事務職は文書作成やデータ入力、書類整理などの事務作業を行う職種です。事務職は人気の職業であり、転職を成功させるのは容易ではありません。ライバルと差をつけるためには、事務職で活かせるスキルを習得してアピールすることが大事です。

そこでこの記事では、事務職に求められるスキルやスキルアップにおすすめの資格を紹介します。また事務職以外にもおすすめの職種を3つピックアップして紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

事務職の基礎知識|種類によって必要なスキルが異なる

一口に「事務職」といってもさまざまな種類があり、仕事内容や求められるスキルはそれぞれ異なります。事務職を目指す方は業務に必要なスキルを把握したうえで、自分に合った種類を選ぶとよいでしょう。

ここでは、事務職の中でも代表的な種類を6つ紹介します。下記で紹介する以外にも「IT事務」や「法務事務」など多数の種類があるため、自分にはどの事務職の仕事が向いているのかを確認しておきましょう。

一般事務

一般事務とは主に企業内の各部門をサポートする業務で、電話の取り次ぎやPC入力作業などを行います。一般事務は文書作成やデータ入力などPCを使用する業務が多いため、基本的なPCスキルを求められるのが一般的です。また電話や来客対応など、外部とのコミュニケーションが必要な業務もあるため、一定のコミュニケーションスキルも求められます。

営業事務

営業事務は主にグループや個人単位で営業職をサポートする事務職です。電話の取り次ぎ、売上数字の取りまとめ、進捗管理、受発注業務などを行います。業務内容は一般事務とそれほど変わらず特別なスキルも要求されませんが、扱う商材やサービスの知識、調整力、Microsoft Excelを扱うスキルが求められる場合があります。営業の知識を身につけたい方におすすめの事務職です。

経理事務

経理事務は企業の経理業務を担当する職種です。伝票作成や帳簿記載などの日常的な経理処理や、請求書の発行、資金繰りの管理、給与の支払いなどを行います。経理事務は経理の基礎知識に加え、簿記の知識や会計ソフト・Microsoft Excelなどを扱うPCスキルが求められます。

多くの伝票や書類を扱うため、細かい作業が得意な人、正確な仕事ができる人、数字に強い人に向いている仕事です。

人事事務

人事事務は企業の人事管理業務を担当する職種です。求人票の作成や応募書類の受付、面接日程の調整、採用決定の連絡など採用関連の業務を行います。また、社員の勤怠管理や給与計算、社会保険・労働保険などの手続き、労働契約書の作成などを行うケースもあります。

人事事務は自社社員だけでなく、採用活動のために外部と関わることも多いため、コミュニケーションスキルが重視される仕事です。また、労働法や労働関係法令、人事制度に関する基礎知識が求められる場合もあります。

総務事務

総務事務とは、組織全体の運営・管理を支援する業務を担当する職種のことです。仕事内容は設備や備品の管理、社員の労務管理、社内研修の企画・運営、株主総会の準備・運営など多岐にわたります。

総務は社内外のさまざまな人々をつなぐ調整役となることが多く、コミュニケーションスキルや調整スキル、タスク管理スキルなどが欠かせません。また企画・運営業務があるため、イベントや会議の企画力が求められる場合もあります。

医療事務

医療事務とは、病院や診療所などの医療機関で事務作業を担当する職種のことです。患者の受付や予約の管理、患者のカルテの管理、診療報酬を請求するための書類作成、入・退院の手続きなどを行います。

医師や看護師と比べて高い医療の知識が求められるわけではありませんが、患者と接することが多いため、丁寧な対応や気配りが求められます。また患者の個人情報や診療情報の管理が必要なため、きちんと情報管理できる能力も大事です。

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事務職に共通して求められる3つのスキル

医療事務や営業事務など事務職の種類はさまざまですが、どの仕事にも共通して求められるスキルがあります。どのようなスキルが求められるのかを把握し、事前に身につけておくと転職活動を有利に進められるようになるでしょう。ここでは、事務職に共通して求められる3つのスキルを紹介します。

1.PCスキル

事務職はメールのやりとりや文書作成、データ入力など、PCを使うケースが多いためPCスキルは欠かせません。特にMicrosoft WordやMicrosoft Excel、Microsoft PowerPointなどのオフィス系ソフトを使いこなすスキルが求められます。

2.作業の正確性

事務職の仕事は細かい作業が多く、数値や文章の正確性が求められます。たとえば、請求書や発注書の作成、伝票の処理、クライアント情報などにミスや漏れがあると、それが後々の業務に支障をきたすことも少なくありません。

3.コミュニケーションスキル

事務職は、社内外のさまざまな人とのやりとりが必要となるため、コミュニケーションスキルが求められます。たとえば電話応対やメールのやりとり、来客応対などは、相手の要望を正確に把握し、的確な対応を行うことが大事です。また、部署間の情報共有や調整役となることもあるため、相手の立場や状況を理解したうえで円滑にコミュニケーションを図るスキルが要求されます。

