受付業務はなぜ人気なのか|仕事の魅力や転職成功のポイントも紹介|求人・転職エージェント

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更新日:2023/12/07

転職全般

受付業務はなぜ人気なのか|仕事の魅力や転職成功のポイントも紹介

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この記事のまとめ

  • 受付職が人気の理由として、「未経験者歓迎の求人が多い」「コミュニケーションスキルが身につく」などが挙げられる。
  • 受付職に求められる能力・資質は、柔軟な対応力やホスピタリティ(おもてなし)精神、ビジネスマナー。
  • 受付職への転職を成功させるには、企業が求める人材を把握するとともに、入念な選考対策が大事。

受付職は、来客の案内や顧客からの問い合わせに対応する職業です。男女問わず人気の高い仕事ですが、未経験からでも目指すことは可能です。受付職への転職を実現させたい方は、企業が求める人物像を把握するとともに、選考対策を徹底したうえで面接に臨みましょう。

この記事では、受付職の業務内容と魅力について解説します。受付職への転職を成功させるためのポイントも紹介するため、ぜひ参考にしてみてください。

目次

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受付業務の魅力とは?

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企業を訪れる方と最初に接する受付職は、会社の「顔」ともいえる重要な役割を担います。業務の幅は広く、中には大変な仕事もありますが、顧客から感謝の言葉を直接もらえるやりがいのある仕事です。ここでは、受付業務の魅力について詳しく解説します。

未経験者歓迎の求人が多い

受付職に転職するために必須の資格はなく、「未経験者歓迎」「学歴不問」とする求人が多い点が魅力として挙げられます。人気の職業であることから競争率は高いものの、転職するための条件は厳しくありません。異業種出身者や、年齢が高めの方でも挑戦できる職業といえます。

コミュニケーションスキルや接客スキルが身につく

受付業務の主な仕事は「接客」です。さまざまな顧客とコミュニケーションを取るため、ビジネスマナーや接客スキルを磨けます。海外の顧客と接する機会が多い会社であれば、語学力も鍛えられるでしょう。受付業務を通じてワンランク上のビジネスマナーを身につけると、異業種への転職においても役立ちます。

人から感謝される

受付職は顧客から直接「ありがとう」と声をかけてもらう機会の多い仕事です。たとえば、電話やメールなどで「疑問や不安点を解消した」「スムーズに案内できた」といった場合に感謝されることがあります。人から直接感謝の言葉をかけてもらえることで「誰かの役に立っている」と実感でき、充実感を得られるのが魅力です。

受付職の主な業務内容

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受付職の仕事は、ただ顧客を出迎えるだけではありません。清掃や雑務、イベントの準備など業務内容は多岐にわたります。受付職への転職を有利に進めるためにも、業務内容への理解を深めておきましょう。ここでは、受付職の主な業務内容を7つ紹介します。

1.電話やメール対応

電話やメールなどの連絡を迅速につなぐのは受付職の基本的な仕事です。重要な連絡を伝達し損ねたり、間違った内容を伝えてしまったりすると大きなミスにつながりかねません。伝達ミスが起きないように、聞き取りやすい高めのトーンで正確に伝えましょう。

メール対応する場合は、ビジネス文書の制作スキルも欠かせません。必要な情報を漏れなく記載し、読みやすく分かりやすいビジネス文書を作ってメールを送信します。

2.来客対応/案内業務

受付職は、受付にやって来た来客者を担当者の元へ案内する役割を担います。ほとんどの場合はアポイントの時間が決まっているため、お互いの時間をロスしないように迅速な対応が求められます。電話などで担当者に一報を入れてから、会議室などに案内する流れが一般的です。

3.資料作成

常に来客があるわけではないため、受付職は事務作業のサポートを行うことも多くあります。受付業務に関連する資料に加えて、事務作業として簡単な資料作成やデータ処理をすることもあり、基本的なパソコンスキルは必須です。

4.スケジュール管理

事務的サポートの一環として、代表や上層部などの社員、あるいは施設の利用などのスケジュール管理を行うこともあります。来客予定などのスケジュールを事前に確認して伝えるなど、細かな連絡が求められる場合もあるでしょう。

5.予約受付と顧客情報の管理/登録

一般消費者が訪れる場所では、予約受付をしたり顧客情報を登録したりといった作業も発生します。スケジュールを確認して空き枠に予約を入れたり、顧客が手書きで記入したシートをパソコンでデータ入力したりと、事務処理能力が求められます。

6.清掃や雑務

会社によっては、清掃や雑務などの業務を任されることがあります。清掃は来客が少ない時間帯などに行ったり、雑務は受付業務と並行して行ったりするため、マルチタスクを遂行する能力が必要です。

7.イベント準備

イベントを開催する際に、受付職が中心となって準備を担当するケースもあります。受付は会社の窓口であり、イベントを行う場合もしっかり飾りつけを行って来客を招き入れたい場所です。来客者のチェックも行う必要があるため、イベント準備に加えて開催当日も受付職が先頭に立って活躍することが多くあります。

受付職に求められる能力・資質

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受付職に転職するために必須の資格や学歴はありませんが、誰でも簡単に転職できるわけではありません。転職成功率を上げるうえでも、どのような能力や資質が求められるのかを知っておきましょう。自分に不足しているスキルは、求人に応募する前に身につけておくのもおすすめです。

