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モテナビ|仕事がみるみるデキルようになるとても大切な3つのスケジュール管理習慣02

2012.11.13.

仕事がみるみるデキルようになる
とても大切な3つのスケジュール管理習慣

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スケジュール管理習慣3 ⇒月・水・金は人に会う日。火・木は作業する日。

曜日ごとに役割を与えると、スケジュールにリズムが生まれ、安定したパフォーマンスを発揮できるようになります。 社内の打ち合わせは月曜日に集める。社外の人間からアポが入ったら水・金の早い時間から機械的に埋めていく。書類作成や資料収集などの実務作業は火・木でまとめて処理する。このようにルールを決めて、例外をつくらないことが肝心です。 あるいは、午前中は実務作業、午後以降には人と会う。としても良いでしょう。このあたりは各人の仕事環境次第ですが、大切なのはルーチン化できるものはルーチン化するという考え方。 ルーチン化のメリットはおもに4つあります。

1つ目は、今日、自分がやることの事前把握(心構え・準備)が自然とできるようになること。
2つ目は、ルールのない煩雑なスケジュールを回すよりも「忘れる」、「間違える」などの
凡ミスが激減すること。
3つ目は、類似するToDoをまとめてこなすので時間のロスが減ること。
4つ目は、スケジュール管理に割いていたワーキングメモリが開放されて作業効率が上がること。

このルールは、周囲の人間を多く巻き込むほど相乗的に効果が高まります。まずはチーム内で「定例会議は月曜日の午前中に固定、客先からのアポも断る」ことを徹底。客先との打ち合わせも「都度、次回の日時を確認するのはお手間になるので毎週水曜日の13時に伺います。水曜日午後のオトコと覚えておいてください」とかなんとか言って、都合の良いようにコントロールしていきましょう。

スケジュール管理は、あくまで仕事の潤滑油。それ自体に余計な神経、パワーを使うのはナンセンスです。今回ご紹介した3つのスケジュール管理習慣は、スケジュール管理に使うコストを極限にまで減らすための考え方。これ自体、超ローコストというか、何の努力も面倒もなしに、今日からだってすぐに実用できちゃう訳ですから、ちょっとやってみてくださいよ。ほんと、ビックリするくらい、仕事のスケジュールがうまくまわり始めますよ。ムダが省けて会社を出る時間も早くなりそうです。

「仕事術」評論家・イワタテ

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