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更新日：2022/04/08

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貿易事務とは？メーカーや商社の貿易事務の仕事内容やスキルについて

貿易事務は、輸出や輸入を行う企業で、貿易実務に関わる非常に重要なポジションです。他の事務職よりも専門知識や語学力を必要とされる、専門性の高い仕事内容となっています。
ここでは、貿易事務の業務内容や必須のスキルの他、適性などを詳しくご紹介します。

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貿易事務の主な業務内容

貿易事務の仕事には、電話やFAX、メールでのやりとり、来客対応、文書作成などの一般的な事務作業に加え、専門性を求められる業務が多くあります。また、輸出と輸入でも、業務内容の違いがあります。
まずは、貿易事務の主な業務を詳しく解説します。

貿易書類の作成・確認

国内に比べて、海外での商品やサービスの取引には、高いリスクが伴うことが考えられます。それは、それぞれの国との文化や商習慣の違いから、商品納入や代金支払いがスムーズにいかないことや、輸送が必然的に長距離となるため、輸送中に事故に遭う危険性も高くなるからです。

そのため、トラブルなく貿易を進めるのに必要となってくるのが、様々な書類や手続きです。取引する商品やサービスの数量と価格、取引の条件といった詳細を、書類という形で証拠として残します。
それらの書類を正確な手順に則ってやりとりし、取引先とのお互いのリスクを最低限に抑えていきます。
貿易書類には、主に次のような種類があります。

インボイス（I/V：Invoice：商業送り状）

インボイスとは、商品取引の明細書で、輸出する商品の品名や種類、価格、数量、代金の支払方法などを明記した商用書類です。輸出者が輸入者宛に発行します。輸出入の通関や銀行での買取りの際に必要とされます。

パッキングリスト（P/L：Packing list：梱包明細書）

パッキングリストは、輸出する貨物の品名、個数、重量、容積などがパッケージごとに記載された書類となります。

船荷証券（B/L：Bill of Lading）

船荷証券は、海上運送の際に貨物を受け取った船会社が発行する、貨物の受取証のことです。この書類は、貨物の引き渡しの際に必要な「引換証」として、あるいは貨物引き渡し請求権を立証するための「有価証券」としての役割を果たすものとなります。

信用状（L/C：Letter of Credit）

信用状は、輸入者の依頼で銀行が発行します。信用状を発行した銀行が、輸入者に代わって支払いを保証します。信用状があることにより、輸出者は代金の回収が確実にできるのです。

為替手形（B/E：Bill of Exchange）

為替手形とは、債権者が債務者に対して、手形に記載の金額を支払期日までに支払うように指示する有価証券のこと。輸出者が作成する請求書になります。

このように貿易書類は、輸出入の手続きに関わる書類から代金の支払いや回収に関わる書類まで、多岐にわたります。
これらの膨大な書類の作成や内容の確認、送付などを行わなければなりません。正確に書類を作成し、多くの関係者とやりとりするためには、内容をきちんと理解するための専門知識が必要となるでしょう。
また、貿易書類の多くは英語での記載となります。ですから、これらの英文書類を理解・作成できる英語力も求められるのです。

通関手続き

通関とは、輸出入を行う際、輸出許可・輸入許可を受けるため、税関に申告を行うことです。
通関手続きは、通関のための調査や書類作成を行います。

輸出入する商品の発注・手配・納品管理

注文を受けた商品の数量や納期のデータ管理の他、自社の工場や倉庫の在庫量のチェックをした上での出荷依頼、あるいは、海外の輸出業者への発注手続きなども貿易事務の仕事です。
品物がお客様の元に確実に届くように手配を進めます。天候の影響やトラブルなどにより輸送が遅れるなどした場合は、スケジュールの調整をしたり代替案を提案したりするといった場面もあります。