柔軟な対応力

IT化が進んで受付業務が簡略化されつつありますが、人だからこその血の通った接客や相手に合わせた臨機応変な対応など、高いコミュニケーション能力を受付職に求める企業も多くあります。さまざまな能力を磨き、あらゆるシーンに対処できる柔軟な対応力を身につけましょう

ホスピタリティ(おもてなし)の精神

おもてなし精神は受付に欠かせない要素です。来社した人の立場になって誠実な対応のできる人材が、受付職として求められます。ホスピタリティ精神をすぐに身につけるのは簡単ではありませんが、日頃から思いやりや気遣いを意識すると、自然とスキルを高められるでしょう。

ビジネスマナー

来社する人はクライアントから営業、業者の方などさまざまです。年齢層も性別もまちまちであるため、どのような相手であっても失礼がないように言葉遣いなどの基本的なビジネスマナーが求められます。ビジネスマナーが身についていると、相手に「信用できる」といった印象を与えられます。

受付職に向いている人の3つの特徴

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人によって向き不向きの仕事があります。向いている仕事に就ければ自分の力を発揮でき、早期にキャリアアップできるでしょう。また仕事にやりがいを感じ、モチベーション高く働けます。以下で紹介する3つの特徴に当てはまる方は、ぜひ受付職を目指してみてください。

1.人と接するのが好き

受付職は社内外のさまざまな人と接するため、人と話すのが好きな方に向いている仕事です。時には顧客の相談に乗ったり、雑談をしたりするケースもあります。話すのが好きであれば、毎日の仕事が楽しく感じるでしょう。

一方で、一日の仕事の中で人と接する時間が多くを占めることから、黙々とひとりで仕事をしたい方には向いていないといえます。

2.丁寧で礼儀正しい

受付職は会社の顔であるため、丁寧なあいさつや正しい言葉遣いで顧客を迎えることが求められます。顧客に対して失礼な態度を取ってしてしまうとクレームにつながるうえ、会社の評判も落としてしまうでしょう。日頃からビジネスの場にふさわしい言葉遣いと態度を心掛けることが大切です。

3.情報を守れる

受付業務では顧客の情報を扱うことから、プライバシーを守れる人や慎重に情報管理ができる人が向いています

たとえば、ホテルの受付をしていると有名人が泊まりにくるケースは珍しくありません。その際にテンションが上がって、つい誰かに話したくなる気持ちも出てくるでしょう。仮に友人に話してその情報が広まってしまった場合は、ホテル全体の信頼も大きく損ねる可能性があります。社会人として、仕事で得た情報をむやみに他言しない責任感が大切です。

未経験から受付業務への転職を成功させるには?

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受付職として未経験者を募集している企業は多く、転職難易度はそれほど高くはありません。しかし、転職を成功させるにはきちんと選考対策をして臨む必要があります。未経験から受付職への転職を目指している方は、ここで紹介するポイントを押さえたうえで転職活動に臨むとよいでしょう。

企業が求める人材を把握する

一口に受付業務といっても、ホテルやクリニックなど就業先によって求められている人材が異なることがあります。たとえば、海外の顧客がよく利用するホテルでは一定の語学力が求められるでしょう。

また、エステサロンでは多少の美容知識、フィットネスクラブでは健康や運動への関心が求められる可能性があります。このように、就業先の業務形態や扱うサービスなどを十分に把握したうえで選考に臨むことが大切です。

資格を取得してアピール材料を増やす

資格の取得は専門知識やスキルを証明できるだけでなく、仕事への熱意をアピールする際にも役立ちます。受付職はPCスキルやビジネスマナーが求められることから、以下の資格がおすすめです。

  • 秘書検定:ビジネスマナーが身につく
  • MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト):PCスキルが身につく

勉強中の資格も履歴書に記載できるため、転職活動と併行して資格取得を目指すのもよいでしょう。

選考対策は入念に!特に面接ではマナーと笑顔が重要

受付職は接客がメインの仕事であることから、面接対策は入念に行う必要があります。笑顔と正しい言葉遣い、ビジネスマナーを心掛けましょう。鏡の前で練習したり、ビデオで録画したりして、自分の話し方や態度をチェックするのがおすすめです。

また、面接官の質問にスムーズに答えられるよう、想定される質問の答えを用意するのもよいでしょう。受付職の面接では、対応力や柔軟性を見るために以下のような質問をされる場合があります。

  • 怒っているお客さまに対して、どのような点に注意して対応しますか?

上記の質問の回答例としては、「丁寧に話を聞くこと」が挙げられます。自分の過去の体験を踏まえた答え方ができると、説得力が生まれるでしょう。

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まとめ

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受付職は未経験者歓迎の求人が多く、コミュニケーションスキルやビジネスマナーが身につくことから人気の高い仕事です。転職難易度はそれほど高くはありませんが、採用を勝ち取るには入念な選考対策が不可欠です。

「未経験から受付職への転職を成功させたい」「自分に合った求人を紹介してほしい」方は、ぜひマイナビエージェントにご相談ください。求人の紹介をはじめ、応募書類の作成や面接のアドバイスなど、転職成功に向けてサポートいたします。

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執筆・編集

マイナビエージェント編集部

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