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モテナビ|仕事上手のデスク整理術01

2012.8.17.

仕事上手のデスク整理術

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デスクの上が片付けば仕事のデキる度は50%くらい上がる。(モテナビ調べ)
デスクの上が散らかっていると、それはそれは悪いことずくめですよ。

まず、必要な資料がすぐには見つけられません。何か新しい作業をしようとするたびに、膨大な書類の山を捜索する姿はとっても見苦しいものです。また、作業スペースが狭くなると集中力も削がれてしまいます。いちいち崩れてくる書類の山にイライラしたり、うっかりこぼしたコーヒーがデスクの上に散乱するあれやこれやに広がって大惨事になっていたりしては、とてもクリエイティブな仕事などはできません。どこに何があるかわからない状態では、重要なToDoやメモを失念したり紛失したりして、冷や汗をかくことも多いでしょう。

デスクの乱れは仕事の乱れ。今回は、片付けられないあなたのために、仕事環境を劇的改善するための7つのデスク整理術をご紹介。ほんの1時間でキレイサッパリしますから、まずはお試しください。

デスクまわりが散らかる一番の理由は書類です。案件ごとに、あるいは顧客ごとにファイルを分けてスクラップして…こんな面倒な作業、今日からもう止めてしまいましょう。紙にプリントアウトした書類はすべて今日このときをもって捨ててしまいましょう。
大丈夫です。オフィスにパソコンが完全に普及した現在、書類はそのほとんどが「データ」として、パソコンの中に残っています。プリントアウトした資料は、会議や打ち合わせの用が済めば、すぐに破棄して何の差支えもありません。またその資料が必要になれば、新しくプリントアウトしなおせば良いだけのことです。
大体、「いつか使うかも?」と保険の意味で保存していた資料が、書類の山に埋もれて発見できなくなっている状態は本末転倒以外の何物でもありません。

自分が元データを持っていない資料も、捨ててしまって構いません。元データを持っている人間に、「メールでデータを共有してもらえますか?」と頼めば良いだけのことです。 しかも、メールアプリは資料・書類の管理にとても便利。送信者・受信者やメール本文で、あとから必要資料をカンタンに一括検索することができますし、メールの日付がそのまま時系列でのソートになります。紙の資料のように意識して整理せずとも、自然に一定のルールでデータベース化されるのです。もちろん、資料の共有も「転送」機能一発でカンタンです。
繰り返しになりますが、データ保存した資料は必ずすべてメールでメンバーに共有することを習慣にしてください。メールアプリをデータベース化するためには、資料の送受信にモレがあってはいけません。送る相手がどうしても見つからない資料の場合も、自分から自分にメールしておきましょう。

手書きの資料やアイディアスケッチなど、元データのない資料も、紙で保管せずスキャンしてデータ保存しておきましょう。資料の管理方法に例外が発生すると、「あの資料は紙で持ってたかな?それともデータで持ってたかな?」と、混乱が生じます。結果、資料の紛失を招く訳ですから、データで管理すると決めたらとことんデータで管理することを強くオススメします。

余談になりますが、打ち合わせの際に使用するプリントアウトされた資料に手書きメモをとり、打ち合わせ終了後にスキャンしてメンバーにメール共有することを習慣化できると、議事録代わりとして非常に感謝されるでしょう。わかりやすいメモを取ろうと心がけるきっかけにもなります。

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