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事務職のスキルアップにおすすめの3つの資格

事務職は人気の職業であり、転職するのは容易ではありません。ライバルと差別化を図るためには、自分の市場価値を高める必要があります。スキルを身につけることも大事ですが、客観的にスキルを証明するためにおすすめなのが資格の取得です。ここでは、事務職におすすめの資格を3つピックアップして紹介します。

1.マイクロソフト オフィス スペシャリスト（MOS）

マイクロソフト オフィス スペシャリスト（MOS）はMicrosoft Office製品の使用スキルを認定する資格です。事務職においては、Microsoft WordやMicrosoft ExcelなどのMicrosoft Office製品を日常的に使用する機会が多いため、MOS資格を取得することで、より高度なスキルを身につけられます。

どの事務職でも活かせる点も大きなメリットです。試験は頻繁に開催しているため、自分のスケジュールに合わせて取得を目指してみてください。

2.秘書検定

秘書検定は社会人として押さえておきたいビジネスマナーや常識、人間力を図る検定試験です。秘書をターゲットにした資格ですが、試験勉強を通じて基本的な職場常識や対応力を身につけられるため、事務職の仕事にも十分活かせるでしょう。

試験は、3級、2級、準1級、1級と4段階の難易度に分かれて実施されています。1級と準1級は、筆記試験に合格すると二次試験として面接があります。自分のスキルレベルに合わせて受験するとよいでしょう。また、受験資格は設けられていないため誰でも受験できます。

3.日商PC

日商PCはビジネス文書の作成方法やデータの分析、計算処理の方法など、事務職に必要なスキルが問われる検定試験です。試験勉強を通じてMicrosoft WordやMicrosoft Excel、Microsoft PowerPointのスキル、IT関連の知識も身につけられます。

試験はベーシック、3級、2級、1級と4段階のレベルに合わせて実施されています。PCスキルに自信のない方は、まずベーシックから受けてみるとよいでしょう。ベーシックではワープロソフトや表計算ソフトの基礎スキルが出題されます。

市場価値の高いスキルが身につく事務職以外の職種3選

事務職は有効求人倍率が低い傾向にあるため、別の職種を目指すのもおすすめです。特にキャリア形成を考えている場合は、市場価値の高いスキルが身につく職種を選ぶとよいでしょう。ここでは、市場価値の高いスキルが身につく事務職以外の職種を3つピックアップして紹介します。

営業職

市場価値が高いスキルが身につき、未経験でも挑戦できる職種のひとつが「営業職」です。「ノルマを達成するのは厳しそう」「残業が多くて大変そう」といったイメージが先行し、営業職は自分には向いていないのではないかと考えている方もいるでしょう。しかし、営業職は検討する価値のある職種といえます。

営業職とは、社内の売り上げを左右する大事なポジションです。会社の業績は営業にかかっていると考える経営者も少なくありません。そのため、企業は営業に対して多くの賃金を払います。そして、育休・産休を取得した女性には復帰後も長く働いてほしいと考え、優遇します。こうして、事務職と比べると長く働きやすいポジションとなっていく場合があります。

介護職

介護職は高齢化社会の進展に伴い、ますます需要が高まっている職種です。介護職の主な仕事内容は、介護や支援を必要とする人に対して日常生活上のサポートやケアを行うことです。具体的には、入浴や排せつのサポート、食事の介助、健康状態の観察・記録、医師や看護師との連携、コミュニケーションの支援などがあります。

介護に関連する資格もいくつかあるため、資格を取得したり経験を積んだりすると、自分の市場価値を高められるでしょう。介護職は安定した雇用に期待できるため、将来性の観点からもおすすめの職種です。

コンサルタント

コンサルタントはクライアント企業の課題を解決するために、経営戦略や業務プロセスの改善、組織の変革などを支援する仕事です。具体的には、クライアントの業務プロセスや組織を分析し、問題点を洗い出して改善策を提案します。

コンサルタントにはクライアント企業の問題点を見つけ、解決するための高い分析力や問題解決力が欠かせません。また、クライアントとのコミュニケーションスキルや提案力、柔軟性なども求められます。

ビジネス環境の変化や競争激化などに伴い、企業や団体がコンサルティングサービスを利用する需要が高まっているため、コンサルタントは将来性の高い仕事といえるでしょう。

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事務職への転職はマイナビエージェントがバックアップ！

事務職への転職を成功させるには、訴求力の高い応募書類の作成や面接対策をきちんと行う必要があります。しかし、転職の経験が少ない方や事務職未経験者の場合は、どのようなポイントを押さえて転職活動を進めたらよいのか悩んでしまうことも多いでしょう。

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まとめ

事務職に求められるスキルには「PCスキル」「作業の正確性」「コミュニケーションスキル」などがあります。しかし、事務職には経理事務や人事事務、医療事務など種類がいくつかあり、それぞれの仕事で求められるスキルが異なる場合もあるため注意しましょう。

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