ではないでしょうか。

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