事務職の自己PRのポイントは?具体的なスキルや経験を伝えよう|求人・転職エージェント

自己PR完全ガイド

自己PRの書き方のポイントや、例文、面接での対応方法などをご紹介

事務職の自己PRのポイントは?
具体的なスキルや経験を伝えよう

自己PR完全ガイド 転職成功ノウハウ

事務職は、どの企業でも必要とされる職種です。それだけに求人件数も多く、未経験可の求人もたくさん出ています。
とはいえ、事務職の仕事は、企業によっては経理や法務、人事の分野に及ぶこともあり、業務範囲が広い分、求められるスキルはわかりづらくなりがちです。
そのため、「事務職に応募したいけれど、自己PRで何をアピールすればいいのかわからない」という方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
ここでは、事務職に求められるスキルや経験のほか、効果的なアピールの仕方についてご紹介します。

事務職を募集している企業が見ていること

転職活動の自己PRは、自身の強みと企業が求める資質が交わる部分をアピールするのが基本です。
事務職を募集している企業の採用担当者が見ているポイントは、次のようなところが挙げられます。

1.長く勤めてくれる人材か

企業が人を採用するにはコストがかかりますし、自社で教育するにもコストと時間がかかります。もし、採用した方がすぐに辞めてしまったら、かけた時間とお金が無駄になってしまいます。
そんな理由から、採用担当者はまず「長く勤めてくれそうな方か」をしっかり見極めようとします。たとえば、前職の退職理由を質問するのも、主にこの点を判断するためです。

2.自社の求める人物像に合っているか

企業は、それぞれ経営理念も違いますし、「年功序列か能力主義か」「個人主義かチームワーク重視か」といった文化の違いや、「体育会系」「アットホーム」といった社風の違いがあります。これにマッチしない方が入社しても、早々に辞めてしまうことになりかねません。
そのため、採用にあたっては、カルチャーマッチしているかどうかも重視されます。

これに加え、職種・役職によって求められる人物像に合っているかも見られています。
どのような人物像を良しとするかは、職種や企業によって異なりますが、事務職の場合、幅広い業務をテキパキとこなす力があるかどうかが求められる場合が多いです。

3.業務内容に合ったスキルや資質があるか

事務職に分類される仕事の範囲は、一般事務に経理事務、法務事務、人事事務、営業事務、特許事務など、非常に幅広く、同じ事務職でもどの分野なのかによって、求められる資質やスキルは異なります。
一般的な事務職に求められる資質とスキルには、次のようなものがあります。

  • ・コミュニケーション能力

    事務職は、電話・メール応対から来客対応、社内各部署との連絡、外部とのやりとりなど、人と接することが多くなります。また、一般事務の仕事は、基本的に依頼や指示を受けて行うものなので、スムーズに業務を遂行していくためにも、コミュニケーション能力は重要になります。

  • ・PCスキル

    事務職の主要な業務である、書類作成やデータ入力・管理、メール対応は、どれもパソコンで行います。これらを円滑に行うために、WordやExcel、メールソフトを一定レベルで使いこなせることは、必須条件といえます。
    どのレベルまで必要かは業務内容によりますが、Excelの基本的な関数はマスターしておいたほうがいいでしょう。
    業務範囲によっては、AccessやPowerPointの知識が必要になることもあります。

  • ・速く、正確に作業をこなす能力

    事務職は、依頼された仕事を素早く処理することで、他の部署をサポートします。
    もちろん、作ったデータや書類が間違っていてはいけませんから、正確性も要求されます。入力ミスや計算ミスはしっかり確認し、ミスのない仕事をするよう心掛ける必要があります。

  • ・スケジュール管理能力

    会社の規模にもよりますが、事務職は一般事務、営業事務、経理事務、人事事務と、様々な仕事を任されることが多いため、多くの仕事をうまくさばくために、スケジュール管理能力が求められます。
    また、仕事は自分だけで完結せず、依頼者である他部署の従業員に確認したり、必要な書類を提出してもらわなければいけなかったりすることもあります。その場合は自分だけでなく、他の従業員の大まかなスケジュールを把握する力が求められます。

