第二新卒のコミュニケーションを応援するメディア

DAY 2018.01.23 キャリア

おさらいしよう!報連相と指示の受け方、総復習!

組織においては、チームプレーで仕事を進行します。よって、関係する人たちとは緊密に、積極的にコミュニケーションを取り、情報共有を行う必要があります。中でも、組織の活性化、仕事の円滑化に欠かせないのが、「報連相(報告・連絡・相談)」です。合わせて、「指示の受け方」についても今一度、確認しておきましょう。

「報告」(=伝える)のポイント

(1)指示された仕事が終わったら、必ず報告する
仕事は報告をもって完了します。仕事が終わったら必ず指示を出した本人に報告しましょう。作業が長期にわたるなど、場合によっては中間報告も必要になります。

(2)正確に報告する
まずは結論から正確に報告します。どこまでが事実でどこからが自分の意見なのかを区別し、わかりやすく報告しましょう。

(3)よくない報告ほど速やかに行う
よくない報告は心情的にはしづらいものですが、自分で何とかしようとのばしのばしにしていると、あとあと大事になることが多々あります。報告を受けた上司や先輩が善後策を講じる時間が取れるよう、速やかに報告しましょう。

「連絡」(=知らせる)のポイント

(1)重要な連絡事項は必ずメモする
メモすることが目的ではなく、「伝わる」ことが目的です。不在時の連絡メモなどは「見てもらう」ところまで責任をもつようにしましょう。

(2)正確に連絡する
正確に連絡するためにも、メモが必要です。また、伝言を承る際には、数字(電話番号や日時)だけでなく、用件についても復唱確認をする癖をつけましょう。

(3)相手にとってわかりやすい連絡を心がける
「相手にとってわかりやすい」は全ての基本です。相手に合わせた連絡手段、また、連絡するタイミングにも留意しましょう。

「相談」(=「尋ねる」)のポイント

(1)困ったり、判断に迷ったりしたら、すぐに先輩や上司に相談する
まずは自分の頭で考えることが大切ですが、いつまでも一人で悩んでいても解決しません。勝手な判断は禁物、必ず相談しましょう。

(2)何度も同じ相談を繰り返さないよう気をつける
忙しい上司や先輩の手を何度も止めさせてはいけません。都度メモを取り、手元にまとめておきましょう。

(3)感謝の気持ちを忘れない
貴重な時間やアドバイスをいただくことに感謝しましょう。相談前には「今、少し(あるいは5分など具体的な時間を示す)よろしいでしょうか」と都合を尋ね、終わったら「ありがとうございました」ときちんとお礼を述べます。その後も進捗や結果の報告を忘れないように。

「指示の受け方」のポイント

(1)呼ばれたら顔を上げてすぐに「はい」と返事をし、メモと筆記用具を持って席を立つ
椅子は中にしまい、机上の書面は裏返すか表紙を閉じます。場合によってはPCのスクリーンにも配慮しましょう。

(2)指示はメモを取りながら聞き、最後に指示内容を復唱確認する
ざっくり曖昧な指示というのは意外と多いもの。不明点や疑問点は、先走りせず後でまとめて質問します。最後に、指示内容を正しく理解しているか復唱確認することで指示するほうも安心感があります。(特に、「いつまでに完了する必要があるのか」締切の確認を忘れずに)

(3)他の業務に着手している場合などは、優先順位を確認する
人によって重要度や緊急度の判断基準が異なる場合があります。勝手に判断せず、優先順位を確認しましょう。

「報連相」は仕事における基本中の基本なので、これらを怠ると業務に支障をきたしてしまいます。ビジネススキルの基礎として再確認してみましょう。

ライタープロフィール

人見 玲子 (ひとみれいこ) 人材育成コンサルタント

株式会社コントレール代表取締役。短期大学を卒業後、JALのグランドスタッフとして10年間勤務。転職後、通信、金融業界で10年以上、幅広く人材育成業務に携わる。その間の研修講師としての登壇回数1000回、受講者数は2万人を超え、「本物の接客マナー」を身につけたスタッフを増やす。2013年独立起業。楽しくためになる、結果を出す研修講師として定評がある。
保有資格:「宅地建物取引士」、「AFP」、「キャリアコンサルタント」、「ワインエキスパート」(日本ソムリエ協会)
http://contrail-hrd.com/