DAY 2016.12.07 キャリア

仕事がみるみるデキルようになる

とても大切な3つのスケジュール管理習慣

突然ですが質問です。
会社にいる仕事がデキル人って、こんな特徴ありませんか?

  • ・忙しいはずなのに、余裕がある
  • ・退社の時間が早い
  • ・休日は盛りだくさんの趣味に挑戦している

辛いそぶりは全然見せないのに、どうして自分の2倍も3倍もたくさん仕事を回せるのだろう...と不思議に思いますよね。持って生まれた才能が違うのか、と嘆いた方も多いはず。ですがご安心ください。仕事がデキル人は、スケジュール管理が上手いのです。ということで今回は、仕事がデキル人はみんな実践している、けど誰でも可能な3つのスケジュール管理習慣を紹介します。時間の使い方がうまくなると、仕事やプライベートもグッと楽しくなりますよ。ぜひ試して、実感してください。

スケジュール管理習慣1 ⇒毎日ToDoに優先順位をつけなおす。

これは、コンサルティングの神様と呼ばれるアイビー・リーが「仕事の能率を50%上げる方法」として、2万5000ドル(1900年当時ですからものすごい大金!)で販売したアイディア。とは言っても、やることはカンタンです。
1日の仕事が終わったら翌日やるべき業務=ToDoを優先順位の高い順に6つまで書き出します。

翌日、優先順位の高い順にToDoを片づけます。6つすべてをやり遂げる必要はありません。
その日の仕事が終わったらまた、その翌日にやるべき業務=ToDoを優先順位の高い順に6つまで
書き出します。 やり残した仕事は再度、優先順位を見なおして、ToDoの中に組み入れます。
あとはこの繰り返し。

ですが2つほどルールがあります。優先順位が高い業務があっても、以下の項目はなるべく早めの対処を心掛けてください。

1:経費の精算や出勤簿の提出
2:上司から頼まれたこと

以上の2つは、後回しにすると「アイツはダメだな」というレッテルを貼られやすい業務なのです。さらに、放っておけばおくほど「不安と焦り」が貯まっていく業務でもあるので、精神衛生上とても良くないという側面も...。Todoの優先順位を少しずらせそうならば、早めに手がけてしまいましょう。

もしずらせないほど緊急の事態ならば、上司や経理の人にあらかじめ事情を説明して、予防線を張っておきましょう。

仕事の優先順位は毎日変化します。重要かつ緊急の仕事をToDoの上位に置いて優先的に潰していく習慣を身につければ、他のToDoには心にゆとりのある状態で取り組めるということです。 仕事中、「他にもっとやらなきゃいけないことあるのに...今何やってんだっけ?」と急に不安になった経験がある方は、この習慣、終業後の5分や帰りの電車内でできるので、一度試してみてください。

スケジュール管理習慣2 ⇒30分前行動を厳守する。

遅刻しないために30分前行動...!
新入社員へのお説教に聞こえるかもしれませんが、30分前行動には、もっともっと重要な最強のメリットがあります。 それは、次の予定について熟慮する時間を確保できる、ということ。

30分あれば何ができるでしょうか。
たとえば、会議に使われる資料を熟読して疑問点や改善点を整理することができます。
たとえば、大切なプレゼンテーションの予行演習ができます。
たとえば、先に集まっていた上司やクライアントと雑談がてら親交を深めることができます。

ギチギチに詰まりきったスケジュールは一見、すごく働いていそうに見えて自己満足につながりがちですが、切羽詰まって余裕のない人間の仕事はミスや思慮不足が目立つもの。結果、生産的ではない余分な「やり直し」や「謝罪」という時間のムダに追われることになってしまう訳です。 まずは、予定と予定との間に、30分の空白をつくってください。そして、つぎの予定のことを遠い目で眺めてみてください。自分がしている仕事の「肝」、「重要なところ」、「やるべきこと」が、グワッとクリアーに開けて見えるはずです。

「30分前なんて、急に言われても無理だよ...」という方は、初めは15分前や20分前行動から始めて、アタマとカラダを慣らしていきましょう。

デキル仕事をしたいなら、30分前行動の効果は絶大です。大事なことなのでもう一度言いますが、30分前行動は超オススメです。

スケジュール管理習慣3 ⇒曜日ごとに行う業務を決める。

曜日ごとに業務の役割を与えると、スケジュールにリズムが生まれ、安定したパフォーマンスを発揮できるようになります。 社内の打ち合わせは月曜日に集める。社外の人間からアポが入ったら水・金の早い時間から機械的に埋めていく。書類作成や資料収集などの実務作業は火・木でまとめて処理する。このようにルールを決めていくことが肝心です。 あるいは、午前中は実務作業、午後以降には人と会うというように、時間帯で区切っても良いでしょう。

このあたりは各人の仕事環境次第ですが、大切なのはルーチン化できるものはルーチン化するという考え方。 ルーチン化のメリットは主に4つあります。

1つ目は、今日、自分がやることの事前把握(心構え・準備)が自然とできるようになること。
2つ目は、ルールのない煩雑なスケジュールを回すよりも「忘れる」、「間違える」などの
凡ミスが激減すること。
3つ目は、類似するToDoをまとめてこなすので時間のロスが減ること。
4つ目は、スケジュール管理に割いていたワーキングメモリが開放されて作業効率が上がること。

4つ全てに共通することは、「効率が上がり、時間に余裕ができる」こと。特別な技術や能力が必要というわけではなく、自分の業務を見直して、できるところからルーチン化するだけでいいのです。

とはいえ、仕事とは何が起こるか分からないもの。多くの人と関わっている以上、突発的なトラブルやお客様との急なアポイントは発生して当然ですよね。なので、最初は自分の手が届く範囲、つまり書類作成や資料収集のルーチン化から始めるといいでしょう。


スケジュール管理は、あくまで仕事の潤滑油。それ自体に余計な神経、パワーを使うのはナンセンスです。今回ご紹介した3つのスケジュール管理習慣は、スケジュール管理に使うコストを極限にまで減らすための考え方。これ自体、超ローコストというか、何の努力も面倒もなしに、今日からだってすぐに実用できちゃう訳ですから、ちょっとやってみてください。本当にビックリするくらい、仕事のスケジュールがうまくまわり始めますよ。ムダを省いて退社時間を早め、アフターも充実させちゃいましょう。