  • ・分野ごとの専門能力

    経理や法務、人事、営業といった専門事務の場合は、各分野の専門知識や経験が求められます。

事務職を志望する場合、何をアピールするべきか

事務職は求人が多い一方、求職者も多い職種です。企業が応募者に求める資質やスキルのうち、応募先企業が特に求めるものに合致した、自身の強みをアピールすることが大切です。
ただ、自分で「私には◯◯というスキルがあります」と言っても、説得力がありません。説得力を持たせるためには、具体的なエピソードを交えて伝えていく必要があります。

事務職経験者は、経験を中心に話す

事務職経験者の場合は、これまでどんな仕事をしてきたのかを伝えることがアピールになります。
仕事内容はできる限り具体的に述べ、どんな姿勢で働いてきたのか、応募先企業ではどんなスキルを活かしてどう働いていきたいのかを付け加えるのがおすすめです。

たとえば、「100社以上ある取引先の納品書作成、請求書作成を行ってきた」など、数字を入れることで事務処理能力の高さをアピールするのも効果的です。具体的なエピソードを盛り込み、どんな業務で、どんな特性・スキルを発揮していたのかを、しっかり伝えていきましょう。

事務職未経験者は、求められるスキルにつながるエピソードを話す

事務職未経験者の場合は、前職での経験の中から、求められるスキルを証明できるエピソードを話していくのが基本となります。
たとえば、「前職は販売員で、毎日の接客を通して、コミュニケーション能力を磨くことができた。同時に、在庫管理や伝票処理、データベース管理なども行っていたので、事務処理能力も鍛えることができた」というように、関連するエピソードを探しましょう。

事務職を志望する場合の自己PR例文

最後に、事務職経験者と事務職未経験者について、それぞれ自己PRの例文をご紹介します。

事務職経験者

これまでは、20人規模の建設会社で、事務職として働いていました。
事務職は私1人だったので、電話やメールの応対から伝票作成、決算処理、請求書作成、決算変更届の提出、来客対応まで1人で行ってきました。
限られた時間で多くの業務をこなすために、それぞれの作業時間を見積もって、優先順位を決定することを習慣化してきました。また、スタッフの予定を把握することで、「現場に出てしまったから、帰ってくるまで確認がとれない」という無駄をなくすように心掛けました。
書類を作成する際は、時間に余裕を持って仕上げた上で、提出前には必ず見直しも行いました。そのため、勤めていた3年間で、伝票・請求書のミスは一度もありませんでした。

事務職未経験者

前職はアパレル販売員で、新卒から3年間働いてきました。
店舗を訪れるお客様は20代から70代までと幅広く、お一人でじっくり選びたい方もいらっしゃれば、積極的に情報を教えてほしいという方もいらっしゃいました。様々なお客様と接する中で、相手に合わせたコミュニケーションをとるスキルが磨かれました。
オフィスワークは未経験ですが、パソコンスクールに通い、MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)資格を取得しています。入社後もスキルアップに励み、会社を支える事務職として、なくてはならない存在になりたいです。

マイナビエージェントは事務職の転職を支援します

マイナビエージェントでは、転職活動の応募書類の添削および面接対策を通して、自己PRのブラッシュアップをサポートしています。
応募先企業ごとに、特にアピールすべきポイントなどもお伝えすることが可能です。事務職への転職における自己PRの伝え方や面接対策について不安な点がある方は、お気軽にご相談ください。

関連リンク

転職成功ノウハウページ。転職エージェントならマイナビエージェント。マイナビの転職エージェントだからできる、転職支援サービス。毎日更新の豊富な求人情報と人材紹介会社ならではの確かな転職コンサルティングであなたの転職をサポート。転職エージェントならではの転職成功ノウハウ、お役立ち情報も多数掲載。