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「フリーアドレス」はオフィスに導入すべき?メリットや課題点について紹介
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「フリーアドレス」はオフィスに導入すべき?メリットや課題点について紹介

近年、従業員一人ずつに固定の席が割り当てられるのが当然だったオフィス環境から、「フリーアドレス」と呼ばれる新しいスタイルのオフィスへと変革を図る企業が増えています。また、その傾向は新型コロナウイルスの感染拡大でリモートワークが推奨されるようになって以降、さらに加速しているようです。

そこで今回は、フリーアドレスとは一体何か、そのメリットや課題点について解説します。

目次

1.今注目のフリーアドレスとは

2.フリーアドレス導入によるメリット

2.1.社内のコミュニケーションが活性化する

2.2.空間(スペース)コストが削減される

2.3.新たなアイディア創造の機会になる

3.フリーアドレスを導入する際に気をつけること

3.1.導入可能か判断する

3.2.集中できる環境が保てるか

3.3.人によっては孤独感を感じることも

4.フリーアドレス導入を成功させるには

4.1.運用ルールの徹底

4.2.集中可能なスペースの確保

4.3.時間を意識したミーティングを実施する

5.より新しいワークスタイル「ABW」

6.まとめ

1.今注目のフリーアドレスとは

フリーアドレスとは、オフィスにおいて従業員が特定の座席を持たず、業務内容等に合わせて仕事場所を自由に選べるスタイルのことです。

一般的なフリーアドレスでは、従業員は社内の共有スペースで空いている席を自由に選び、ノートPCやタブレット、スマートフォン等を持ち込んで業務に取り掛かります。従業員が個人で使用する空間はなく、カフェや図書館のようなスペースに近いイメージで席を利用します。


2.フリーアドレス導入によるメリット

オフィスにフリーアドレスを導入することによってどのようなメリットがあるのか、3つのポイントに分けて見ていきましょう。

2.1.社内のコミュニケーションが活性化する

フリーアドレスでは、固定された席に比べて流動性が高くなり、自然と社内のコミュニケーションが取りやすくなります。他部署の人と顔を合わせる機会が増え、業務上ほとんど関わりのなかった人同士での意見交換がしやすくなります。また、組織の壁が取り払われることで、従業員の会社への帰属意識が高まることも期待できます。

2.2.空間(スペース)コストが削減される

通常は在籍している従業員全ての席が用意されており、席にいることが少ない従業員のスペースまで確保している企業も少なくないと思います。しかしフリーアドレスでは、従業員全員の座席を用意する必要がないため、オフィスのスペースコストを削減することが可能です。在席率を算出し必要な分だけフリーアドレスの座席を用意することで、空間の最適化が実現します。

2.3.新たなアイディア創造の機会になる

前述の通り、フリーアドレスでは、それまで交流があまりなかった社内のさまざまな人とコミュニケーションがとりやすくなります。より多くの人と触れることで、一人で頭を悩ませたりいつもと同じメンバーで意見交換したりする時よりも優れたアイディアが生まれやすくなり、新たな価値の創造が期待できます。

3.フリーアドレスを導入する際に気をつけること

オフィスに新たな可能性を提供してくれるフリーアドレスですが、実際に導入するにあたっては、どのような点に気をつけるべきなのでしょうか。


3.1.導入可能か判断する

はじめに、そもそもフリーアドレスがオフィスに導入可能かどうか判断する必要があります。導入にあたっての初期コストの試算や、事業内容がフリーアドレスによる働き方とマッチしているかどうか、という基本的なポイントを確認します。

フリーアドレス導入にあたって判断基準の一つとなるのが、従業員の在席率です。在席率調査は、出勤から退勤の間に従業員がどれだけ在席・離席・退席していたかをカウントすることで算出できます。

3.2.職務に集中できる環境が保てるか

フリーアドレスでは、業務環境や周囲のメンバーが毎日変わる可能性があります。そのため、従業員が常に業務に集中できる環境を保てるかどうかが重要になります。人や業務内容によっては、周囲の会話や電話の音などが仕事の妨げになってしまう恐れもあるため、オフィス内のレイアウトの工夫や、電話・会話のルール決めなどを行いましょう。

3.3.人によっては孤独感を感じることも

フリーアドレスを導入しても席を固定化する従業員がいたり、従業員内でグループができたりといったことは起こりえます。そのような環境下で孤独を感じる人が出てくる可能性も否めません。グループ化によって従業員間の風通しが悪くならないよう、社内全体でコミュニケーションが取りやすくなるような工夫が求められます。

4.フリーアドレス導入を成功させるには

4.1.運用ルールの徹底

フリーアドレスでは一つの席をさまざまな人が利用することになるため、席の確保や私物の管理、後片付けなどにおいてお互いが気持ちよく利用するためのルールを作ることが必要です。また、そのルールを徹底させるためにマニュアルやガイドラインを作成し、企業側が従業員全員を見える形にすることも大切です。

4.2.集中可能なスペースの確保

人や業務内容によっては、静かな環境で集中する時間が必要な場合もあります。そのような人向けに個室のような集中できるスペースを確保しましょう。そこでは会話禁止などといったルールを設ければ、執務スペースとメリハリが付けられるようになります。


4.3.時間を意識したミーティングを実施する

フリーアドレスでは、従来の働き方以上に時間を意識したミーティングの実施が重要となります。ミーティングを行う場所もフリーアドレスによる共有スペースとなる場合があるため、だらだらとミーティングを行ってしまうと長時間その場所を占領してしまい、他の従業員に迷惑をかけてしまうことになります。一度のミーティングでは最大時間30分までなど、ルールを事前に決めて時間を意識した行動が出来るような体制を整えておくことが必要です。

5.より新しいワークスタイル「ABW」

リモートワークを導入する企業が増える中、フリーアドレスよりさらに自由な働き方として、「ABW(アクティビティベースドワーキング)」というスタイルも広がりつつあります。

ABWとは、オフィス空間に限らず、業務内容に合わせて最適な場所を自分で選ぶ働き方のことです。デスクで資料作成に集中したり、リラックスできるソファで打ち合わせを行ったり、場合によっては自宅やコワーキングスペースなど、オフィス以外の場所を選ぶこともあります。

フリーアドレスは原則としてオフィスで働くことが前提ですが、ABWではオフィスにこだわることなく、自分が仕事をしやすい場所を選べるのがポイントです。

6.まとめ

今回は、フリーアドレスとは一体どのようなものか、その特徴や実際に導入する際のポイントについて解説しました。

働き方が多様化することによって、オフィスの仕事環境にも大きな変化が生まれはじめています。仕事のパフォーマンスを上げるための要素としてオフィス環境は非常に重要なものです。Withコロナの時代は、まさにその変革の絶好のタイミングと言えるかもしれません。ぜひこの機会に、フリーアドレスやABWへの理解を深め、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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