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ワークフローの意味とは?導入するメリットやポイントについて
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ワークフローの意味とは?導入するメリットやポイントについて

「ワークフロー」という言葉の意味をご存じでしょうか? 「言葉は聞いたことがあるけど具体的な内容は知らない」という方は決して少なくないのではないかと思います。

そこで今回は、ワークフローの意味やメリット、デメリットをご紹介します。ワークフローの有効性がよくわかる内容となっていますので、ぜひ最後までご覧ください。

目次

1.ワークフローの意味とは?

2.ワークフローシステムとは

2.1.紙で運用するワークフローの問題点

3.ワークフローシステムを導入するメリット

3.1.業務スピードの改善が図れる

3.2.進捗状況の把握ができる

3.3.ミスの発生を防げる

3.4.コストの削減が可能になる


4.ワークフローシステム導入のポイント

4.1.自社のシステムとの整合性

4.2.外部システムとの連携

4.3.業務のマニュアル化や設計


5.まとめ

1.ワークフローの意味とは?

ワークフローとは、企業において「複数人が関わる業務の流れ」を図式化したものです。ワークフローを示すことで、「だれが何を」「どんな流れで処理するのか」が明確になり、スムーズに業務が進められるようになります。実際、多くの企業で行われている業務は、ほとんどがワークフローに沿って処理されています。

例えば、有給休暇を取得する際は以下のような流れで処理されます。

1.社員が有給休暇を申請する

2.直属の上司が承認する

3.総務・経理担当者が承認する

4.雇用主が承認する

ワークフローが整備されていないと、「だれに書類を提出していいかわからない」「どんな処理をしたらいいかわからない」といったトラブルが起き、関連する担当者の業務効率に影響を及ぼします。社内業務を円滑にし無駄を省くためにも、ワークフローは欠かせないものなのです。

2.ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、ワークフローを電子化しパソコンなどからの閲覧・申請処理を可能にしたシステムです。DX(デジタルトランスフォーメーション)の推進が叫ばれる中、従来の紙によるワークフローからシステムに移行する企業が多くなっています。


2.1.紙で運用するワークフローの問題点

紙によるワークフローを管理・運用には、下記のような多くの問題点があります。

●書類のやりとりに時間がかかる

●書類を紛失する可能性がある

●修正するために一から書き直す場合がある

●書類内容をパソコンに入力する手間がかかる

●書類の保管場所を確保しなければならない

書類をやりとりする場合、申請者は承認者に直接書類を渡す必要があります。仮に書類を渡す相手が出張などで不在の場合、申請に時間がかかるだけでなく、渡すまでに書類を紛失するリスクもあります。また、書類の一部にミスがあった場合には、書類すべてを書き直すケースも考えられます。さらに、承認済みの書類はデスクやファイルに保管する必要があるため、多くの保管スペースが必要となります。

3.ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入すれば、紙による管理において課題となっていた多くのことを解決に導くことができます。では、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。


3.1.業務スピードの改善が図れる

ワークフローシステムを導入すると書類のやりとりがなくなり、業務スピードの改善が図れます。パソコンから申請や承認ができるため、出張中であってもスムーズに処理ができるようになります。また、書類の検索も可能なので「書類の保管場所を覚えていない」「書類が見つからない」といったトラブルも回避できます。

3.2.進捗状況の把握ができる

紙による手続きの場合、手続きに関わった社員が多ければ多いほど進捗状況の確認に時間がかかってしまいますが、ワークフローシステムなら進捗状況が見える化できるため、「手続きに誰が関わっているのか」「どこで手続きが止まっているのか」を明確に把握し、手続きの遅れを防ぐことができます。

3.3.ミスの発生を防げる

人間が作業する以上、ワークフローにもミスは発生します。しかし、紙による手続きの場合、手続きに関わった社員が多ければ多いほど進捗状況の確認に時間がかかってしまいますが、ワークフローシステムでは入力時の整合性チェックを行ってくれるため、申請時のミスを最小限に抑えられます。また、たとえミスがあったとしてもシステム上で簡単に修正できるため、書類のように一から書き直すといった手間や時間がかかりません。

3.4.コストの削減が可能になる

ワークフローシステムは電子システムのため、書類の印刷や保管にかかるコストが抑えられます。また、業務スピードの改善やミスの減少が社員全体の工数削減にもつながり、人件費を抑える効果も期待できます。

4.ワークフローシステム導入のポイント

ワークフローシステムの導入はさまざまな面でメリットを発揮しますが、一方でいくつか注意すべきポイントもあります。ワークフローシステムの導入に失敗しないためにも、以下の3つのポイントを押さえておきましょう。


4.1.自社のシステムとの整合性

ワークフローシステムを導入する際は、自社のシステムと整合性が取れているものを選びましょう。整合性が取れていないと逆に業務効率が悪くなってしまう可能性があります。

4.2.外部システムとの連携

外部システムとの連携ができるかどうかも重要なポイントです。外部システムとデータ連携をすることで、業務効率化をさらに進めることができます。外部システムと連携する例として、以下のようなものが挙げられます。

●コミュニケーションツール

●タスク管理システム

●経費管理システム

●スマートデバイス(スマートフォンやタブレット)

上記のうち特に重要と言えるのが、スマートデバイスとの連携です。スマートデバイスと連携ができれば、外出先でパソコンがなくても作業できるため、業務効率が格段に上がります。

4.3.業務のマニュアル化や設計

ワークフローシステムを導入する際には業務のマニュアル化や設計を入念に行ってください。システム導入後は少なからず「業務工程が間違っている」「必要な工程が抜けている」などといった混乱が発生します。そうした混乱を最小限にするためにもマニュアルは不可欠です。ワークフローシステムを使う予定の社員に必ずヒアリング、業務の流れやルール、帳票の種類、運用や管理方法などのフローを一つひとつ洗い出しながらマニュアル化することをおすすめします。

なお、業務をマニュアル化する最中で不要な工程やルールが見つかった場合はカットすることも検討してみてください。業務の短縮や効率化につながる場合があります。

5.まとめ

今回は、ワークフローについて知っておくべき知識を紹介しました。

デジタル化の流れの中にあって、「脱ハンコ」が推進されるなど、ワークフローシステムの導入はもはや当然の流れとなりつつあります。今回解説した内容を参考にしながら、ぜひ効果の高いワークフローシステムの活用を実現してください。

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