営業・商談で「会社訪問する際のマナー」(1)--アポ取りから受付での言い方まで

営業・商談でお客さまを訪問する際の態度や話す内容などは、自分ひとりだけでなく会社の評価につながります。商談成立にも大きな影響を与える、「会社訪問のマナー」を2回に分けてお伝えします。第1回目は訪問前の「アポイント」から訪問当日の「受付」まで。しっかり確認しましょう。

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1.訪問前（アポイント）

＜ポイント＞

（1）訪問の目的と必要な時間を伝えて、訪問の了解を取る

電話でアポイントメントを取る際は、かける時間帯や言葉遣いに配慮しましょう。実際にお会いする前の「第一印象」が決まる大切な場面です。

（2）自分の都合も入れながら、お客さまの都合を優先する

お客さまに先に、2～3つほど候補日時を挙げていただき、調整します。

（3）日時が決まれば最初から復唱する

お互いに誤解のないよう、月日、曜日、時間、用件、同行者、人数を復唱します。同行者と人数を伝えることで、お客さまの事前準備（同席する人、資料の数、会議室の予約）に役立ちます。

【復唱の例】

「かしこまりました。それでは、〇月〇日〇曜日〇時に〇〇の件で、上司の〇〇と私の2名で御社にお伺いいたします。どうぞよろしくお願いいたします」

電話が終わった後に念のため、内容確認のメールを送っておくといいでしょう。実際に訪問するまで日にちが空いてしまう場合も、前日までに確認メールを送るとなお安心です。

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2.訪問当日（到着前）

＜ポイント＞

（1）約束の時間に遅れないようにする

まず最も大切なことは、約束の時間を守ること。公共交通機関の遅延や道路の渋滞など、やむを得ない場合もありますが、天候など遅延の予測がつく場合は、そのぶんを見越して早めに出発するようにしましょう。

(2)遅れそうな場合は必ず連絡する

早めに連絡し、到着時間の目安を伝えます。そのためにも、連絡先を持参するなど、すぐに連絡できるようにしておきましょう。基本的には電話で連絡をします。

(3)身だしなみを確認する

訪問先の最寄り駅や、コンビニエンスストアのお化粧室などで、身だしなみの最終チェックを行います。初めてお会いする場合は、身だしなみで第一印象が左右されます。

(4)訪問先（受付）には約束の5分前くらいに到着する

遅れるのも問題ですが、あまり早すぎてもご迷惑になります。時間調整をして訪問しましょう。

3.訪問当日（受付）

＜ポイント＞

(1)コート類は建物の外で脱ぐ

手袋やマフラーも外で外し、ほこりや花粉を建物内に持ち込まないようコートは中表（裏地が外側）にたたみます。

(2)受付で取り次ぎを依頼する

最近は電話で受付というケースも多いですが、その場合は、声だけのやり取りになりますから、さらにきちんとした言葉遣いで依頼しましょう。上司と同行の際は、部下がさっとスマートに行います。（上司にさせないように！）

【例】

「失礼いたします。私、〇〇（社名）の〇〇（名字）と申します。いつもお世話になっております。〇時に〇〇課の〇〇様とお約束いただいております。よろしくお願いいたします」

(3)案内者の2～3歩後ろを歩き、さりげなく周りを観察する

通路に貼ってある新商品のポスター、飾ってある高級なつぼなど、商談時の話のネタが見つかるかもしれません。

(4)ドアのあるところで立ち止まり、会釈して入室する

入室を促されたら、「ありがとうございます」を忘れずに。上司と同行の際は、上司が先に入室します。（上司より先に出入りしないように！）

4.まとめ

いかがでしたか？今回は訪問前の「アポイント」から訪問当日の「受付」までのマナーをお伝えしました。次回の第2回では、「応接室での振る舞い」から「辞去」までをお伝えします。どうぞお楽しみに！

ライタープロフィール

人見 玲子 （ひとみれいこ） 人材育成コンサルタント

株式会社コントレール代表取締役。短期大学を卒業後、JALのグランドスタッフとして10年間勤務。転職後、通信、金融業界で10年以上、幅広く人材育成業務に携わる。その間の研修講師としての登壇回数1000回、受講者数は2万人を超え、「本物の接客マナー」を身につけたスタッフを増やす。2013年独立起業。楽しくためになる、結果を出す研修講師として定評がある。
保有資格：「宅地建物取引士」、「AFP」、「キャリアコンサルタント」、「ワインエキスパート」（日本ソムリエ協会）
http://contrail-hrd.com/