輸送手段の手配

輸出入をする貨物の輸送手段の準備を行います。具体的には運送業者、海運業者、倉庫業者などと連絡をとり、トラック、船、飛行機などの手配をします。

海外の取引先とのやりとり

海外の取引先との外国語での電話やFAX、メールでのやりとりも多く発生します。これらは、コレスポンデンス（Correspondence）といい、「コレポン」や「コレポン業務」とも呼ばれます。
基本的には英語でのやりとりとなりますので、最低限でも英文メールを読み書きできる程度の英語力は必要です。場合によっては、ビジネス会話ができるくらいの英会話スキルを求められることもあるでしょう。

メーカーや商社など、企業ごとの仕事の違い

一口に貿易事務といっても、企業により必要とされる業務は違ってきます。
メーカーや商社など、企業ごとの貿易事務の仕事内容について見ていきましょう。

メーカーの貿易事務

家電製品や自動車などの工業製品を製造しているメーカーの場合、輸出に関して、工場の出荷依頼やそれに伴う在庫管理、貨物を工場から海外へ運ぶための輸送手段の準備・手配の他、貨物を海外へ持ち出すための許可を得るために必要な輸出手配といった業務があります。

大手メーカーであれば、海外工場で作られた製品を日本に逆輸入したり、そこから別の国に輸出したり、あるいは、海外工場に対して別の国から資材を納入するなど、クロスボーダーな輸出入業務にあたることもあります。

商社の貿易事務

商社は、海外メーカーの商品を日本に輸入したり、日本企業の代理店として、商品を海外に輸出したりするといった役割を担っています。
ですから、商社の貿易事務は、輸出入の契約や貿易実務全般の複雑な業務を、同時進行でこなすことが求められます。

その他、貿易事務が必要とされる企業

国際物流会社やフォワーダー（荷主と運送会社のあいだに立ち輸送業務を行う事業者）、船会社は、輸出入の際の貨物輸送の最善ルートを提案するコーディネートや輸送そのものを行うのが役割です。業務としては輸送に関わる関連会社との調整・折衝・交渉の他、船積手配や書類作成、スペースブッキングなども行います。

海貨業者（乙仲）や倉庫会社は、メーカーや商社の輸出入に関する業務を代行します。財務大臣の許可を得て、通関業者としての仕事（税関申告や法令手続き）も併せて行っている場合も多くあります。
輸出入の貨物の通関書類作成の他、船積、荷卸などに関する業務が主な仕事です。

貿易事務で必要とされるスキル

貿易事務は専門性の高い仕事のため、必要なスキルや知識は多方面にわたります。他の仕事で培ったスキルが役立つこともあるでしょう。

最後に、貿易事務で必要とされるスキルにはどのようなものがあるかご紹介します。

英語を読み書きする力

貿易事務は、英語で記載する書類の作成や確認が多く、正確さとスピードが求められます。また、海外の取引先との電話やFAX、メールでのやりとりも重要な業務となりますので、一定のレベル以上の語学力、特に英語の読み書きができることは必須です。
TOEICのスコアなら600以上、英検なら2級程度が、求められる英語力の目安となります。貿易事務を志望するのであれば、英語力のアップを目指してください。

コミュニケーション能力

貿易事務の仕事では、非常に多くの人と関わっていかなければなりません。社内の関係部署や国内外の取引先担当者との折衝はもちろんのこと、代金の受け取りに関して銀行への問い合わせや、運送業者とのやりとり、貨物に保険をかけるのであれば保険会社とのやりとりも発生します。

相手の意図を間違いなくくみ取り、自分の意見や要求を整理して、的確に伝えることが大切です。さらに、様々な立場の人たちとのあいだで調整する力が必要とされてきます。
コミュニケーション能力は、他の仕事でも重要とされていますが、関わる人の多さから、貿易事務では一歩進んだ能力が求められるのです。

スケジュール管理能力

貿易業務は、「仕事の進め方や商習慣の違う海外との取引である」「商品が長距離の輸送を余儀なくされる」「天候の状況」「不慮の事故」などのために、想定していたスケジュールが大幅に狂う場合もあります。
お客様の元に品物が間違いなく届くよう、発注時期と輸送に余裕を持ったスケジュールを立てたり、トラブルの際の調整をしたりできることも、貿易事務に必要な能力です。